Пожёстче, помягче и с переменами. Топ-5 эффективных методов тайм-менеджмента

Зачем нужен тайм-менеджмент

У всех людей одинаковое количество часов в сутках, но одни всё успевают, а другим вечно не хватает времени. Кажется, будто у людей из первой категории есть какой-то секрет.

Но на самом деле не существует никакого волшебного энергетика или хроноворота. Весь секрет заключается в навыке управления временем — тайм-менеджменте. И научиться этому может каждый.

Основные принципы тайм-менеджмента — это планирование и контроль. Мы планируем, сколько времени хотим потратить на каждую задачу. И контролируем, что получается на практике.

Мы выбрали для вас 5 методов тайм-менеджмента, исходя из таких критериев:

• простота (легко разобраться);
• доступность (вам не потребуется специальных устройств, программ, планировщиков и так далее);
• разнообразие (вы сможете выбрать подходящий вам вариант независимо от того, кем и по какому графику работаете).

Метод тайм-менеджмента «45/15»

Этот способ структурировать свою работу очень эффективен для тех, чьи задачи не требуют длительной подготовки. Хорошо подходит для офисной работы и удалёнки с фиксированным графиком.

Да, школьные перемены организованы по тому же принципу тайм-менеджмента.

Это может быть не 45/15, а 50/10 или 90/30. Главное, чтобы это удобно встраивалось в ваше рабочее время.

Некоторые исследователи продуктивности считают, что важно именно отдыхать во время перерыва. Но главный принцип — чтобы это были максимально разные занятия. Если вы читали — поговорите, если сидели — пройдитесь, если у вас физически активная работа — наоборот, посидите.

Пример

Если вы работаете из дома, то 45 минут вы за компьютером, а потом 15 минут поливаете цветы, моете посуду или делаете еще что-то короткое по дому.

В офисе это может быть не только перерыв на кофе, но смена деятельности. 15 минут говорили по телефону, потом 45 минут оформляете документы.

Плюсы и минусы

Плюсы метода: Вы продуктивнее работаете над своими основными задачами, не успеваете устать и потерять концентрацию. Если заранее продумать перерывы, в них тоже можно незаметно сделать довольно много. Например, читать в это время книги или решать мелкие бытовые вопросы.

Минусы метода: Не каждую задачу можно прервать. Не всем комфортно работать по таймеру. А метод тайм-менеджмента хорошо работает, только если следовать выбранному ритму достаточно четко.

Метод тайм-менеджмента «тематические блоки»

Иногда занятие требует длительной подготовки или такого погружения в процесс, что прерывать его каждые 45 минут неразумно. В этом случае хороший вариант — это большие тематические блоки, на которые поделено расписание.

Этот вариант хорошо подходит тем, у кого несколько больших проектов или бизнесов. Можно отводить под каждый проект конкретный день, а можно всегда заниматься половину рабочего времени одним проектом, половину — другим. Тогда вы будете меньше переключаться и в итоге сделаете больше.

Этот метод подходит тем, кто работает с большими объёмами информации.

Пример

Допустим, 4 часа до обеда вы собираете информацию, а на 4 часа после ставите все встречи.

Или каждое утро 2 часа отводите на то, чтобы разобрать переписку, потом ещё 4 — на встречи с клиентами и вечерние 2 — на работу с документами.

Плюсы и минусы

Плюсы метода: Прекрасно работает для задач, требующих погружения в большие объемы информации. Например, для научной работы и написания больших текстов. Позволяет держать под контролем несколько больших проектов, занимаясь каждым из них с полным погружением.

Минусы метода: Исключает переключение между задачами. Если вам часто нужно решать вопросы, которые никак нельзя отложить, этот метод вам не подойдёт.

Метод тайм-менеджмента «жёсткие/мягкие дни»

Эта система лучше всего работает, если вы полностью сами планируете свой рабочий день. Она идеально подходит для фрилансеров, но её можно адаптировать также для офиса и удаленной работы.

