Что такое аутсорсинг и зачем он нужен бизнесу. Объясняем простыми словами

Проще говоря, когда фирма платит клининговой компании, а не нанимает уборщиц в свой штат — она пользуется услугой аутсорсинга

Стороннего исполнителя привлекают, чтобы не тратить время, деньги и другие ресурсы на непрофильную работу, а также не платить страховые и налоговые взносы за работников.

Зачастую таких сотрудников приглашают из специализированных агентств, и они числятся в штате компании, которая предоставляет услуги аутсорсинга.

Например, руководитель не разбирается в SMM, но желает продвигаться в соцсетях. Он заключает договор подряда с SMM-агентством и не ломает голову по поводу контента, а только спрашивает результат с агентства.

Аутсорсинговые фирмы, в свою очередь, платят своим сотрудникам, делают взносы, предоставляют всё необходимое для работы, следят за качеством её исполнения и обучают персонал.

Аутсорсинг отличает длительный характер отношений: заказчик и исполнитель, как правило, заинтересованы друг в друге. Но небольшие компании часто просто приглашают стороннего работника как фрилансера, и в этом случае работа может быть разовая или проектная (срочная).

Обе стороны могут подписать договор подряда или гражданско-правового характера, либо работник регистрируется в качестве самозанятого или ИП.

Виды аутсорсинга

Аутсорсинг может быть полным или частичным, когда делегируется только часть функций. Также бизнес может время от времени просто прибегать к консультированию у аутсорсеров и платить за такую работу по факту — например, в рамках договора возмездного оказания услуг.

В аутсорсинге выделяют несколько направлений в зависимости от того, какие функции отдают на откуп специалистов со стороны:

• IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры, разработки программного обеспечения;

• аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача ведения бухгалтерии, в том числе зарплатных и командировочных документов, авансовых и налоговых отчётов;

• кадровый — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов на работу и увольнений, подготовки документов для командировок, отпусков, справок для сотрудников;

• административный — передача небольших управленческих функций (ресепшена, колл-центра, секретаря);

• юридический — передача функций юриста, выполняющего работу по защите компании от проблем с законом (вычитка и составление документов, мониторинг изменений в законодательстве и своевременное уведомление об этом);

• маркетинговый — передача функций, связанных с продвижением (например, разработка маркетинговой стратегии, настройка рекламы);

• производственный — передача на сторону одного или нескольких этапов производства;

• логистический — передача функций хранения, выдачи, доставки и обслуживания товара.

Список не исчерпывающий.

Одна и та же компания может отдавать на аутсорсинг сразу несколько функций. Например, при производстве куклы Барби фирма Mattel сборку осуществляет в Индонезии и Малайзии, а одежду для кукол шьёт в Китае.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Компании прибегают к передаче дел сторонним подрядчикам не только ради экономии ресурсов и времени и чтобы сфокусироваться на основном направлении бизнеса и таким образом увеличить продуктивность. Есть и другие преимущества аутсорсинга. Например, такое делегирование позволяет:

• не раздувать собственный штат и не увеличивать налоговую нагрузку;
• получить квалифицированную профессиональную помощь, когда своих ресурсов нет;
• повысить качество сервиса за счёт делегирования непрофильных функций профессионалам;
• снять с себя ответственность за делегированные бизнес-процессы;
• снизить затраты на обслуживание переданных процессов.

Недостатки у аутсорсинга тоже есть, и довольно серьёзные. Например:

• потеря контроля над рабочими процессами;
• риск некачественного выполнения работы;
• коммуникация со сторонними организациями может быть сложнее, чем со штатными сотрудниками;
• потеря конфиденциальности данных и как следствие — риск их утечки.

Плюсы и минусы аутсорсинга, вероятно, этим не ограничиваются: для каждой компании они могут быть индивидуальны. Но всё же, очевидно, преимущества перевешивают, если организации по всему миру делегируют свою работу, причём в последние годы популярность аутсорсинга только растёт.

Не стоит делегировать ключевые для бизнеса элементы: если нарвёшься на некачественную услугу, всё может пойти прахом. То есть всегда нужно держать в голове возможные последствия того, что работу могут сделать не так, как хотелось бы. Поэтому некоторые компании, в том числе крупные, всё же предпочитают делать работу своими силами.

Кому может быть полезен аутсорсинг

Малые и средние производства. Всё, что не связано с изготовлением продукции и не влияет на доходы напрямую невыгодно содержать в штате небольшой компании. Аутсорсинг может помочь оптимизировать расходы.

Стартапы. На стадии запуска проекта нанимать полный штат довольно рискованно. Надёжнее бросить силы на ключевой продукт, а по поводу остального, в чём нужно долго разбираться, лучше обратиться к опытным подрядчикам.

