«Лучше честно». Как избежать конфликта интересов на работе: основные шаги

Конфликт интересов не всегда очевиден даже для его участников. Часто, используя свои должностные полномочия в личных целях, люди даже не задумываются, что делают что-то не так.

Примеры конфликта интересов:

• Работник рекомендует на должность человека, умалчивая о своих родственных или дружеских связях с ним или о вознаграждении, обещанном ему за рекомендацию. При этом не учитывается, насколько реально человек подходит на эту должность, или даже сотрудник помогает соискателю схитрить, чтобы убедить работодателя в его компетентности.
• Сотрудник сохраняет полученные по работе контакты клиентов и спустя некоторое время начинает предлагать им свои услуги неофициально без ведома работодателя, по сути, вступая с ним в конкуренцию.
• Сотрудник по работе получает доступ к конфиденциальной информации, которую может использовать в своих интересах или интересах третьих лиц (например, инсайдерские знания о планах на покупку/продажу крупного пакета акций можно использовать, чтобы прогнозировать цены на бирже).
• Сотрудник умалчивает о своей параллельной (внештатной) работе на конкурирующую фирму и использует знания, полученные на одной работе, чтобы продвигаться на другой и дать одному из работодателей преимущество.
• Сотрудник состоит в браке с человеком, работающим в конкурирующей фирме, и в бытовых разговорах делится важной информацией, попадающей под соглашение о неразглашении.
• Сотрудник делает выбор в пользу того или иного контрагента в силу личных симпатий или вознаграждения/подарка, полученного от него (а это уже практически взятка).

Как избежать конфликта интересов

Подумать о возможном конфликте интересов лучше с самого начала, утверждают опрошенные «Секретом» эксперты.

Александр Боднар, гендиректор ГК «Рюрик», посоветовал заняться этим вопросом на уровне управления компании:

1. Определить наиболее уязвимые зоны в компании с точки зрения потенциального конфликта интересов.
2. Разграничить права доступа сотрудников разных функциональных подразделений внутри корпоративной сети, чтобы снизить количество потенциально чувствительной информации в распоряжении одного человека.
3. Создать регламент управления риском конфликта интересов.
4. Внедрить методы управления конфликтом интересов во все бизнес-процессы.
5. Создать структуры, которые будут управлять конфликтами интересов и мониторить их (ревизионная комиссия, служба внутреннего аудита, служба корпоративной безопасности и т. п.).

Превентивные меры

Но любой регламент не будет работать, если с ним никто не ознакомлен и если допущены ошибки на самом раннем этапе — приеме сотрудников и составлении трудовых договоров с ними. (Этот же этап крайне важен, если в компании в целом нет системного подхода к управлению конфликтами интересов).

Перед приемом на работу компании стоит проверить кандидата на потенциальные конфликты. Как минимум — чтобы заранее о них знать.

Например, стоит проверить кандидата на предмет наличия самозанятости или ИП, отметила Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка». Также некоторые работодатели проверяют наличие у кандидата родственников на административных должностях в прямо конкурирующих компаниях и т. п.

На следующем этапе — при составлении и заключении трудового договора — эксперты рекомендуют обезопасить себя от конфликтов интересов, прописав соответствующие пункты в документах. Например:

• обязательство сообщать о потенциальных конфликтах интересов;
• Ограничения на использование конфиденциальной информации.
• правила работы с клиентами и партнеёрами.

Важно не только прописать эти пункты, но и объяснить их сотрудникам. Люди должны понимать, почему эти правила существуют и как их соблюдать, отмечают опрошенные эксперты.

Что делать, если конфликт интересов может возникнуть или уже возник

В идеальной ситуации работник, замечающий, что какие-то его действия или личные связи создают потенциальный или уже реальный конфликт интересов на работе, сам должен честно рассказать об этом работодателю. Как правило, в этом случае работодатель идёт навстречу, оценив откровенность сотрудника, и вместе с ним решает, как этого конфликта интересов избежать.

При этом часто и работники, и работодатель допускают ошибку, думая, что если о конфликте интересов рассказали и предупредили, то он исчерпан и всё хорошо.

Иногда это действительно так: работник заранее развеял возможные подозрения работодателя, работодатель посчитал, что с таким честным человеком конфликт интересов никогда не перейдёт из потенциального в реальный.

Дмитрий Краснощёк посоветовал работодателю в любом случае проверить такого работника: к какой коммерческой информации имеет доступ, как о нём отзываются другие сотрудники и клиенты, не ведёт ли он с ними какую-то совместную работу без ведома начальства.

Если конфликт интересов всё же возник, есть не так много легальных мер, которые могут помочь выйти из этой ситуации, указала адвокат Жанна Закирова:

• временно отстранить сотрудника от задачи или должности, которая породила конфликт, в установленном законом порядке;
• перевести его на другие задачи (изменить его должность или служебное положение);
• попросить работника отказаться от выгоды, явившейся причиной возникновения конфликта интересов (отвод или самоотвод работника);
• ограничить доступ работника к закрытой информации;
• установить дополнительный контроль принятия сотрудником решений (правило второго мнения или одобрения у начальства).

Юрист Сергей Агапов указал, что особое внимание в последнем случае нужно уделить работникам, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.

Например, ответственный за подбор и расстановку сотрудников не должен даже потенциально принимать такие решения в отношении своих родственников или иных лично знакомых лиц. А ответственный за распределение или контроль использования материальных ресурсов не должен совершать такие действия в пользу себя или своих близких.

Решения за них должен принимать кто-то другой, коллега или вышестоящее начальство.

Например, врачи, даже суперпрофессиональные, принципиально не лечат и не оперируют родственников и друзей, потому что личные чувства могут помешать им принимать здравые хладнокровные решения, а это может навредить пациенту.

При этом можно мотивировать сотрудника исполнять свои обязанности честно, в том числе материальными поощрениями (при условии, что он сообщил работодателю о конфликте интересов).

Но если конфликт интересов уже реализуется и приносит ущерб компании, остаётся последнее средство: попрощаться с сотрудником.

Главное, оставаться при этом в рамках Трудового кодекса: не увольнять по незаконным или надуманным причинам, а если доказанных проступков с его стороны нет, соблюсти требования по выплате компенсаций, как полагается при увольнении по инициативе работодателя.