Временные трудности. Через что приходится проходить компаниям и россиянам, работающим в разных часовых поясах

Компаниям, у которых есть филиалы в разных городах России и мира, приходится организовывать рабочий процесс, учитывая разные часовые пояса. Когда специалисты из одного филиала идут в офис, другой офис уже пустеет: все расходятся по домам. Из-за этого возникает много проблем коммуникации, у рядовых работников сдвигаются рамки рабочего времени — иногда их «по делу» могут потревожить среди ночи коллеги или клиенты из другого региона. Или другой страны. «Секрет фирмы» спросил у предпринимателей, экспертов и простых россиян, как они организуют работу в разных часовых поясах.

Временные трудности. Через что приходится проходить компаниям и россиянам, работающим в разных часовых поясах

«Когда в Хабаровском крае рабочий день заканчивался, в Москве было только 10 утра»

В России действует 11 часовых зон. Крупным предприятиям, которые работают с клиентами со всей страны, часто приходится менять график работы, буквально подстраиваясь под рабочий день клиента. И это сильно выматывает сотрудников.

Мнение эксперта
Сергей Гуськов
управляющий директор компании по производству пакерного и устьевого оборудования Packer Tools LLC

Мы одновременно работали над тремя проектами — в Московской, Свердловской областях и Хабаровском крае. Разница во времени между первым и последним составляет 7 часов. Когда в Хабаровском крае рабочий день заканчивался, в Москве было только 10 утра. Рабочий день у всех растягивался, и от этого все намного быстрее уставали.


По опросам, 69% сотрудников в России задерживаются на работе. Но даже это не гарантирует быстрое выполнение заказов, если клиент живёт по другому времени.

Мнение эксперта
Евгений Кудрявцев
владелец компании по ремонту автомобилей VolvoObuhovo

Мы работаем с Южно-Сахалинским регионом, где разница во времени составляет 8 часов. И если мы получаем посылку от клиента в 13:00 мск, то уже не можем обсудить с ними особенности ремонта оборудования. Два-три часа, которые обычно уходят на согласование, растягиваются на несколько суток.


Ещё одна проблема, с которой сталкиваются российские специалисты, — это экономическая централизация на Московском регионе. Многим областям РФ приходится работать по неудобному графику из-за большой разницы во времени со столицей.

В России распространены звонки после 7–8 часов вечера по рабочим вопросам как от руководителей, так и от клиентов. Некоторые из них забывают про разницу во времени, а кто-то считает такую практику вполне нормальной.

Но, по статистике, 58% россиян поддержали бы закон, который запретил бы начальникам беспокоить их телефонными звонками в нерабочее время.

Мнение эксперта
Анастасия Карасёва и Мария Момзикова
младший научный сотрудник Центра социальных исследований Севера, лаборант Центра МАСТ при Европейском университете в Санкт-Петербурге и младший научный сотрудник Тартуского университета соответственно*

В городах Дальнего Востока разница во времени ощущается во многих областях жизни: в работе, обучении, общении с родственниками и друзьями из других часовых поясов. Как показало наше социально-антропологическое исследование во Владивостоке и Магадане, с западными часовыми поясами работают жители Дальнего Востока с разными специальностями: от высокопоставленных госслужащих и руководителей подразделений крупных организаций до рядовых работников, а также преподавателей, медработников, психологов, юристов и других экспертов. Основная проблема, возникающая при большой разнице во времени, — узкое «окно коммуникации» в 2–3 часа, когда можно комфортно решать рабочие вопросы. Часто дальневосточной стороне приходится задерживаться в офисе до поздней ночи или сдвигать начало смены на середину дня. Это сильно фрустрирует многих сотрудников.


Мнение эксперта
Мария Ларионова
тендерный специалист

Я живу в Ярославле, и у нас 5 часов разницы с Иркутском. Из-за этого в работе я столкнулась с проблемой очень ранних звонков, когда контрагенты забывают, что я живу не по их времени.


«Самый тяжёлый опыт в моей многолетней практике был при работе с США»

Процесс глобализации привёл к тому, что границы между странами стёрлись и международное сотрудничество стало обыденностью. Но из-за разницы в часовых поясах появились сложности с выстраиванием рабочего процесса.

