5 главных мифов о работе российского бизнеса с самозанятыми

«Секрет фирмы» вместе с экспертами экосистемы для работы с самозанятыми Qugo решил разобрать пять основных мифов в этой области.

Миф № 1: «Для работы с самозанятыми нужен специально обученный сотрудник»

Почему так думают: компания может одновременно работать с десятками и даже сотнями самозанятых. При этом на каждого из них приходится в среднем четыре ручные операции в месяц.

Например, на каждое задание с исполнителем необходимо формировать договор с приложением для фиксации объёмов услуг и взаимной ответственности. Также заказчик должен вовремя получить корректно оформленные закрывающие документы (чек и акт). А ещё остаётся проводка всех расчётов и документов по внутренней бухгалтерии. И каждый раз фоновой нагрузкой добавляется трата времени на контакт с исполнителем и запрос у него документов.

Нагружать таким объёмом работы бухгалтерию кажется неправильным — и собственники бизнеса задумываются о том, чтобы нанять нового сотрудника (или даже нескольких), чтобы он вёл самозанятых. Но это дополнительные затраты. В каких-то случаях эти издержки могут вообще нивелировать весь экономический эффект от работы с внештатными специалистами.

Как на самом деле: всё не так страшно. Перечисленные выше процедуры в целом несложные и понятны любому бухгалтеру. Кроме того, их можно автоматизировать. Например, те же договоры подписывать дистанционно в электронном виде по заранее подготовленным шаблонам. Чеки и акты тоже можно формировать автоматически — и даже отправлять их на подпись исполнителю без участия бухгалтера (например, на платформе Qugo).

Таким образом, даже начинающий бухгалтер может справиться с сотней самозанятых самостоятельно в рамках своей обычной работы — тратиться на отдельного специалиста для этого вовсе не нужно.

Миф № 2: «Активная работа с самозанятыми вызовет подозрения и ненужные проверки»

Почему так думают: у многих предпринимателей и компаний возникает соблазн оптимизировать налогообложение. Например, оформить сотрудников как самозанятых и не платить НДФЛ (13%) и страховые взносы (30%).

Налоговая служба, разумеется, знает такие схемы, поэтому тщательно приглядывает за бизнесом. И вряд ли она пройдёт мимо компании, которая заключила договоры с десятками и тем более сотнями самозанятых, — и обязательно пришлёт проверку.

Как на самом деле: ФНС довольно чётко определилась с тем, что считать незаконными схемами и как их обнаруживать. Речь идёт о ситуациях, когда отношения с самозанятыми фиктивны и подменяют собой трудовые отношения. Признаки таких схем в апреле довели до всех инспекторов. Например, вопросы возникнут, если:

• в предмете договора закреплена трудовая функция (то есть выполнение лицом работ определённого рода, а не разового задания заказчика) и нет указаний на конкретный объём работ (это говорит о том, что значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый результат);
• в договоре установлена ежемесячная оплата труда, отсутствуют изменения в её размере на протяжении года;
• работник включён в производственную деятельность компании и несёт материальную ответственность;
• договор предусматривает подчинение работника внутреннему трудовому распорядку.

Также не забываем: по закону бывшие сотрудники в течение двух лет не могут работать в качестве самозанятого на компанию, откуда они ушли.

Всё довольно очевидно: если вы не пытаетесь замаскировать трудовые отношения, а просто делегируете самозанятым часть задач, бояться проверок не стоит.

Снизить риски несложно. Для этого нужно грамотно составить договор ГПХ с самозанятыми. Например, чётко указать в нём услугу или объём работ, который должен выполнить человек, а не его профессию или должность.

Шаблоны договоров легко можно найти в сети или в банковских сервисах. Однако они подходят не во всех ситуациях. Поэтому в Qugo, в отличие от банковских систем — аналогов, предусмотрена возможность загружать кастомные договоры между заказчиком и исполнителем.

