Что такое электронный документооборот. Объясняем простыми словами

Для электронного документооборота недостаточно сделать сканы и отправить их по электронной почте. Каждый документ должен быть заверен электронной подписью. Она представляет собой зашифрованный файл, который создаётся специально для конкретного документа. Для электронного документооборота существуют специальные программы, а занимаются им компании — операторы ЭДО.

Пример употребления на «Секрете»

«На российском рынке электронного документооборота происходит идеальный шторм, так как режим самоизоляции спровоцировал невероятный интерес к онлайн-сервисам. Даже обмениваться подписанными сканами стало неудобно (у многих дома просто нет принтера)».

(Юрист Иван Хаустов — о том, как стартап переизобрёл электронную подпись и продал долю Сбербанку.)

Нюансы

Системы электронного документооборота бывают разными: стандартными и разработанными индивидуально. Базовые возможности включают в себя загрузку, хранение, печать, классификацию, согласование документов, отправку уведомлений. Есть и специфические функции: создавать дискуссии, сравнивать документы, размечать их «красным карандашом».

Системы электронного документооборота также могут иметь развитые электронные архивы или дополнительные сервисы (например, CRM).

Факт

В августе 2021 года в App Store и Google Play появилось мобильное приложение от Минцифры — «Госключ». В нём можно бесплатно создать электронную подпись, которая будет храниться в защищённой и безопасной инфраструктуре электронного правительства. Это позволит подписывать договоры онлайн, но пока что только на оказание услуг сотовой связи.

А месяцем раньше нотариусы получили право брать на хранение электронные документы. Теперь любой электронный документ или файл можно будет сохранить в Единой информационной системе нотариата.

Статью проверил:

Евгений Кобзев, сооснователь бухгалтерского сервиса «Кнопка»