Вопрос. Стоит ли нанимать секретаря?

Эксперты регулярно говорят о смерти профессии секретаря — многие его функции теперь могут выполнять сервисы и программы. Тем не менее для многих наличие такого сотрудника остаётся символом успешности бизнеса. «Секрет» спросил предпринимателей и руководителей, насколько целесообразно сегодня нанимать секретаря.

Анастасия Сизова Сооснователь AistBox

На старте нашего проекта основатели занимались абсолютно всеми вопросами в компании. Очень долго нам казалось, что надо ещё немного потерпеть — и мы сможем позволить себе нанять помощника. Время шло, каждый день возникали новые проблемы, и мы постоянно оттягивали голубую мечту делегировать часть работы.

Помощник нужен компании обязательно, но его функционал полностью зависит от специфики бизнеса. В тот момент, когда мы поняли, что погрязли в туалетной бумаге и ответах на обратную связь вместо того, чтобы развивать бизнес, мы нашли нашего первого помощника. Не секретаря, а именно помощника. В малом бизнесе руководитель вполне в состоянии сам следить за своим графиком и делать нужные звонки, а вот переложить на плечи другого сотрудника ежедневную рутинную мелочь — это очень важно. Ищите своего идеального помощника — и уже через неделю вы почувствуете, что не занимаетесь беготнёй из-за мелочей, а тратите время и силы на развитие своей компании.

Аскар Рахимбердиев Сооснователь облачного сервиса для управления торговлей «МойСклад»

Работа секретаря — обезьяний труд. Её не должно быть в современном мире, потому что сам по себе секретарь не создаёт компании добавленной стоимости. Сейчас это рудимент. Всё, что сегодня делают айтишные компании, потихоньку убивает эту профессию. Электронная почта с функциями календаря, напоминаний, заметок, хранения билетов, мессенджеры типа Slack и другие инструменты для организации работы — это самые серьёзные и правильные конкуренты секретаря. Думаю, в современных компаниях, стремящихся работать быстро и эффективно, таких сотрудников всё меньше или вовсе нет. Вслед за секретарями кануть в Лету должны бухгалтеры и охранники — и тогда жить станет совсем хорошо.

Александр Трифонов Основатель правового сервиса 48Prav.ru

Обязательно! Основная функция секретаря — помощь в организации рабочего пространства и ведении графика деловых встреч. Это функционально и на 100% необходимо для эффективной работы. Мы стараемся не сотрудничать с адвокатами, у которых нет офиса и секретаря-помощника. Конечно же, есть и ряд других критериев, но наличие помощника — это одно из обязательных требований. Адвокату нужно взаимодействовать с коллегами по цеху, клиентами, судьями, приставами, должностными лицами. Порой дозвониться до них нереально, и с такой задачей справится только секретарь. Опять же он поможет вести график: судебные заседания не должны пересекаться с деловыми встречами.

Евгений Карюк Исполнительный директор компании «Биплан»

Секретарь был, есть и будет в нашей компании, потому что это удобно и целесообразно. Не стоит ждать, что наличие секретаря поменяет отношение к компании со стороны, но его отсутствие способно нагрузить лишней работой других специалистов. Такая проблема со временем может сказаться на систематизации рабочего процесса и итоговом результате. Мы не поручаем секретарю непрофильных задач и чётко отдаём себе отчёт, что она должна делать, как справляться и какого результата нам стоит ждать. В итоге мы очень довольны нашим сотрудничеством.

Помимо прочего секретарь — это первый человек, встречающий клиента. Конечно, это не ключевой фактор в работе, но произвести приятное впечатление на гостя и порадовать его внешним видом сотрудницы точно можно.

Дарья Супрунова Специалист по управлению персоналом, юрист

Вам стоит нанять секретаря, если вы готовы делегировать, у вас много документов и приоритетов или если вам хочется, чтобы у офиса была добрая хозяйка, создающая атмосферу и уют. Но ни в коем случае не нанимайте секретаря, если специфика вашей деятельности предполагает постоянное личное общение с клиентом, а также если вы злобный психованный человек, которому надо сливать энергию или питаться чужой.