Как интернет-магазину успеть установить онлайн-кассу до 1 июля

К 1 июля все российские компании обязаны перейти на кассовые аппараты нового типа, которые смогут отправлять в ФНС электронные копии чеков в онлайн-режиме. Тех, кто не успеет обзавестись онлайн-кассой, будут штрафовать: ИП — на 25–50% продаж (не менее 10 000 рублей), ООО — 75–100% продаж (не менее 30 000 рублей).

К концу апреля в России было зарегистрировано более 300 000 онлайн-касс — то есть всего около четверти необходимого количества. Успеют ли остальные? Не факт. Главное препятствие — дефицит техники. Но если поторопиться и сделать всё правильно, шансы есть.

Кого это касается?

К 1 июля 2017 года на онлайн-кассы обязаны перейти почти все интернет-магазины. Эта техника должна быть подключена хотя бы к 2G-интернету и передавать данные в налоговую через оператора фискальных данных — ОФД. Тем, кто работает на патентной системе и «вменёнке», разрешено повременить до 1 июля 2018 года. Есть и исключение — магазины, которые принимают только безналичные платежи на расчётный счёт и почтовые переводы. Но таких относительно немного, особенно среди тех, кто работает с физическими лицами.

Крупнейшие офлайновые ритейлеры (например, «Ашан») уже перевели свои магазины на новые кассы, что заметно по чекам с QR-кодами. Они запустили процесс ещё осенью прошлого года. И правильно сделали, ведь у них конкурсные процедуры, техзадания на обновление софта и интеграции с учётными системами.

Это касается и большинства крупнейших российских интернет-магазинов. У них схожие бизнес-процессы, громоздкие иерархические структуры. Если крупный магазин с миллиардными оборотами только начинает задумываться о необходимости соответствовать 54-ФЗ («О применении контрольно-кассовой техники»), он уже опоздал.

Как дела у остальных?

Моя компания работает с интернет-магазинами разного размера, и мы видим, что средний и малый сегмент начал раскачиваться к концу марта. Это подтверждают признания предпринимателей и цифры. В марте число заявок на наше приложение для курьеров, работающих по 54-ФЗ, по сравнению с февралём удвоилось. В апреле интерес вырос ещё в три раза (по сравнению с мартом).

Многие российские интернет-магазины доставляют товар покупателям. Как правило, вместе с заказанным товаром курьеры привозят покупателю чек, сформированный и напечатанный в офисе или на складе. Это позволяет не покупать кассы для курьеров и не заниматься их обучением. Даже с точки зрения действующей редакции 54-ФЗ (образца 2003 года) интернет-магазины поступают неправильно, ведь курьер должен пробивать чек в момент расчёта с покупателем. Но магазины пользуются тем, что отследить нарушение почти невозможно.

С 1 июля, когда расчёты станут прозрачнее, а покупатели будут сообщать о нарушениях через приложение ФНС, экономия на кассах обернётся серьёзными штрафами и риском потерять бизнес. Многие владельцы интернет-магазинов это осознали и ищут способы быстро и дёшево перейти на онлайн-кассы.

Выбор кассы

Первое, что стоит сделать, — узнать, можно ли модернизировать кассу, которая печатает суммовые чеки. Теперь её нужно будет использовать для отправки электронных чеков клиентам, расплатившимся через интернет (например, через самый популярный в России платёжный агрегатор «Яндекс.Касса»).

На сайте налоговой службы есть раздел, где легко выяснить, будет ли у кассы вторая жизнь. Это займёт не больше 15 минут.

Модернизация у разных компаний занимает от нескольких дней до нескольких недель. Стоит эта услуга в два-три раза меньше, чем новая онлайн-касса.

Новую кассовую технику надо выбрать только из реестра ФНС. Сейчас их количество приближается к сотне. В отличие от разнообразия стационарных касс для онлайн-расчётов, выбор компактной техники для курьеров скромный: несколько кнопочных автономных касс вроде «Элвес-МФ» и три фискальных регистратора (мобильных касс) — «Атол 11Ф», «Атол 15Ф» и «Штрих-Mobile-Ф». У фискальных регистраторов нет кнопок, зато есть интеграция с мобильным приложением в смартфоне, которая позволяет курьеру за секунды печатать чеки нового образца.

«Автономки» подходят интернет-магазинам с небольшой номенклатурой и парой позиций в чеке, потому что у таких касс небольшая память, а курьер тратит время на поиск каждой позиции по артикулу. Если у интернет-магазина несколько тысяч товарных позиций, а в чеке часто больше трёх строк, его вариант — фискальный регистратор и приложение для выездных сотрудников.

Как долго ждать кассу?

