Что такое первичный документ. Объясняем простыми словами

Проще говоря, все свои хозяйственные операции, связанные с изменением количества денег или имущества, компания должна фиксировать документально. Это требование закона.

В кассу поступили деньги — оформляем приходный кассовый ордер, выдали деньги из кассы — заполняем расходный кассовый ордер. Завершили выполнение работ — подписываем акт сдачи-приёмки.

Всё это, а также чеки, транспортные и товарные накладные, расчётно-платёжные ведомости и многие другие документы на бухгалтерском сленге называют первичкой. Такие документы — как бы первые юридические следы совершённых компанией действий.

Примеры употребления на «Секрете»

«Налоговый орган, по данным первичных документов, может полностью отказать в признании расходов по операциям с контрагентами по принятию товаров на учёт, не удостоверившись в фактическом списании этих товаров в заявленной сумме в состав себестоимости».

(Главный налоговый консультант юридической фирмы Tax Compliance Юлия Павлова — об ошибках ФНС при начислении налогов.)

«(Необходимо) проверить, на все ли товарно-материальные ценности есть первичные бухгалтерские документы».

(Адвокат Андрей Саунин — о том, как бизнесу подготовиться к визиту силовиков.)

Нюансы

• Первичный документ оформляется непосредственно в момент проведения операции или сразу после её окончания, если нет возможности заниматься оформлением в процессе.
• Далее информация из первичного документа переносится в так называемые учётные регистры (кассовую книгу, карточку учёта основных средств и т. п.). На документе делается отметка о его учтении — чтобы исключить повторы.
• Первичные документы после их использования нужно хранить пять лет. В течение этого времени налоговая может запросить их в любой момент для проверки организации и её контрагентов. И если какой-то расход или доход не получится подтвердить, то сумма вычетов изменится. За отсутствие первичных документов или непредставление их налоговикам организацию могут оштрафовать.

Также первичные документы могут потребоваться в суде при спорах с контрагентами и даже в случае претензий со стороны силовых ведомств.

• Каждая организация сама определяет формы первичных документов, которые она использует. Можно применять унифицированные формы, утверждённые Росстатом для разных типов операций.

Главное, чтобы первичный документ содержал следующую информацию:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание хозяйственной операции;
• размер натурального и (или) денежного измерения операции с указанием единиц измерения;
• наименования ответственных должностных лиц;
• их подписи.

Исключение составляют документы, формы которых установлены федеральными законами, например кассовые документы.

Статью проверил:

Евгений Кобзев, сооснователь бухгалтерского сервиса «Кнопка»