Миф № 3: «С самозанятыми велик риск попасть на штрафы и другие неприятности»

Почему так думают: бизнес в некоторой степени зависит от дисциплины исполнителя. Человек может в какой-то момент сняться с учёта в качестве плательщика НПД и не предупредить об этом компанию, с которой он сотрудничает, — а организация продолжит рассчитываться с ним как с самозанятым.

Если проверка выяснит, что на момент оплаты исполнитель не был самозанятым, налоговая доначислит НДФЛ и взносы на пенсионное страхование за каждый месяц по каждому такому человеку.

Другой сценарий: самозанятый может аннулировать чек на оплату выполненных работ (даже случайно, перепутав кнопки в приложении). Компания-плательщик узнает об этом, только когда у налоговой возникнут вопросы к её отчетности: «Почему вы внесли в "расходы" платёж, который у нас числится как аннулированный?»

Как на самом деле: риск столкнуться с такими неприятностями действительно есть. Но, скорее, не из-за саботажа исполнителя — как правило, люди становятся самозанятыми осознанно, взвесив все выгоды и издержки нового статуса. Поэтому отказываться от него не спешат. Другое дело, что это может произойти автоматически, когда годовой доход исполнителя превысит лимит в 2,4 млн рублей.

Полностью избавиться от этого риска помогут платформы автоматизации работы с самозанятыми. Например, Qugo ежедневно и перед каждой выплатой сверяет статус контрагента по базе ФНС.

Миф № 4: «Самозанятый не может совмещать свою деятельность с работой по найму»

Почему так думают: это самое популярное заблуждение о самозанятых. Миф сужает возможности и для работника и для бизнеса — на рынке есть немало устроенных на полный день классных специалистов, которые могли бы взять подработку и помочь какой-то другой компании, но не знают о том, что это можно сделать легально.

Как на самом деле: самозанятость разрешено совмещать с работой по трудовому договору. Например, школьный педагог совершенно легально может получать дополнительный доход как самозанятый репетитор, фотограф или копирайтер.

Некоторые работодатели обязывают сотрудников уведомлять о том, что они ведут деятельность в той же сфере, — перед выходом на рынок самозанятости специалисту лучше проверить свой трудовой договор на наличие такого ограничения.

Искать заказы или исполнителей лучше не на распространённых HR-сервисах, а на специализированных площадках, которые помогают самозанятым и бизнесу найти друг друга. Например, так работает платформа Qugo.

Миф № 5: «Закон о самозанятых ещё до конца не проработан, там много подводных камней»

Почему так думают: НПД появился относительно недавно, в 2019 году. И первый год он действовал лишь на отдельных территориях. Только в 2020 году эксперимент распространили на всю страну.

Как и к любой новации в налоговой сфере, отношение к НПД в первое время у многих было скептическое, поэтому любые шероховатости в этом механизме сразу же вызывали возмущение и обращали на себя внимание.

Как на самом деле: проблемы если и возникали, то касались больше не бизнеса, а самих исполнителей. Например, они не могли взять кредиты или им блокировали счета — банки просто не знали, как работать с новой категорией граждан. Но эти проблемы уже решены. Как и другие: например, самозанятые могут претендовать на господдержку — раньше программ помощи для них просто не было.

Более того, механизм работы закона постоянно совершенствуют, в том числе руководствуясь обратной связью от пользователей. Например, сервис ФНС пополнится функцией получения чаевых, у Qugo появился сервис медицинского страхования для самозанятых, для которых изначально не предусмотрены больничные в отличие от сотрудников в штате.

В целом работать с самозанятыми несложно — во многом именно в простоте и понятности этого налогового режима и кроется его смысл. Да, иногда возникают нюансы на стыке налогообложения и других сфер. В Qugo есть HR-, финансовые и другие специалисты, которые бесплатно проконсультируют и помогут наладить работу с самозанятыми на всех этапах.

Коллаж: «Секрет фирмы», freepik.com, Unsplash, Unsplash License