Как исправить ошибку в трудовой — бумажной и электронной? Компактный гайд
HR-эксперт Мощагина: почти любую ошибку в трудовой можно исправить через работодателя . Даже одна неверная буква в трудовой книжке может стать проблемой и для сотрудника, и для работодателя. В большинстве случаев ошибку можно исправить — сделать это можно и в бумажной, и в электронной версии документа. Как именно скорректировать данные и когда придётся делать дубликат? «Секрет» узнал у HR-эксперта.
Как внести исправления в бумажную трудовую
Если проблема на титульном листе:
- неверные данные зачёркивают одной чертой, а верные записывают в той же строке;
- если места в строке не осталось, то исправленный вариант вписывают сверху.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают название и реквизиты документа, на основании которого вносили изменения. Запись должен заверить работодатель или уполномоченное лицо подписью и печатью, если она есть у организации.
Но не все неверные данные можно просто зачеркнуть — так поступать нельзя с информацией об образовании и специальности. Чтобы их исправить, нужно вписать верные сведения в свободной строке или через запятую, если места не осталось.
Нередко ошибки встречаются в записях об увольнении, например, неверно указывают дату или реквизиты приказа. Здесь исправление чуть сложнее — работодатель должен:
- в графе 1 поставить порядковый номер;
- в графе 2 вписать дату внесения записи;
- в графе 3 указать, что предыдущая запись недействительна, а ещё прописать основание;
- в графе 4 внести номер приказа, на основании которого вносят изменения.
Кто может исправить ошибку в трудовой
Сделать это может кадровый работник или другое уполномоченное лицо, а также руководитель фирмы или индивидуальный предприниматель. Исправлять ошибку должна та организация, которая её допустила. Но в отдельных случаях это может сделать другая компания:
- если организация реорганизована (запись исправляет её правопреемник);
- если организация ликвидирована;
- если индивидуальный предприниматель прекратил деятельность.
Чтобы исправить ошибку другого работодателя, нужно получить от него документ об ошибке. Например, справку с данными, когда принят сотрудник. В ней должны быть указаны номер приказа, должность и структурное подразделение. Или можно использовать заверенную копию приказа о приёме, переводе и увольнении.
Какого-то конкретного перечня документов, на основании которых нужно вносить изменения за предыдущего работодателя, нет. А после ликвидации фирмы документ об ошибке вообще не потребуется.
Когда придётся делать дубликат трудовой книжки
Таких ситуаций всего три:
- книжку потеряли;
- книжка пострадала и пришла в негодность (её залили, разорвали и так далее);
- в книжку внесли запись, позже признанной недействительной (внесённой ошибочно или признанной незаконной судом), и теперь сам работник настаивает на выдаче дубликата.
В этом случае работодатель выдаёт дубликат трудовой книжки по заявлению работника в установленные сроки — не более 15 рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Как внести исправления в электронную трудовую
Чтобы скорректировать данные в электронной книжке, достаточно попросить об этом своего работодателя. Он отменит ошибочную запись и при необходимости впишет верные сведения.
Важно: корректирующий отчёт он должен направить до 25 числа месяца, в котором сотрудник обратился с заявлением.
Если у сотрудника сохранилась бумажная трудовая книжка, а есть неточности в выписке, то можно обратиться в отделение СФР или отправить заявление на «Госуслугах». В заявлении нужно будет заполнить сведения о периодах работы и приложить подтверждающие документы — трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, которые выдавал работодатель.
Изменения в электронную книжку внесут как раз на основании ваших документов — сделать это должны без проблем.