Судьбоносные строки. Как правильно составить сопроводительное письмо и зачем оно нужно
Зачем вообще нужно сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо — поясняющее или дополняющее письмо, которое соискатель прилагает к пакету документов при отклике на ту или иную вакансию. Оно помогает привлечь к себе внимание и вступить в диалог с работодателем ещё до того, как он увидел ваше резюме.
Вне зависимости от того, какой платформой вы пользуетесь (профильный сайт, социальная сеть, электронная почта), рекрутер сперва прочитает сопроводительное письмо, а лишь затем откроет вложение с CV.
Опрошенные «Секретом» эксперты считают, что желательно всегда прикреплять сопроводительное письмо к резюме, ведь в связке они работают более эффективно. Ежедневно рекрутеры просматривают десятки, если не сотни откликов соискателей, а удачно написанное сопроводительное письмо выделяет их в общей массе. Помимо этого, сопроводительное письмо показывает, что кандидат замотивирован, подчеркнула директор по персоналу Oberon Элина Кудишина.
При этом большинство соискателей игнорируют этот аспект, считая сопроводительное письмо ерундой, отметила HR-менеджер «Зарплаты.ру» Юлия Избякова. Сейчас же на рынке труда сложилась ситуация, когда специалистов на рынке стало больше, а работающих компаний, наоборот, меньше — и за их внимание приходится бороться, подчеркнула генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner Инна Анисимова.
«Сопроводительное письмо — максимально недооценённый кандидатами инструмент продвижения на рынке труда. Чуть-чуть статистики: в среднем из 10 кандидатов где-то 2–3 пишут сопроводительное письмо и чаще всего такого содержания: "Добрый день! Вот моё резюме на вакансию". Есть ли смысл писать вот такие письма? Нет. Добавляют ли они конкурентные преимущества? Нет. Но задумайтесь, если так мало людей пишет продающие сопроводительные письма, это ведь классный инструмент дополнительного промоушена среди конкурентов», — рассказала «Секрету» карьерный консультант Елена Гируцкая.
Из последнего кейса моего клиента: на собеседовании, куда его пригласили, HR честно призналась — сейчас такой большой поток кандидатов (за два дня на эту вакансию поступило 350 откликов), что они реально не успевают смотреть все резюме. На вопрос клиента, почему пригласили именно его, она ответила: «Вы чуть ли не единственный, кто написал понятное и продающее сопроводительное письмо, и я поняла, если человек уже так хорошо изучил нас и понимает, чем может быть полезен, его нельзя упускать». Оффер клиенту, кстати, сделали сразу на интервью.
Иногда компании используют сопроводительные письма, чтобы сразу отсеять невнимательных и не слишком заинтересованных кандидатов.
«Чтобы отсечь кандидатов, HR даёт задание после описания вакансии: "Если вы дочитали до конца, начните сопроводительное письмо с фразы такой-то". В этом случае письмо даст понять, что вы заинтересованы», — пояснила Анисимова.
Ещё сопроводительное письмо точно понадобится кандидатам, к резюме которых могут возникнуть вопросы. Например, если у человека были длительные паузы в карьере, частая смена работы или непродолжительная занятость.
Каким должно быть сопроводительное письмо
Размер
Опрошенные «Секретом» специалисты уверяют — не стоит писать больше 1–3 абзацев (а некоторые считают достаточными всего несколько строк).
Упомяните самую важную информацию (какую — расскажем ниже). Большие куски текста плохо воспринимаются читателем, отметила HR-бизнес-партнёр сервиса по поиску временных исполнителей GigAnt Екатерина Перелетова, и вызывают ассоциацию с учебниками, что точно не добавит очков кандидату. Чем больше письмо, тем меньше шансов, что его дочитают.
Также стоит уделить внимание структуре материала. Если вы пришлёте сплошной текст, рекрутер может прийти к выводу, что автор письма не способен сформулировать собственные мысли, вычленить главное и правильно себя преподнести.
Не зацепит рекрутера и слишком короткое сопроводительное письмо. Некоторые кандидаты ограничиваются единственной фразой: «Заинтересовала ваша вакансия, прошу рассмотреть мою кандидатуру». Ценности у такого письма будет немного.
Стиль
Универсальный вариант для сопроводительного письма — деловой стиль. При этом старайтесь не использовать громоздкие конструкции и слишком сложные предложения.
Сопроводительное письмо — это деловой документ, поэтому стиль письма должен быть официальным и бизнес-ориентированным. Не стоит шутить, использовать просторечные выражения, заигрывать с работодателем. <...> Избегайте канцеляризма и избитых штампов, таких как «стрессоустойчивый», «коммуникабельный», «быстрообучаемый». Подобные слова уходят в «слепую зону» и не несут в себе смысловой нагрузки.
Стиль письма также может зависеть от компании, для которой его готовят. Член управляющего комитета Ассоциации карьерного консультирования и сопровождения Александра Имаева рекомендует обращать внимание на то, в каком стиле написано само объявление о вакансии: на ты или на вы, сухим официальным или более ироничным языком.
В творческих профессиях вполне допустимо отойти от делового стиля. Более того, оригинальный подход может сыграть на руку.
Например, в одну из компаний я искала UX/UI-дизайнера с «чистыми» работами и здоровым перфекционизмом. В сопроводительном письме кандидат написал «Меня трясёт, когда кастрюля не влезает в холодильник. Когда принимаю душ, а все полотенца забрали. Когда по всему сайту за мной мчится кнопка "Позвонить вам?", подпрыгивая и трясясь. Когда приходится писать слово "трясясь". Когда в раковине лежит ложка с гречкой, которую не помыли сразу. Когда кто-то не понимает, что этот текст очень тесно связан с UX». Это был успешный кандидат.
