Опубликовано 28 октября 2021, 23:27
2 мин.

Что такое накладная. Объясняем простыми словами

Накладная — это сопроводительный документ, который идёт вместе с товаром и подтверждает его передачу от одного владельца другому.

Что такое накладная. Объясняем простыми словами

Продавец отгружает товар с накладной, перевозчик может предъявить этот документ ГИБДД во время проверки, а покупатель подписывает бумаги, принимая товар (если, конечно, у него нет претензий к объёму и качеству прибывшего груза).

Накладные относятся к документам первичного бухгалтерского учёта. Они служат подтверждением расходов как для самой компании, так и для налоговой.

Есть разные формы накладных.

Товарная оформляется, когда груз доставляет либо сам продавец, либо его забирает покупатель. На основе накладной продавец списывает стоимость товаров в бухучёте, а покупатель оприходует полученные материальные ценности.

Товарно-транспортную накладную оформляют, если товар перевозит транспортная компания.

В транспортной накладной, в отличие от первых двух, нет товарного раздела, этот документ лишь подтверждает факт доставки и выполнение услуг по перевозке.

Ещё бывает накладная на отпуск материалов на сторону — её оформляют при передаче материалов со склада сторонним организациям или филиалам своего предприятия.

Требование-накладная нужно для учёта движения материальных ценностей между отделами или цехами одного предприятия.

Обычно в накладной указывают:

  • вид, количество и стоимость товара;
  • ставку и величину НДС;
  • реквизиты покупателя и продавца, их подписи и печати;
  • в транспортных и товарно-транспортных накладных — также информацию о том, кто перевозит товар.

Пример употребления на «Секрете»

«Отсутствие нужных накладных легко может привести к недостоверности баланса, а это и невозможность правильно посчитать дивиденды, и проблемы с получением кредита. Кроме того, только документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт».

(Сооснователь онлайн-сервиса «Кнопка» Евгений Кобзев — об ошибках начинающих (и не только) предпринимателей.)

Нюансы

В комплекте с товарной накладной часто идёт счёт-фактура. Оба документа выписывают при отгрузке товара или при переходе права собственности, но накладную в момент отгрузки, а счёт-фактуру можно выдать в течение 5 дней после. Хотя во многом эти документы дублируют друг друга, один не заменяет другой. Товарная накладная предназначена для учёта материальных ценностей, а счёт-фактура — для учёта НДС.

Для упрощения документооборота была разработана единая форма, соединяющая в себе товарную накладную и счёт-фактуру, — универсальный передаточный документ (УПД).

Факт

И накладные, и универсальный передаточный документ можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронная накладная составляется в одном экземпляре, состоящем из двух частей. Одну часть заполняет и подписывает продавец, вторую — покупатель. Для использования электронных накладных и у продавца, и у покупателя должна быть электронная подпись.

Статью проверил:

Что такое накладная. Объясняем простыми словами

Евгений Кобзев, сооснователь бухгалтерского сервиса «Кнопка»