Сезонный бизнес. Если периоды пиковой загрузки персонала чередуются с простоями, можно в «горячий» сезон привлекать аутсорсеров. Так в остальное время не придётся содержать большой, но невыгодный финансово штат.

Как выбрать поставщика аутсорсинговых услуг

Процесс делегирования бизнес-функций можно условно поделить на три этапа.

✏️ Подготовка. На этом этапе нужно составить техзадание для потенциального подрядчика. Для этого следует решить, какие функции и в каком объёме нужно передать на аутсорс, сколько денег на это есть у компании, каких результатов и в какие сроки нужно добиться, кто и как будет оценивать результаты.

✏️ Выбор аутсорсера. На этом этапе нужно сравнить предложения в нужной отрасли и выбрать наиболее выгодное, а также проверить надёжность выбранного поставщика. Стоит изучить отзывы о работе аутсорсера, его опыт на рынке, результаты работы. Если есть возможность, можно лично посетить офис компании.

✏️ Подписание договора. В нём прописывают объём услуг, условия и сроки их выполнения, стоимость работы, каких результатов нужно достичь, зоны ответственности сторон, способы разрешения конфликтов и так далее.

Обычно компания-аутсорсер назначает менеджера, который курирует проект: подбирает сотрудников, ставит им задачи, контролирует результаты, общается с заказчиком и готовит для него отчёты. Заказчик следит за качеством работы и её результатами.

История развития аутсорсинга

Прообразом аутсорсинга считается рекрутинг, существовавший ещё во времена Римской империи. Рекрутеры нанимали за деньги матросов на суда и военнослужащих для участия в сражениях.

Более близким к аутсорсингу делом занимались в XIX веке европейские агентства по подбору домашней прислуги. В начале ХХ века на Западе появилась практика юридического аутсорсинга, когда специализированные компании оказывали услуги для постоянных партнёров.

Один из первых случаев применения аутсорсинга в его современном понимании произошёл в автомобильной компании General Motors. В 1921 году её руководитель Альфред Слоун придумал реорганизовать производство, использовав для этого внешние ресурсы, чтобы избежать краха. Это помогло, а через 14 лет General Motors вышла в лидеры автомобилестроения.

История знает случаи, когда аутсорсинг стал стимулом для развития: так, компания Kodak в начале 1990-х передала своё IT-подразделение в IBM, для которой лидерство в сфере IT было приоритетным. В результате выиграли обе стороны: Kodak получила качественное IT-обслуживание, сократив расходы на штат, а IBM получила контракт с крупным клиентом, а сотрудники подразделения улучшили свою квалификацию.

В 1980-1990-е годы аутсорсинг был в основном связан с производством и информационными технологиями. Финансовый кризис 1998 года способствовал развитию «лизинга» персонала: сначала появились частные охранные предприятия, затем бухгалтерские и кадровые агентства, компании по предоставлению неквалифицированных сотрудников (грузчиков, разнорабочих, упаковщиков, кассиров, фасовщиков и других).

К концу 1990-х на аутсорсинг стали отдавать бизнес-функции и процессы: услуги в сфере бухучёта, найма персонала, маркетинговых исследований, работы с покупателями и клиентами.

В XXI веке стал развиваться «аутсорсинг знаний». Речь о том, что передаются интеллектуалоёмкие процессы: например, формирование интеллектуальной собственности и оформление патентных заявок; юридические и медицинские услуги; обучение, консультации, исследования и разработки.

Российский рынок аутсорсинга начал развиваться в конце 90-х — начале 2000-х. Сначала было распространено предоставление неквалифицированного труда и охранных, кадровых, бухгалтерских, IT-услуг.

С 2016 года в России запретили бесконтрольный заёмный труд — из-за злоупотреблений. Например, случалось, что человек со стороны фактически трудился на постоянной основе и выполнял все функции штатного сотрудника, но имел менее комфортные условия для работы. Согласно ТК РФ, предоставлять работников могут только агентства, аккредитованные Федеральной службой по труду и занятости населения.

Это нововведение сказалось на отрасли положительно и привело к росту: в 2017 году оборот этого рынка в России вырос на 10%, а в 2020 — уже на 13,7%.

Этот рост продолжается: например, объём рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг (это одна из самых популярных сфер передачи полномочий) в 2023 году увеличился на 15,9% по сравнению с годом ранее и составил более 390 млрд рублей.

Российский рынок аутсорсинга ИТ-услуг растёт даже больше, чем в западных странах: например, в 2022 году рост составил 18% (на Западе — менее 4% в год). Но в целом уровень развития аутсорсинга в РФ пока низкий.

Эта статья — одна из тысяч в «Энциклопедии "Секрета фирмы"». В этом проекте мы простыми словами рассказываем о сложных терминах и явлениях. Посмотрите другие статьи «Энциклопедии», чтобы лучше понимать мир, в котором мы живём.