Что такое гибкий офис. Объясняем простыми словами

Гибкость заключается в коротких сроках аренды и возможности для арендатора быстро увеличивать/уменьшать занимаемые площади под текущие потребности, а также изменять пространство — добавлять/убирать рабочие места, офисную мебель, перегородки, функциональные зоны и т. п.

Чаще всего основная площадь гибкого офиса отведена под формат open space. Отдельные помещения могут быть предусмотрены для кабинетов топ-менеджеров, переговорных комнат и т. п.

Пользоваться рабочими местами можно по принципу свободного стола или с помощью бронирования через администратора или специальную электронную систему.

Арендная плата включает в себя все платежи, в том числе за различные дополнительные услуги: интернет, использование оргтехники, клининг, ресепшен, кухонная зона, зона отдыха и др.

Многим компаниям стало проблематично прогнозировать свою деятельность. Когда возникает необходимость увеличить свой штат под конкретный проект, то построить новый офис большего размера за короткое время сложно и крайне дорого. Так что в целом формат гибких пространств способствует сокращению издержек на офис в разы.

Примеры употребления на «Секрете»

_«На рынке приобрели популярность "гибкие" офисные пространства — помещения, где всё обслуживание берёт на себя арендодатель». _

(Из новости о росте объёма сделок на офисном рынке Москвы.)

«На фоне пандемии стали популярнее офисные пространства с возможностью быстрой трансформации под нужды компании — так называемые гибкие пространства. До конца 2021 года в Москве откроется около 60 000 гибких офисов, заявили в JLL».

(Из новости о падении рынка офисной недвижимости в первый год пандемии коронавируса.)

Нюансы

Гибкий офис иногда выступает в качестве синонима коворкинга. И хотя чётких определений этих терминов не закреплено, выделяют некоторые существенные различия. Если рассматривать понятие «гибкий офис» как набор решений, которые раньше относились к помещениям традиционного офиса, то в него можно включить и коворкинги, и, например, арендуемые конференц-залы и др.

Если речь о гибком офисе как о конкретном помещении, то крупные компании также выбирают коворкинг, потому что в некоторых коворкингах уделяют отдельное внимание нетворкингу: проводят образовательные мероприятия, вечеринки и т. д. Помещения гибкого офиса, как правило, изолированы под каждую компанию-арендатора, а в коворкинге одновременно за соседними столами могут работать сотрудники разных компаний и частные лица.

Понятие гибкого офиса чаще применяется к готовым арендным помещениям. Но с началом пандемии коронавируса и массовым переходом на удалённую работу некоторые крупные компании начали переформатировать собственные помещения по принципам гибкого офиса — сокращать занимаемые площади, делать акцент на open space, отказываться от закреплённых за каждым сотрудником рабочих мест.

При этом количество оборудованных рабочих мест может стать меньше числа сотрудников — таким образом достигается экономия за счёт тех, кто находится на больничном, в отпуске, в командировке, на выездных мероприятиях, встречах, переговорах, частично работает из дома и т. п.

Факт

Гибкий офис подходит не для всех компаний и не для всех категорий работников. Например, для тех, чья деятельность связана с большим количеством оборудования, документации, конфиденциальной информацией и т. п. Это относится к системным администраторам, кадровым специалистам, юристам, финансистам и др.

Статью проверила:

Екатерина Белова, директор по маркетингу SOK