Практика09 июля 2018, 19:56

В переговорке на высшем уровне: Как повысить эффективность совещаний

Подготовка, процесс, контроль выполнения поставленных задач и этикет

Порядок бьёт класс. Не только на футбольном поле, но и в офисе. Хотите, чтобы команда показывала максимальный результат? Заставьте её работать слаженно. Slack и Trello решают массу задач, но личное общение они не заменят. Основной инструмент мотивации и управления эффективностью команды — совещания.

Порядок бьёт класс. Не только на футбольном поле, но и в офисе. Хотите, чтобы команда показала максимальный результат? Заставьте её работать слаженно. Slack и Trello решают массу задач, но основным инструментом мотивации и повышения продуктивности команды остаются совещания. Они же летучки, они же планёрки и пятиминутки. Важно только научиться проводить их правильно. Для начала предлагаем ознакомиться с базовыми правилами из книги «Вместе быстрее» Лоры Стэк (вышла в издательстве «Манн, Иванов и Фербер»).

Непродуктивные совещания

Как вы и сами наверняка замечаете, совещания слишком часто оказываются тратой бесценного времени и длятся гораздо дольше, чем следовало бы. Но пока мы не научились общаться телепатически, проводить совещания и собрания всё же приходится, причём не только ради обмена идеями и информацией, но и для того, чтобы строить и развивать отношения. Это не значит, что все участники совещаний должны вам нравиться, но всё же благодаря личным встречам отношения могут стать более терпимыми.

Принципы и инструменты

Совместно с коллегами решите, что именно должно происходить до (планирование), во время (процесс) и после (постфактум) совещания, а также какими принципами важно руководствоваться (принципы). С этими четырьмя элементами связаны четыре типа инструментов: календарь, организация, последующие шаги и правила этикета.

<...>

1. Планирование (календарь):

— удостоверьтесь, что место, где вы планируете провести встречу, свободно;

— прежде чем рассылать приглашения, убедитесь, что все важные участники смогут к вам присоединиться;

— убедитесь, что необходимые для проведения совещания устройства совместимы с вашим компьютером;

— не забывайте о разнице во времени и, если предполагается участие коллег из разных временных зон, выбирайте такое время, чтобы не причинять никому неудобств;

— не назначайте совещания на время, которое у кого-то из участников уже занято; при необходимости принимайте в расчёт время, которое участникам придётся потратить на дорогу;

— приглашайте только тех, кто требуется для принятия решения (и пусть участников будет как можно меньше); возможно, некоторым можно отправить приглашение со статусом «участие по желанию»;

— в приглашении не используйте поле «для информации», иначе может быть непонятно, чьё участие требуется точно;

— в приглашении укажите, каковы цели совещания и какие решения планируется принять;

— исходя из целей определите и укажите в приглашении разумную продолжительность встречи (по умолчанию в приглашении автоматически указывается один час);

— подготовьте план встречи, перечислите все темы, которые предстоит обсудить, и время, отведённое на каждый пункт; участники могут дополнить план и прислать вам предложения не позже чем за неделю до встречи;

— разошлите план и — при наличии — материалы для подготовки к встрече за 48 часов до начала — эти материалы можно прикрепить к приглашению;

— решите, кто возьмёт на себя роль лидера, кто будет вести обсуждение, следить за временем и записывать основные идеи, решения и поручения;

— если участников планируется много, для организации можно использовать административные ресурсы вашей компании.

2. Процесс (организация):

— постарайтесь приехать заранее, чтобы всё проверить и подготовить;

— настройтесь на активное участие;

— начинайте и заканчивайте вовремя;

— придерживайтесь плана и согласованных тем;

— оставьте время для вопросов, не вошедших в основной план (при этом ведущий должен следить, чтобы участники не тратили время на не относящиеся к делу вопросы, а записывающий — фиксировал все дополнительные темы);

— следите, чтобы все собравшиеся были полностью вовлечены в обсуждение: задавайте вопросы или просите каждого высказаться по обсуждаемой теме;

— не позволяйте себе говорить вне очереди, внимательно слушайте и не перебивайте;

— если встреча длится больше часа, запланируйте перерыв;

— оставьте достаточно времени, чтобы подвести итоги, повторить все принятые решения и составить перечень действий, которые вы договорились предпринять.

3. Постфактум (последующие шаги):

— резюмируйте итоги встречи;

— в резюме перечислите все принятые решения, темы, которые вы обсудили, действия, о которых договорились (кто за что отвечает и к какому сроку должны быть выполнены принятые решения), а также укажите дату, на которую запланировано следующее совещание;

— в план для следующего совещания включите все новые пункты, которые появились в результате прошедшей встречи;

— обязательно отразите в резюме все темы, которых не было в первоначальном плане;

— разошлите резюме совещания в течение суток после его окончания;

— дайте лидеру обратную связь по проведённому совещанию;

— как можно быстрее согласуйте даты следующих совещаний и придерживайтесь этого плана;

— проконтролируйте выполнение всех принятых решений.

