Как найти и обучить идеального стажёра для своей компании

В 2017 году мы в агентстве запустили школу стажёров, чтобы закрыть внутренние потребности в младших специалистах и обеспечить себе кадровый резерв. Я знаю несколько примеров, когда компании запускали для этого целые образовательные проекты, но не просчитывали все затраты и не учитывали сложности, поэтому быстро сворачивали активность. Мы уже обучили и взяли в штат больше 20 ассистентов: девять из них стали младшими специалистами, а шесть — специалистами. Поделимся, как нам это удалось.

Зачем вам это

Школа стажёров должна решать задачи компании лучше и экономически выгоднее специалистов с рынка. Иначе затраты не будут оправданны. Наша школа решает несколько задач.

Новые специалисты знают наш подход

Количество вакансий в маркетинге постоянно растёт, а предложение превышает спрос: за последний год количество резюме выросло на 20%, а количество вакансий — на 44% (данные HeadHunter).

По нашему опыту, на вакансию младшего специалиста обычно приходит не больше пяти резюме, а на закрытие вакансии уходит две-три недели. Кандидат с рынка даже с небольшим опытом в диджитале хочет сразу получить должность специалиста.

Если приглашаем младшего специалиста с рынка, мы тратим ресурсы, чтобы обучить его нашему подходу и внутренним инструментам — в среднем на адаптацию уходит полтора месяца. За два месяца мы можем подготовить и выпустить стажёра, который будет знать наш подход и проект изнутри.

Помогает специалистам расти

Помощь младших специалистов освобождает специалистов от механической работы, помогает добиваться высоких результатов на проектах и продвигаться по карьерной лестнице. При этом младшие специалисты тоже учатся и растут.

Помогает снизить неравномерную нагрузку в команде

На каждый проект у нас выделенная команда, и если мы берём специалиста с рынка на горячий период, то должны обеспечить ему загрузку на проекте и после. Так получается не всегда: риск от недозагрузки в среднем — потеря 30% от зарплаты. А младшие специалисты готовы и хотят получать опыт на разных проектах и могут разгрузить команду в горячий сезон.

Посчитайте выгоду

Учитывайте очевидные затраты, то есть зарплату стажёрам, затраты человеко-часов старших специалистов на обучение стажёров и так далее, и административные расходы.

По нашим подсчётам, на поиск стажёров уходит в два раза меньше ресурсов. В первые полтора месяца на обучение мы тратим в два раза больше человеко-часов, чем на адаптацию младшего специалиста. Выход на полную загрузку стажёров сопоставим с младшими специалистами — 1,7 и 1,6 месяца соответственно, а риски от недозагрузки стажёров нулевые — они «на подхвате». Итого: его наём и обучение обходится нам в среднем в 59 000 рублей. При этом в месяц один стажёр обходится нам выгоднее младшего специалиста на 15–30%.

Вероятность увольнения стажёра на 10% ниже, потому что он мотивирован учиться и расти. Все выпускники, которые успешно прошли итоговое тестирование, до сих пор работают у нас в агентстве.

Оцените свои силы

Не набирайте лишнего. В среднем мы запускаем три проекта в месяц, для которых набираем от трех до пяти стажёров. Со второй недели обучения они приступают к простым задачам, поэтому стажировку мы оплачиваем.

Оцените, сколько человек вы можете качественно обучить. Разработкой программы занимаются наши эксперты по контекстной и таргетированной рекламе, а занятия ведёт специалист по подготовленной методичке. Таким образом, даже если преподаватель будет меняться, это не скажется на программе.

У каждого стажёра есть куратор, который глубоко погружён в проекты. Мы пробовали назначать кураторами специалистов, которым требовалась помощь стажёров после выпуска. Но специалисты с низкими менеджерскими навыками не могли грамотно распределять задачи и уделять достаточно времени стажёрам. Поэтому куратором выступает руководитель проекта или специалист с развитыми менеджерскими навыками.

Составьте программу обучения

Возьмите за основу свои задачи

В компании должен быть человек, который знает все внутренние процессы, глубоко понимает специфику, мотивирован изучать новинки и готов передавать этот опыт другим.