Мнение эксперта
Николай Журавлёв
генеральный директор компании «Эксперты бизнес-планирования»

Нашей компании сложнее всего работать с Калифорнией: ритмы полностью не совпадают. Мы проводим видеоконференции в 7 утра, а на другом конце земного шара у коллег ещё 8 вечера предыдущего дня.


Главная проблема при общении с клиентами и партнёрами из других стран — решение срочных вопросов. Не всегда можно получить быстрый ответ в сложной ситуации.

Мнение эксперта
Артём Малышев
генеральный директор компании – поставщика сибирских товаропроизводителей «Планета Сибирь»

Разница во времени с основными поставщиками у нас составляет 4 часа. После 14–15 часов по московскому времени мы уже не можем договориться с ними по каким-либо вопросам. Но с другой стороны, приходится чаще использовать email. А там, где больше письменной коммуникации, — меньше недоразумений и неопределённости.


В пандемию компании столкнулись с новыми сложностями при работе в разных временных зонах. Особенно сильно это коснулось тех сфер, которые связаны с логистикой и авиацией.

Мнение эксперта
Виталий Архангельский
к. э. н., директор компании по заказу чартерных перевозок Jet.Paris — AVIAV TM

Наша компания предоставляет услуги деловой авиации. В пандемию правила полётов и пересечения границ могли поменяться буквально за час — и руководству из головного офиса во Франции приходилось решать вопросы практически круглосуточно.


При работе с зарубежными заказчиками предприниматели и эксперты постоянно делают выбор между профессиональными и личными интересами.

Мнение эксперта
Татьяна Черноглазова
ментор OpenClassrooms

Самый тяжёлый опыт преподавания в моей многолетней практике был с Западным побережьем США. Зимой у нас разница во времени — 11 часов. Из-за этого очень тяжело подобрать время для созвона в рабочие часы. К сожалению, возникает дилемма — или терять много потенциальных преподавательских часов с американскими студентами, или меньше времени оставлять на личную жизнь.


«Со временем я полюбил такой график»

Несмотря на сложности, в разнице во времени можно найти свои плюсы. Иногда это дополнительные часы, за которые можно доработать проект.

Мнение эксперта
Николай Журавлёв
генеральный директор компании «Эксперты бизнес-планирования»

С клиентами, которые находятся на Восточном побережье США, у нас полностью не совпадает график. Когда мы работаем в офисе, у них глубокая ночь. Приходится обсуждать рабочие вопросы в вечернее время. Но зато у нас всегда есть один дополнительный день на решение задач.


Работа с клиентами становится более комфортной, когда заказчики знают, что у них есть всего пара часов на принятие решения.

Мнение эксперта
Мария Ларионова
тендерный специалист

Благодаря разным часовым поясам контрагенты становятся очень дисциплинированными. Они не оставляют всё на последний момент и отвечают в рамках оговорённых сроков.


Многие проблемы также решаются сами собой. К примеру, сотрудники могут сообщить о проблеме в чате ночью и самостоятельно решить её до утра. Также происходит и с клиентами.

Мнение эксперта
Артём Ступак
сооснователь и коммерческий директор компании «АйдоЛаб»

В разных часовых поясах удобно работать с излишне эмоциональными клиентами. Они могут написать нам, и мы увидим сообщение только на следующий день. За это время клиенты часто находят информацию на сайте. А если нет, то уже готовы к более спокойному и конструктивному диалогу.


Мнение эксперта
Александр Высоцкий
основатель Visotsky Consulting

Разница в часовых поясах помогает быстро решать нестандартные ситуации. Одна из моих сотрудниц живёт в Канаде. Когда с ней связался потенциальный партнёр, она оперативно передала мне контакт, несмотря на ночное время в Москве. В итоге мы договорились о выгодном сотрудничестве. Если бы она ждала утра и передавала информацию через директора, как положено по стандартам, этот процесс бы затянулся. И не факт, что нас бы ждал успех.


Нанимая сотрудников из других регионов, можно существенно сэкономить на расходах зарплатного фонда компании.

