Что такое инвойс. Объясняем простыми словами

Продавец выставляет инвойс покупателю в качестве требования платежа или для подтверждения легального происхождения полученных денег. В отличие от российского счёта, в инвойсе нужно прописывать условия сделки, а также давать детальное описание каждой позиции.

В России инвойсы используют при совершении международных сделок. Например, компания поставляет в Европу партию валенок. Ей потребуется оформить обычный счёт на оплату для сдачи в налоговую службу и инвойс в нескольких экземплярах — этот документ нужен зарубежному контрагенту для внутренней бухгалтерии, а также сотрудникам российской таможни.

По инвойсу таможня рассчитает налоги и пошлины на товары. Банки используют его для валютного контроля. Программист, дизайнер или переводчик, выполняющий заказы для зарубежных клиентов, тоже может выставить им инвойсы. Житель Приморья, решивший купить в Японии подержанный автомобиль, будет оплачивать инвойс от японского продавца.

Пример употребления на «Секрете»

«Стартап MarketInvoice первым реализовал проект по торговле накладными. Ребята взяли традиционный популярный банковский продукт — факторинг, придумали, как его сделать лучше, и реализовали проект по превращению инвойсов в торгуемый ликвидный инструмент привлечения кредитных средств».

(Сооснователь компании ID Finance Александр Дунаев о стартапах, которые меняют мировую финансовую систему.)

Ошибки в употреблении

Иногда из-за схожей формы инвойс путают со счётом-фактурой, однако в России у этих документов разное назначение. Счёт-фактура нужна для налогового контроля и учёта НДС. Инвойс необходим банкам для валютного контроля — чтобы убедиться в законности получения оплаты. А также таможенникам, чтобы рассчитать пошлины.

Нюансы

Различают два вида инвойсов: коммерческий инвойс (commercial invoice) и проформу-инвойс (proforma invoice).

Первый — это обычный вариант инвойса, официальное основание для проведения оплаты покупки. Проформа-инвойс составляется в тех случаях, когда покупатель вносит частичную предоплату за товар или услугу. В основном он выглядит так же, как и обычный инвойс, за исключением того, что некоторые сведения в этом документе неокончательные или неподтверждённые (например, неизвестен точный объём работ по переводу с отсканированных страниц или по разработке макета сайта).

В России нет утверждённой стандартной формы для инвойса, однако существует ряд правил для его заполнения. В инвойсе должны быть:

• дата оформления и (если есть) номер документа;
• реквизиты заказчика, исполнителя и получателя;
• наименование и количество товаров и услуг с детальным описанием каждой позиции;
• цена и общая сумма сделки с обозначением валюты заказчика;
• порядок передачи товара или услуги покупателю — например, стороны могут использовать правила «Инкотермс»;
• подпись и (при наличии) печать лица, которое выставляет инвойс.

Факты

Инвойс оформляют на языке заказчика и (или) на английском языке. Например, российская компания закупила в Китае партию одежды. Китайский поставщик выставил ей инвойс на английском. Для соблюдения российских законов заказчику нужно перевести документ на русский. Сделать перевод может сотрудник компании-заказчика, например, бухгалтер. Российские продавцы, как правило, сразу выставляют инвойс на русском и английском языках.

При выполнении услуг достаточно двух экземпляров инвойса — по одному для каждой из сторон. При поставке товаров выписывают оригинал и пять копий документа, которые распределяются между отправителем, получателем, перевозчиком и идут вместе с самим грузом.

Статью проверил:

Артём Ступак, тренер бизнес-школ РГУ нефти и газа (НИУ) имени И. М. Губкина, РАНХиГС, Финансового университета при Правительстве РФ