На первые вы ставите все встречи, созвоны, поездки и другие несдвигаемые задачи. А в свободные дни делаете либо то, что в данный момент актуальнее и интереснее, либо то, что может сильно расползтись по времени.

Пример

В день с жёстким графиком могут стоять созвоны с клиентами и встречи с коллегами, а в день со свободным — написание текстов и поиск информации.

Плюсы и минусы

Плюсы метода: Позволяет структурировать расписание и вовремя выполнять все нужные задачи, в том числе тем людям, которых раздражает сама идея планирования. Дает при этом большое пространство для импровизации.

Минусы метода: Если вы работаете в офисе или не сами выстраиваете рабочий день, этот метод придется сильно адаптировать.

Метод тайм-менеджмента «закрытые списки дел»

Суть этого метода тайм-менеджмента в том, что вы заранее прописываете себе план на день и не отступаете от него, перенося новые входящие задачи на следующие дни.

Не каждая профессия позволяет следовать этой схеме. Вместе с тем она очень эффективна для того, чтобы продвигать несрочные задач, которые, тем не менее, сильно влияют на ваш успех.

Есть разные принципы, по которым можно составлять сам список. Например, 1–3–5:

• 1 большая крайне важная задача, которую делаем обязательно;
• 3 средних достаточно важных дела;
• 5 мелких срочных задач, которые выполняются между большими или в самом конце дня, если останется время.

Можно просто ограничить список размером листа или количеством пунктов, не ранжируя по важности. Главное, чтобы это было то количество дел, которые правда можно выполнить за день. В идеале — с запасом времени.

Пример

Вы записали себе список задач, и тут звонит начальник и просит найти для него некую информацию. Вы говорите, что сможете заняться этим завтра с самого утра, и записываете его просьбу в список задач на завтра. И продолжаете заниматься тем, что начали делать до звонка.

Плюсы и минусы

Плюсы метода: Помогает почувствовать удовлетворение от проделанной работы и избавиться от ощущения, что вы ничего не делаете.

Минусы метода: Если у вас много по-настоящему срочных входящих задач, метод тайм-менеджмента вам не подойдёт.

Метод тайм-менеджмента «фокус дня/недели/месяца»

Если у вас есть глобальная цель, которую вам важно достичь, и параллельно много отвлекающих от нее задач, вам поможет этот метод планирования.

Допустим, на достижение вашей цели нужно 3 месяца.

Шаг 1. Составьте план, который нужно разбить на 3 этапа. Каждый этап — это фокус месяца, то, что должно получиться к определённому сроку. Шаг 2. Каждый месячный этап разбейте на 4 части — это будет фокус недели. Шаг 3. Пропишите, какие шаги приведут вас к концу недели к нужному результату. Распределите их по своим рабочим дням. Эти шаги — фокус дня.

Если вы ведёте бумажный ежедневник, можно записывать наверху каждого дня то действие, которое будет фокусом дня, чтобы точно не пропустить его. Или прилепить его стикером на видное место.

Таким образом, каждый день, помимо всех текущих задач, у вас будет одна самая важная, которая приближает вас к цели. Это может быть совсем небольшой шаг, но за счёт постоянства вы будете двигаться быстрее, нежели вспоминая о своей главной задаче временами и пытаясь нагнать упущенное ударной работой.

Этот метод также прекрасно работает, если у вас аврал и заведомо невыполнимое количество важных и срочных задач. Можно с помощью фокуса дня или недели выделять самые главные.

Пример

При подготовке к экзамену можно разделить все темы на оставшиеся дни и готовить каждый день небольшой кусок программы, но обязательно. И тогда не придется учить все в последнюю ночь.

Плюсы и минусы

Плюсы метода: Помогает планомерно двигаться к намеченной вами цели независимо от количества авралов и плотности расписания. Подходит тем, кто не хочет прописывать свой день по часам. Совместим с любым другим методом.

Минусы метода: Главную задачу дня всё-таки придется делать, иначе не сработает!