Мнение эксперта
Екатерина Тулянкина
владелец и основатель агентства интернет-маркетинга FarosMedia

При круглосуточной работе невыгодно нанимать сотрудников в ночные смены. Лучше привлечь специалистов из разных часовых поясов. Сейчас у нас чуть более десятка модераторов, которые живут в своём графике и работают по своему часовому поясу.


Мнение эксперта
Анна Хлебникова
основательница видеопродакшена для экспертов и онлайн-образования Videoset-insta

Несколько месяцев назад у нас был опыт производства программ для московского телевидения, для которого мы отобрали редакторов из Приморья. Разница в часовом поясе была огромной, и им приходилось оперативно отсматривать материал, чтобы быстро давать правки. Благодаря этому сдача программы происходила за сутки после съёмок. Наняв редакторов в Приморье, мы хорошо сэкономили, так как избежали доплаты за ночное время работы.


Фрилансеры и удалённые сотрудники часто работают в разных часовых поясах. Поначалу это сложно, но со временем они выстраивают комфортную работу. Именно поэтому 40% сотрудников на удалёнке считают гибкий график большим преимуществом.

Мнение эксперта
Виктор Емельянов
блогер

Я живу на Бали в Индонезии уже два года и при этом работаю с клиентами из России в качестве интернет-маркетолога. Когда в Москве 16:00, в Индонезии уже 21:00. Поэтому проводить онлайн-встречи приходится поздно вечером. Со временем я к этому привык и даже полюбил такой график. Утром можно поиграть в волейбол или пинг-понг, сходить на массаж. Потом заняться блогом. И когда начнётся сильная жара, начать работать из дома.


Мнение эксперта
Вячеслав Мацукевич
системный архитектор CTDev

Быть в рассинхроне с городом очень удобно. Вам не нужно стоять в пробках. Можно ездить в полупустом общественном транспорте, закупаться в магазинах без очередей, без проблем записываться на услуги.


Лайфхаки для работы в разных часовых поясах

Как следить за временем

Трудно постоянно держать в голове несколько часовых поясов, особенно когда вы работаете с тремя-четырьмя клиентами из разных стран. Чтобы избежать путаницы, в компаниях используются различные программы и приложения.

Мнение эксперта
Татьяна Черноглазова
ментор OpenClassrooms

На мой смартфон установлено приложение time zone converter, чтобы отслеживать время в разных часовых поясах. Когда договариваешься о встрече, бывает сложно по памяти совместить свой календарь с планами собеседника.


Мнение эксперта
Николай Журавлёв
генеральный директор компании «Эксперты бизнес-планирования»

Я пользуюсь «Яндекс.Станцией». Перед тем как позвонить клиентам, всегда задаю вопрос: «Алиса, сколько времени в...» Иногда получаю ответ — «... 2 часа ночи». И понимаю, что звонок подождёт.


Также важно планировать свой день, учитывая как местное время, так и часовой пояс партнёра или клиента.

Мнение эксперта
Дмитрий Шейнкман
бизнес-коуч IPS, предприниматель, product manager

Главный мой лайфхак — это планирование. Важно расписывать все действия, встречи, события на день и неделю, определив время для синхронизации. Как правило, это московский часовой пояс. Затем нужно правильно расставить акценты. Например, проводить встречи во второй половине дня, когда уже не так много сил для решения сложных задач, но можно покреативить в переговорах.


Командировки

Руководители, которые часто ездят в другие города по работе, нашли способы, как сохранять продуктивность при резкой смене часовых поясов. И их главный совет — подстроиться под местное время.

Мнение эксперта
Сергей Гуськов
управляющий директор компании по производству пакерного и устьевого оборудования Packer Tools LLC

Как только вы прилетите в другой город, ни в коем случае не ложитесь спать днём. Дождитесь того времени, когда вы отходите ко сну дома. Но уже по новому часовому поясу. Работу можно построить двумя способами: 1. Полностью перейти на режим дня того места, где вы находитесь. 2. Чередовать работу и сон каждые 6 часов. Если же пренебрегать графиком сна и отдыха, можно быстро выгореть.