Производитель «Атолов» обещает отгрузить технику в течение 45 дней после оплаты. В комплекте есть фискальный накопитель (ФН), без которого касса не может считаться онлайновой. «Штрих-М» предлагает ориентироваться на 60 дней. Монопольный производитель фискальных накопителей «Рик» советует закладывать на ожидание поставки минимум полтора месяца.

Полтора десятка компаний из Москвы (здесь сосредоточено до четверти всех касс страны), Санкт-Петербурга, Новосибирска, Екатеринбурга, Казани и Воронежа можно объединить в три группы.

— «У нас есть немного касс, но фискальные накопители "в пути". Их надо ждать три-четыре недели».

— «Кассы пока есть, ФН тоже в наличии. Но мы вам ничего не продадим без дополнительных услуг: поквартального обслуживания, получения квалифицированной электронной подписи, регистрации кассы в налоговой, интеграции с учётной системой, оформления договора с ОФД».

— «Кассу надо ждать полтора-два месяца, ФН — около месяца. Не хотите дополнительных услуг — не надо, хотя мы можем».

Чем ближе 1 июля, тем больше времени займёт ожидание. Это касается и кассовых аппаратов, и ФН.

Договоры, интеграция, тесты

Согласование и заключение договора на поставку касс займёт примерно пять дней. Если поставщик не один, можно смело прибавить ещё несколько дней. На выставление счёта, оплату и подтверждение оплаты уйдёт три-четыре рабочих дня.

Часто у интернет-магазинов есть учётная или CRM-система вроде «1С», «Битрикс24», amoCRM. Значит, понадобится обновление кассового ПО с учётом требований 54-ФЗ и интеграция для выгрузки заказов в мобильное приложение курьера. На договор с поставщиком услуг и интеграцию стоит заложить до трёх недель. Толковые штатные специалисты могут немного сократить сроки. Тестирование после интеграции и обучение сотрудников займёт пять-семь дней.

Если небольшой интернет-магазин ведёт учёт в Excel, экономится минимум три недели. Нет учётной системы — нет и интеграции.

Что ещё нужно сделать?

Для работы по новым правилам интернет-магазин должен:

1. Снять устаревшую кассу с учёта. Сделать это надо по старому порядку, то есть прийти в налоговую, где касса регистрировалась, с заявлением, фискальными отчётами и другими документами, которые выдаст кассовый механик ЦТО. Кассу, разумеется, надо предъявить. Налоговая обязуется решить вопрос в течение пяти рабочих дней.

2. Получить квалифицированную электронную подпись. Она понадобится для регистрации касс в личном кабинете на сайте ФНС и заключения договора с ОФД. Надо собрать учредительные документы, свидетельство о постановке на учёт в налоговой и обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Заложим на это один-два дня. Всегда, конечно, найдутся посредники, которые сделают всё «за 15 минут» за 2000–3000 рублей.

3. Заключить договор с ОФД. Список разрешённых операторов постоянно пополняется, оформить договор с любым из них можно в личном кабинете за 10–15 минут. Но на то, чтобы разобраться, как взаимодействовать с ОФД, оплатить услуги после выставления счёта (3000 рублей за каждую кассу), уйдёт минимум один день.

4. Зарегистрировать кассы на сайте ФНС. Для этого, следуя инструкции, получить регистрационные номера. Затем записать номера и другую информацию в ФН. Потом получить отчёты о регистрации, передать их в налоговую и получить карточки регистрации. Надо успеть всё провернуть за два дня — так требует налоговая.

Этот этап очень ответственный. Если не уверены в собственных силах, лучше довериться профессионалам (хоть из компании-поставщика). Иначе можно испортить ФН, а это дефицитный товар.

5. Решить вопрос с бесперебойным подключением к интернету.

6. Настроить оборудование и начать работать с новыми кассами. С учётом возможных доработок на преодоление финишной прямой стоит заложить четыре-пять дней.

Теперь всё сложим

Как мы убедились, самый длительный этап — ожидание кассы (касс) и фискальных накопителей. Он займёт примерно полтора месяца. За это время можно проделать массу дел, самое большое из них — интеграция с учётной системой и обновление софта (если потребуется).

На «бумажную волокиту» и отношения с налоговой уйдёт в лучшем случае десять дней, их нужно прибавить к полуторамесячному ожиданию. Плюс несколько дней на запуск и доработки.

Получилось около 60 дней при хорошем раскладе. Если найти поставщика, у которого кассы и ФН лежат на складе, можно сэкономить неделю-другую. Так что у большинства интернет-магазинов всё неплохо складывается (если не прокрастинировать). Остальным остаётся надеяться, что ФНС сдержит недавнее обещание и повременит со штрафами.