4. Принципы (правила этикета):

— старайтесь всё планировать, в идеале за две недели и точно не меньше чем за 48 часов; не назначайте совещаний на первый день после праздников, на утро понедельника или вечер пятницы, а также незадолго до окончания крупных проектов;

— не забывайте обновлять календарь, чтобы все знали, в какие дни и часы вам можно назначать встречи;

— если не можете принять участия в совещании, то либо отклоните приглашение, либо предложите новую дату, либо сообщите руководителю, кто будет участвовать вместо вас;

— если по плану совещание получается дольше двух часов, разделите его на несколько отдельных встреч;

— отключите все гаджеты и используйте только те устройства, которые необходимы для проведения совещания; не решайте рабочие задачи во время совещания;

— если вам нужно позвонить или ответить на звонок, выйдите из комнаты;

— не отвлекайтесь на посторонние разговоры и сосредоточьтесь на обсуждении;

— если кто-то опоздал, не останавливайте обсуждение, чтобы ввести его в курс дела;

— не рассылайте напоминаний о предстоящем совещании: все приглашённые — взрослые люди и вполне в состоянии проверять календарь и следить за временем;

— после встречи поговорите с каждым, кто игнорировал эти правила.

Совещания далеко не всегда проходят гладко и приятно, но вы можете сделать их достаточно эффективными, если научитесь применять перечисленные принципы.

Неэффективные видеоконференции и звонки в Skype

Многие из ранних писателей-фантастов предсказывали, что когда-нибудь в будущем люди станут в ходе коммуникации обмениваться видео- и аудиоматериалами. Правда, пока эти форматы не получили такого распространения, как это описывалось в некоторых фантастических историях. Долгое время люди вполне обходились телефоном, и видеть собеседника было совсем необязательно, тем более что ещё лет десять назад телевизоры были такими громоздкими и тяжёлыми, что фантастам не удавалось, похоже, придумать достаточно удобный видеотелефон. Всё стало серьёзно меняться с появлением плоских экранов, смартфонов и платформы Skype, хотя процесс развития этих технологий занял больше времени, чем можно было ожидать.

<...>

Правила этикета для видеоконференций

Очевидно, что у видеоконференций много общего с обычными телеконференциями. В наши дни, когда люди всё менее склонны соблюдать правила формального этикета, кто-то из коллег во время разговора по телефону вполне может есть, прихлёбывать кофе, параллельно говорить с кем-то ещё, временами отвлекаться от беседы с вами и в целом заниматься сразу несколькими вещами — но в случае с видеоформатом вы всё это не только услышите, но и увидите. Даже если они не забудут включить «немой» режим на телефоне, видео всё равно выдаст их с головой.

Вроде бы понятно, что на совещаниях и встречах нужно выглядеть как положено и вести себя профессионально — но об этом, похоже, не всем сообщили, и некоторые просто плюют на этикет. Предложу вам несколько правил поведения во время видеоконференций.

Заранее подготовьте систему. Убедитесь, что все устройства работают.
Оденьтесь подобающе. Даже если вы находитесь дома, не стоит подключаться к видеоконференции в пижаме или любимой футболке со смешной надписью. Старайтесь не надевать ничего в полоску (изображение может быть нечётким) и снимите слишком яркие украшения. Вообще, консервативный стиль никого ещё не подводил.
Приведите себя в порядок. Старайтесь подойти к этому так, словно вам предстоит личная встреча.
Уединитесь в как можно более тихом месте. Технологии предоставляют нам почти безграничные возможности, и это, конечно, прекрасно, но всё же, подключаясь к видеоконференции из ближайшего парка, вы будете выглядеть не особенно профессионально, а если попробуете устроиться в кофейне, есть риск, что вокруг вас будет слишком шумно.
Наведите порядок хотя бы в той зоне, которую будет видно в камеру. Постарайтесь, чтобы у вас за спиной и вокруг не валялась одежда, не было коробок, тарелок, мусора или животных.
Будьте пунктуальны. Всегда подключайтесь к конференции за несколько минут до начала. В указанное в приглашении время вы должны быть готовы к обсуждению, а не начинать подключаться, вынуждая других ждать.
Представьтесь. Имейте в виду, что кто-то из собеседников может вас не знать или не узнать.
Поставьте лэптоп или камеру на стол так, чтобы ваше изображение было в середине кадра. Лучше не ставить лэптоп на колени, сидя в кресле, иначе изображение будет нечётким, и потом никому не хочется видеть волоски, торчащие из вашего носа.
Когда молчите, отключайте свой микрофон.
Не ешьте перед камерой. За исключением случаев, когда конференция назначена на время обеда и все участники во время разговора едят. Чашку с кофе поставьте так, чтобы её не было видно.
Сконцентрируйтесь и слушайте внимательно. Не делайте вид, что слушаете собеседника, хотя на самом деле читаете почту.
Поддерживайте зрительный контакт. Старайтесь смотреть в камеру, а не на экран.
Не кричите. Говорите чётко, но не слишком громко.
Будьте готовы к задержкам звука, особенно если к видеоконференции подключаются собеседники из других стран. Закончив говорить, давайте собеседникам несколько секунд, чтобы они могли ответить: так вам не придётся говорить одновременно и не будет казаться, что кому-то из вас нечего сказать.
Не зевайте, сидя перед экраном. Это так же невежливо, как зевать при личной встрече.
Не курите и не жуйте жвачку.
Не злоупотребляйте жестикуляцией. Даже если вы привыкли во время разговора размахивать руками, лучше проявить сдержанность. Постарайтесь также не теребить волосы и не делать других жестов, свидетельствующих о том, что вы нервничаете.