Что такое закрывающие документы. Объясняем простыми словами

Проще говоря, это документальное подтверждение того, что стороны полностью выполнили условия договора, не имеют друг к другу никаких претензий и расплатились по всем своим обязательствам. Оно необходимо для налогового и бухгалтерского учёта.

Перечень закрывающих документов меняется в зависимости от вида сделки. Их составляют в нескольких экземплярах — минимум по одному для каждой из сторон сделки, так как юридической силой обладают только оригинальные документы.

Закрывающие документы необходимо оформлять либо на бумажном носителе, либо в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Второй вариант более распространён. В частности, налоговая принимает документы именно так.

Пример употребления на «Секрете»

«Объясню на примере: бухгалтеру нужны закрывающие документы для выплаты и закрытия отчёта. И вот этот бедный бухгалтер названивает курьеру и говорит: "Пришли мне чек", — а тот, например, плохо говорит по-русски, не понимает, зачем ему сейчас искать какой-то чек».

(Сооснователь и CЕO Jump.Finance Антон Кириллов объясняет, кому может пригодиться его онлайн-сервис.)

Нюансы

Первичные документы бывают:

• по объёму: первичные и сводные;
• по назначению: распорядительные и выполняющие;
• по способу заполнения: комбинированные и строгие;
• по виду операций: разовые и накопительные;
• по месту составления: внешние и внутренние.

Основные виды закрывающих документов:

• счета-фактуры;
• накладные;
• акты выполненных работ.

Также список закрывающих документов может включать различные чеки, банковские выписки, кассовые ордера, квитанции и другие свидетельства платёжных операций.

Каждая компания вправе самостоятельно определять форму закрывающих документов, но по закону бумаги обязаны содержать ряд реквизитов:

• название документа;
• название экономического субъекта, который составил договор;
• дата составления;
• описание предмета соглашения, то есть перечисление услуг или товаров, о которых договорились стороны;
• чёткое измерение предмета договора, которое выражается в денежном и/или количественном виде с указанием единиц измерения;
• наименование должностных лиц, ответственных за сделку;
• их подписи.

Факт

Закрывающие документы относятся к первичным учётным документам.

Статью проверила:

Мария Ермилова, к. э. н., доцент кафедры финансов устойчивого развития РЭУ им. Г. В. Плеханова