Что такое контрольно-кассовая техника. Объясняем простыми словами

Проще говоря, современная онлайн-касса (она же смарт-терминал) представляет собой полноценный мини-компьютер с операционной системой.

Кассы старого формата записывали фискальные данные на специальный чип — электронную контрольную ленту защищённую (ЭКЛЗ). С помощью ЭКЛЗ невозможно было передавать данные дистанционно. Поэтому владельцам касс приходилось самостоятельно или с помощью специальных центров технического обслуживания привозить кассу в налоговую и там снимать данные с ленты. Это было неудобно и ненадёжно.

Сейчас в онлайн-кассах вместо ЭКЛЗ установлен фискальный накопитель. Он фиксирует все операции, проходящие через аппарат, и в режиме реального времени отправляет данные оператору фискальных данных (ОФД) — организации, выполняющей роль посредника при передаче информации от кассы в ФНС.

В 2017–2021 годах почти весь российский бизнес перевели на онлайн-кассы. Как гласит Федеральный закон №54-ФЗ, предприниматели, занимающиеся торговлей и оказанием услуг, при расчётах с покупателями и поставщиками должны использовать ККТ с возможностью отправки чеков в ФНС по интернету.

Государство, повсеместно внедряя онлайн-кассы, способствует выводу бизнеса из тени, облегчает работу налоговикам и создаёт систему «народного контроля»: покупатель по чеку сможет проследить за законностью работы продавца.

Примеры употребления на «Секрете»

_«Покупка оборудования для онлайн-кассы обойдётся минимум в 20 000 рублей. Дешевле арендовать облачную кассу». _

(Директор по развитию Ecwid в России Владимир Тарасов — о том, какой бюджет закладывать на онлайн-магазин.)

«Услуги организаторов похорон могут предоставлять самозанятые граждане <…> Организатор похорон во время исполнения обязанностей должен иметь терминал онлайн-кассы для выдачи кассового чека при наличном расчёте с заказчиками».

(Отрывок из ГОСТа по оказанию похоронных услуг, описывающий один из форматов работы самозанятых.)

Нюансы

Перед тем, как воспользоваться онлайн-кассой, предприниматель покупает или арендует её. Затем он заключает договор с оператором фискальных данных, ставит устройство на учёт в ФНС, подключает его к интернету и настраивает. В реестре на сайте налоговой собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе.

Работа с онлайн-кассой проходит по определённому алгоритму.

1. Покупатель или клиент оплачивает товар или услугу, передавая кассиру деньги наличными, картой или по безналичному расчёту.
2. Необходимая информация (наименование товара, его стоимость и сумма, полученная от покупателя) вводится в кассовый аппарат при помощи сканера штрихкода или вручную.
3. Онлайн-касса формирует фискальный чек со всеми необходимыми реквизитами.
4. Данные о покупке передаются на фискальный накопитель.
5. Готовый чек заверяется данными с фискального накопителя.
6. Заверенный чек обрабатывается и распечатывается на бумажном носителе — кассовой ленте — и вручается покупателю.
7. Онлайн-касса отправляет данные о совершённой операции в электронном виде оператору фискальных данных и получает ответ от сервера ОФД о получении чека.
8. Оператор фискальных данных обрабатывает полученную информацию и пересылает её налоговой службе (один раз в сутки, даже ночью 31 декабря).
9. Электронная версия чека отправляется покупателю по его желанию на почту или на смартфон.
10. Покупатель может отсканировать QR-код, который обязательно должен отображаться в чеке онлайн-кассы. В нём зашифрованы сведения о произведённой покупке (номер, вид и признак фискального документа, сведения о смене, вид налогообложения компании и пр.). Поднеся смартфон к QR-коду, можно проверить, действительно ли с платежа уплачен налог.

• Одно из главных условий работы онлайн-кассы — подключение к интернету. При этом требования к скорости соединения для устройства самые минимальные, поскольку кассовые чеки и прочие фискальные документы в электронном виде «весят» крайне мало. Некоторые модели касс умеют работать и без подключения к Сети, пробивая чеки в офлайн-режиме; «зависшие» чеки отправятся налоговикам и покупателям после восстановления связи. Это актуально для тех, чей бизнес предполагает перебои с интернетом (например, выездная торговля в удалённых или труднодоступных местах). Если Сеть пропадает надолго, касса начнёт сыпать уведомлениями, а через 30 дней заблокируется.

• Допускается использование облачной онлайн-кассы. Они хорошо сгодятся для дистанционной торговли (например, курьерам интернет-магазинов) и торговли вне стационарной торговой точки (например, на выезде).

• Обязательная составляющая обслуживания физической онлайн-кассы — замена фискального накопителя. Это объясняется её конструктивными особенностями и криптографическими характеристиками. Фискальные накопители выпускаются трёх видов — на 13, 15 и 36 месяцев. Даже если аппарат ещё способен продолжать работу, по истечении отведённого срока его придётся заменить.

• Онлайн-касса требуется не всегда: например, без неё вполне могут обойтись продавцы газет и журналов, мороженого, арбузов на улице, кваса или молока из цистерн и т. д. От применения онлайн-кассы освобождены некоторые виды ИП на патенте (например те, которые заведуют химчисткой или ремонтируют мебель), самозанятые (они формируют чеки через сервис «Мой налог»), а также организации и ИП, осуществляющие расчёты в отдалённых или труднодоступных местностях. В то же время, чтобы продавать товары в интернете, аппараты с фискальным накопителем нужны любому бизнесу.

Те, кто по закону должны использовать онлайн-кассу, но не делают этого, рискуют нарваться на штраф:

• для ИП — на 25–50% от суммы расчётов, которые не прошли по кассе (но не менее 10 000 рублей);
• для юрлиц — 75–100% от суммы расчётов, которые не прошли по кассе (но не менее 30 000 рублей).

Если налоговая повторно заметит нарушение, а сумма расчётов, не прошедшая по кассе, превысит 1 млн рублей, предприятие ждёт приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Критика

Кассовая реформа в России прошла в несколько этапов, двигаясь по нисходящей: от крупных игроков к более мелким. На самом старте подключение аппаратов могло занимать несколько месяцев, а их новоиспечённым владельцам приходилось постоянно лавировать между налоговой и ОФД. Довольно большой части предпринимателей не удавалось перейти на новые кассы в отведённые сроки.

Поначалу бизнес воспринял реформу сугубо негативно: на установку касс приходилось тратить по несколько десятков тысяч рублей, за техникой выстраивались очереди, она ломалась и не хотела интегрироваться с действующим в компаниях ПО.

Из минусов использования онлайн-касс можно отметить затраты на приобретение и установку оборудования, а также необходимость регулярной замены фискального накопителя. По оценкам операторов касс, на покупку и настройку аппаратов предприниматели потратили более 8 млрд рублей.

Статью проверил:

Евгений Кобзев, сооснователь бухгалтерского сервиса «Кнопка»