Мнение эксперта
Виктор Мартынов
генеральный директор компании «Вертолётные технологии»

Перестроить свой рабочий график намного проще, если рано начинать день. Я всегда просыпаюсь в 5 утра по местному времени, в какой бы стране ни находился. За пару часов успеваешь заниматься спортом, позавтракать и настроиться на рабочий лад.


Работа с клиентами и партнёрами

Главная проблема при работе с клиентами из других часовых поясов — это отсутствие оперативности. Поэтому важно создать круглосуточную поддержку, чтобы не потерять важных заказчиков.

Мнение эксперта
Ирина Орехова
заместитель руководителя управления КЦ «Байкал-СервисТК»

Чтобы оперативно отвечать заказчикам из 11 часовых поясов, контактные центры работают круглосуточно. Мы внедрили тикетную систему в CRM. Она позволяет операторам фиксировать все заявки и отслеживать наиболее приоритетные из них. При сложных вопросах мы стараемся отвечать клиентам в течение двух часов.


При ведении деловой переписки также есть свои тонкости. Нужно учитывать, в каких часах адресат получит ваш email.

Мнение эксперта
Артём Ступак
сооснователь и коммерческий директор компании «АйдоЛаб»

Я использую следующие правила деловой переписки: 1. Письмо должно прийти с 10 до 12 утра, когда у клиента высокая трудовая эффективность. 2. Одно письмо — один вопрос. Иначе партнёр может забыть о важных деталях. 3. Благодаря функции отложенной отправки письмо будет первым на почте и не затеряется в массе других. Если же есть какие-то срочные вопросы, я звоню клиенту напрямую.


Результат работы с заказчиком зависит от того, как будут расставлены приоритеты. Если специалист готов среди ночи ответить на срочный звонок заказчика, это может стать хорошей инвестицией в будущее компании. Клиент оценит, что под его время подстроились, и сделает хорошую рекламу.

Мнение эксперта
Леонид Хромов
продюсер, режиссёр, основатель продюсерской компании Leonid Khromov Production

При работе с людьми из разных стран важно уметь договариваться. На самом деле найти время для конференции в Skype, которое устроит все стороны, несложно. И достаточно выделить полчаса в вечернее время на рассылки писем, чтобы прочесть ответы утром.


Мнение эксперта
Александр Васильев
историк моды, коллекционер, амбассадор проекта АРТистократия

Недавно мы запустили образовательный бизнес-курс для народных промыслов. И перед нами встал вопрос, в какое время лучше всего читать лекции, ведь слушатели находятся по всей России. Наш рабочий день начинается в 6 утра, так как производство обычно работает по графику 8–16, и до этого времени нужно связаться с большинством слушателей. Онлайн-лекции для директоров и менеджеров промыслов, которые часто ездят в командировки, проводятся онлайн. В самом же курсе мы отказались от записей, чтобы слушатели смогли полностью погрузиться в учебный процесс. Приходится тщательно просчитывать время чтения лекций, чтобы оно подходило большинству студентов.


Кроме самой разницы во времени на работу также влияет менталитет. И его стоит учитывать, планируя рабочее время. Например, во многих европейских организациях рабочий день длится до 16 часов с обязательным перерывом на обед.

По словам эксперта в области налогов и рисков Дениса Мартынюка, тайцы любят работать в вечернее время. Поэтому все важные переговоры с ними лучше проводить в послеобеденное время, а финансы обсуждать после ужина.

А Алексей Рязанцев, руководитель направления закупок и разработок потребительской электроники Flame Group, автор книги «Китайцы: руководство по применению», при работе с Китаем советует знать, когда открываются их банки и в какие дни проходят национальные праздники.

Как организовать работу персонала

В компании могут быть приняты разные формы сотрудничества. И получится ли выстроить комфортную работу, зависит только от руководства.

Мнение эксперта
Анастасия Карасёва и Мария Момзикова
младший научный сотрудник Центра социальных исследований Севера, лаборант Центра МАСТ при Европейском университете в Санкт-Петербурге и младший научный сотрудник Тартуского университета

Модели управления глобальным бизнесом могут быть разными. Одни компании отдают некоторые виды работ на аутсорс в страны с более дешёвой рабочей силой, где сотрудники вынуждены работать по часовому поясу заказчика. Другие же строят бизнес по модели Follow-the-Sun, где смены привязаны к часовому поясу работника и задачи передаются по цепочке от одного исполнителя к другому. Третьи распределяют задачи между разными подразделениями, в зависимости от их часового пояса.