Немаловажную роль играет и грамотность — сопроводительное письмо без ошибок произведёт положительное впечатление, отметила партнёр компании «ШАГ Консалтинг» Елена Кисель.
Что должно быть отражено в письме
Приветствие
Фраза «доброго времени суток» в принципе ошибочна и не соответствует речевому этикету — используется традиционные «доброе утро/добрый день/добрый вечер». Проверьте, не ошиблись ли в имени HR-менеджера и названии вакансии.
Заинтересованность в вакансии
Нужно объяснить рекрутеру, почему вы откликнулись на вакансию и чем именно она вас привлекла. Написание письма не должно быть самоцелью — важно не просто написать текст, а подготовить содержательное и подходящее обращение к рекрутеру, рассказал менеджер по персоналу iConText Group Иван Румянцев. Персонализированность сопроводительного письма — чуть ли не самый важный фактор.
«Вы должны продемонстрировать личную заинтересованность в проекте. Это поможет создать своеобразный мостик между вами и работодателем, и повысит уровень доверия к вам. Поэтому для каждой компании сопроводительное письмо лучше писать индивидуально», — пояснил он.
Также стоит описать перспективы, которые вы для себя видите. Можно сфокусироваться на сфере деятельности фирмы, интересных задачах или возможности участвовать в крупных проектах. А вот писать о том, что вас привлекает близость офиса к дому, эксперты не рекомендуют — это обесценит всё письмо.
Есть и другие способы демотивировать рекрутера.
«Самые распространённые посылы в сопроводительном резюме, которые отталкивают: жду вашего звонка (и всё); возможно, было бы интересно; я о вас ничего не знаю, хочу узнать», — заявила директор по организационному развитию электронной торговой площадки «Росэлторг» Виктория Яшина.
Компетенции соискателя
Коротко расскажите о двух вещах: опыте работы и наиболее заметных достижениях. Дублировать резюме не нужно — всё-таки это совсем разные тексты. Письмо должно дополнять резюме и при этом не противоречить ему.
Сопроводительное письмо стоит писать в формате PVP (personal value proposition — личностное ценностное предложение), отметила карьерный консультант Елена Гируцкая. Опишите себя как уникальное предложение рынку труда и конкретному работодателю.
Письмо должно отвечать на два вопроса:
- Зачем вы этой компании? Это в первую очередь описание soft и hard skills, полученного за годы карьеры опыта и выполненных проектов. Через призму запроса компании необходимо рассказать о себе, подсветив в сопроводительном письме то, что важно и нужно работодателю.
- Зачем эта компания вам? Здесь нужно объяснить собственную мотивацию. Предварительно определите для себя, чем компания вам интересна (её ценности, клиенты, амбиции и проекты), какие проблемные зоны и зоны для развития есть у компании, а также какие решения вы можете ей предложить.
Ориентироваться стоит на пункты, указанные в вакансии. К примеру, можно рассказать:
- что вы уже сталкивались с подобными обязанностями и знаете, как действовать и с какими подводными камнями можно столкнуться;
- что у вас есть отличная клиентская база и вам потребуется всего неделя, чтобы войти в должность и продемонстрировать первые результаты;
- как вы решите те или иные задачи (как организуете процесс, какие используете ресурсы, какой период потребуется и так далее);
- какие личностные качества помогут вам справляться с задачами в отсутствие релевантного опыта;
- что позиция станет для вас шагом вперёд и вы будете рады учиться новому.
Здесь сработает и главное правило составления резюме — используйте конкретные цифры и факты, отметил руководитель HR-отдела IT-компании Smart World Владислав Нефедов. По его словам, при рассмотрении кандидатов выиграет тот, как сможет предоставить конкретный кейс — какие показатели и как удалось улучшить. Такие детали помогут соискателю презентовать себя с выгодной стороны.
При этом избегайте и не делайте громких заявлений, даже если вы на сто процентов уверены в своих силах и считаете себя классным специалистом. И не забывайте говорить правду и только правду.
«Не стоит писать о навыках, которых у вас нет, или неподходящих для данной позиции, ведь опытный HR-специалист сразу же выяснит, что информация ложная», — подчеркнула HR-менеджер «Зарплаты.ру» Юлия Избякова.
Коротко о зарплате
Обозначьте уровень рассматриваемой зарплаты, если этого требует вакансия или вы хотите отсечь неподходящих работодателей.
Если в тексте вакансии есть просьба указать желаемый уровень зарплаты, нужно сообщить об этом коротко и ясно — например, «рассматриваю предложения по зарплате от 100 000 рублей на руки». Не стоит шутить на эту тему. Я сталкивалась с различными ответами, похожими на: «Пока хватит на помадку, а там посмотрим». Несерьёзный тон перечёркивает весь опыт и ценность резюме.
Здесь же можете поблагодарить незримого читателя (эйчара или потенциального руководителя) за уделённое вам время.
Рекрутеры также не рекомендуют рассказывать в сопроводительном письме о своей личной жизни — в частности, семейном положении, количестве детей и домашних животных или хобби.
Заключение
Завершить сопроводительное письмо нужно личной подписью. Затем необходимо указать контакты, по которым с вами можно связаться — подойдут адрес электронной почты и номер мобильного телефона с указанием доступных мессенджеров.
Дополнительно
Если вы откликаетесь на вакансию через социальные сети, мессенджеры или электронную почту, приложите к письму резюме (отдельным файлом или ссылкой, если оно размещено в облачном сервисе) и портфолио при необходимости. На специальных сайтах рекрутер получит резюме и портфолио автоматически.
Коллаж: «Секрет фирмы», freepik.com, Unsplash