Не ограничивайте программу материалами, доступными в интернете. Конечно, не нужно совсем отказываться от материалов, которые кто-то заботливо составил до вас. Мы использовали информацию из интернета, чтобы рассказать стажёрам о базовых понятиях в контекстной и таргетированной рекламе.

Отдельно мы готовили лекции и практические задания, основываясь на реальных кампаниях и задачах агентства. Например, мы читали лекции об особенностях нейминга и медиапланирования, правилах заведения кампаний и создания креативов для крупных кампаний.

Давайте больше практики

Со второго месяца стажировки мы вводим стажёров в команды под руководство наставников, сокращая теорию до 20% рабочего времени. Мы даём задачи, которые не затрагивают кампании напрямую. Например, собрать ключевые запросы. Набираясь опыта, стажёр подключается к действующим процессам, и результаты его работы после проверки уже идут в дело.

Будьте избирательны

Не старайтесь научить стажёра всему и сразу. Лучше дать меньше информации, но проследить, чтобы она была хорошо усвоена. В первом выпуске мы допустили ошибку — дали стажёрам объём информации, который они не могли освоить на практике. По итогам мы поняли, что стажёру в первые месяцы работы не понадобятся знания о товарных кампаниях и их специфике.

Тогда мы разделили все материалы на восемь модулей по контекстной и таргетированной рекламе: «Вводный модуль», «Типы контекстной рекламы», «Составление семантического ядра», «UTM-метки», «Создание кампании в "Яндекс.Директе"», «Создание кампании в Google Ads», «Ремаркетинг», «Бизнес-процессы». Это базовый минимум, который должен знать стажёр, чтобы начать работу.

После обучения мы расширяем круг тем. Фактически стажёр продолжает обучаться и после выпуска из школы, вместе с тем как расширяется круг его задач.

Проводите тестирования

Важно не просто дать знания, но и проверить, как их усвоили. После каждого теоретического блока мы проводим тестирование. Если по итогам тестирования вы видите, что почти вся группа получила низкие оценки, — пересмотрите программу.

Рассказывайте про внутренние бизнес-процессы в компании

Про этот блок часто забывают, хотя он важный. Расскажите про структуру компании, по каким вопросам и к кому необходимо обращаться, какие процессы есть в компании и как в них влиться. Так с первых дней стажёр чувствует себя частью команды.

Устройте жёсткий отбор

Стажёры — не бесплатная рабсила. В них вы вкладываете свои силы и финансы, поэтому заинтересованы в том, чтобы стажёры быстро схватывали, были вовлечены и после выпуска остались в компании. Мы рассматриваем выпускников вузов, а также студентов четвёртого курса бакалавриата и магистратуры технических специальностей, если они готовы совмещать учёбу и работу. Будущий специалист должен знать математику, быть целеустремлённым, активным, интересоваться сферой.

Отбор проводим в три этапа. При отклике на вакансию предлагаем решить три расчётные задачи. Так мы проверяем уровень математики, так как специалист по контекстной рекламе каждый день сталкивается с вычислениями. Например, в одной из задач просим определить CTR объявления и конверсию сайта при различных сопутствующих условиях. После короткого интервью по телефону кандидат приходит на собеседование в офис, где решает пару задач на расчёт CPC и CPA. Так мы оцениваем его логику и умение рассуждать. Даём два кейса на клиентоориентированность, чтобы узнать, насколько человек честный, ответственный, умеет ли принимать решения. И предлагаем несколько заданий на устный счёт, чтобы проверить, как быстро кандидат мыслит. Затем даём на дом последнее тестовое задание, по которому оцениваем аналитические способности — предлагаем оценить эффективность рекламной кампании и проанализировать результаты. Также мы обращаем внимание на визуальную подачу материала — будущему специалисту важно уметь доносить и обосновывать информацию.

Набравшие 75 баллов из возможных 100 получают приглашение на обучение. В среднем за период отбора мы получаем 60 резюме, 20 кандидатов приглашаем на собеседование, пять-восемь человек — в школу.

После обучения мы проводим финальное тестирование, по его результатам берём стажёров в штат компании. Такой жёсткий отбор даёт свои результаты — за всё время обучение не прошёл только один стажёр, так как в процессе работы показал большую невнимательность.

Подписывайтесь на «Секрет фирмы» в «Яндекс.Дзене» и Google News.