При работе в разных часовых поясах важна гибкость. Жёсткий график работы не поможет достичь высоких результатов.

Мнение эксперта
Виталий Архангельский
к. э. н., директор компании по заказу чартерных перевозок Jet.Paris — AVIAV TM

Как показывает практика и статистика отдела по работе с персоналом, у всех людей разные пики биологической активности в течение суток. Некоторые более продуктивны с утра и до обеда. У других же пик активности наступает вечером и продолжается до ночи. В организации работы важно учесть не только сами часовые пояса, но и личные особенности сотрудников.


Мнение эксперта
Даша Чер
блогер и основатель тревел-агентства

Я много путешествую и постоянно переезжаю в разные часовые пояса. Клиенты могут писать даже ночью. Моя команда работает из разных часовых поясов, благодаря чему мы на связи 24/7. Такой график позволяет сотрудникам работать в удобное для них время.


Рабочую смену можно разделить на несколько частей, чтобы вовремя связаться с клиентами из разных городов и стран.

Мнение эксперта
Алексей Рязанцев
руководитель направления закупок и разработок потребительской электроники Flame Group, автор книги «Китайцы: руководство по применению»

Так как часть контрагентов находится в Китае, мы разделили всю работу на две части. До обеда у нас «китайское» время, после — «московское». Первые вопросы приходится решать уже в 6–7 утра, а во время инспекции нужно быть на связи уже в 5. После обеда мы сосредотачиваемся на вопросах коллег. Все местные партнёры знают специфику работы и не беспокоят нас в «китайское» время.


Работу облегчают сторонние программы для планирования и обсуждения рабочих вопросов.

Мнение эксперта
Виталий Янко
управляющий партнёр SoftwareLead.Pro

С нами работают маркетологи, проектные менеджеры и переводчики с разных часовых поясов — от Урала до Западной Европы.Чтобы работать было проще, мы внедрили трекер задач и работаем над ним асинхронно.


Мнение эксперта
Олег Гуменюк
CEO WePlay Holding

Мы используем удобные мессенджеры и стараемся сразу ставить чёткое задание, чтобы сотруднику с другого конца планеты не приходилось лишний раз переспрашивать.


Мнение эксперта
Дарья Кошелева
UX-эксперт

В работе нам помогают переписки в мессенджерах и по email, очные встречи, а также специальные сервисы для планирования встреч (Calendly, Doodle и другие).


Конечно, большая часть успеха любой работы зависит от профессионализма и мотивации команды.

Мнение эксперта
Олег Фомченков
генеральный директор Organicfood

Наша компания занимается реализацией морепродуктов. Большую часть сезона приходится работать на Камчатке и во Владивостоке, ориентируясь на московское время. Проблемы со сном начинаются в первый же день. Когда на Камчатке все ложатся в кровати, мы начинаем работу со столичным регионом. Затем пара часов сна — и вновь работа по времени Дальнего Востока. Благодаря этому мы охватываем втрое больше регионов, чем конкуренты. И без сильной команды профессионалов у нас бы это не получилось.


Как организовать своё время

Чтобы выдерживать график работы в разных часовых поясах, важно соблюдать режим дня и организовать для себя комфортное рабочее место.

Мнение эксперта
Вячеслав Мацукевич
системный архитектор CTDev

Если работаешь из дома, просто необходимо иметь отдельную комнату или кабинет для работы, чтобы не будить семью в 5 утра из-за переговоров с австралийцами или в час ночи из-за онлайн-тренинга с американцами.


Эффективность работы зависит не только от режима, но и от планирования своего времени.

Мнение эксперта
Денис Мартынюк
эксперт в области налогов и рисков

Эксперт всегда должен иметь под рукой готовые решения для клиентов. Например, заранее подготовить шаблоны коммерческих предложений в облаке.


Работа в разных часовых поясах связана со многими проблемами и трудностями. Но при этом преимущества такого сотрудничества явно перевешивают. Главное — помнить о балансе между работой и личной жизнью.

Новости партнеров