Трудоимитаторы. Что делать с сотрудниками-бездельниками
Многие сотрудники, чья деятельность предполагает работу на компьютере, используют его не только по должностной необходимости. Каждый второй россиянин отвлекается* в течение дня и в основном на социальные сети и просмотр новостей. Некоторые даже умудряются смотреть фильмы или играть в компьютерные игры, пока руководство не видит — на глазах у начальства они, напротив, делают вид ужасной загруженности. «Секрет фирмы» вместе с экспертами разбирался, почему так происходит и можно ли с этим что-то сделать (кроме увольнения).
*По результатам отчёта исследовательского центра сервиса «Зарплата.ру»
Почему сотрудники начинают имитировать работу
Как показывает исследование сервиса «Работа.ру» и Aliexpress в течение дня на своих рабочих обязанностях сосредоточены только 43% россиян. Остальные периодически отвлекаются на личные звонки, беседы с коллегами, соцсети и даже онлайн-шопинг. А 10% респондентов тратят время и на онлайн-обучение. Около 7% россиян занимаются нерабочими вещами в рабочее время больше трёх часов в день. А каждый седьмой — от часа до трёх.
Но что удивительно, более чем у 60% респондентов подобные отвлечения никак не сказываются на работе — задерживаться не приходится, сроки не нарушаются. Это может натолкнуть на мысль, что люди просто скучают, выполнив все актуальные дела. При этом намекнуть руководству на это не хотят, предпочитая посвятить время себе. Возможно, опасаются, что работодатель решит сократить штат, раз у кого-то загрузка очень низкая.
Однако чаще причина в другом: около 20% опрошенных «Работа.ру» и Aliexpress говорят, что перерыв на нерабочие дела помогает сконцентрироваться и придумать удачную идею.
Похожие данные приводит журнал «Генеральный директор» — 70% сотрудников отвлекаются, чтобы передохнуть и переключить внимание. А по данным опроса сервиса «Зарплата.ру», так делают 85% опрошенных сотрудников. Если это не мешает выполнению задач в срок, руководству нет причин беспокоиться.
В конце концов, исследования действительно показывают, что короткий отдых повышает продуктивность умственного труда.
Имитация работы может быть связана и с отсутствием мотивации. Например, если зарплата или карьерный рост никак не зависят от объёмов выполненных задач, ожидаемо, что человек предпочтёт сделать только обязательный минимум. Он понимает, что у него нет причин стараться, и не хочет тратить время и силы впустую. Ему проще сделать вид, что он работает, чтобы его не трогали лишний раз.
По оценкам психологов, имитация деятельности свойственна и людям, которые не понимают истинных целей своей работы и результата, который должны получить, или того, как справиться с поставленной задачей. При этом они не готовы сознаваться в своём непрофессионализме или незнании конкретных вещей, опасаясь потерять место или деньги, поэтому делают вид, что трудятся.
Причиной имитации деятельности может быть низкая мотивация: человек не видит перспектив и ему совершенно неинтересно то, чем он должен заниматься. Другой вариант — отсутствие обратной связи и внимания от руководителя, которая заставляет искать способы выделения на фоне коллег. Ещё она важная причина — отсутствие компетенции в его работе, обязанности которыми нагружают сотрудника не входят в рамки его профессионализма, при этом зарплата фиксирована и не зависит от качества выполнения должностных обязанностей. При этом в ситуации, когда процессы в компании не совсем прозрачны или размыта ответственность лиц, выполняющих работу, имитация деятельности может привести к тому, что работа будет выполнена чужими руками, а достижения достанутся имитатору.
На мой взгляд, корневая история в том, что сотрудники теряют смыслы или перестают их видеть для себя в конкретной компании. Осознание того, что и делаю и для чего я это делаю (как моё действие влияет на общий результат), крайне важно.
Задача в наведении мостов «Что» и «Для чего» лежит на руководителе, а на уровне компании — на топ-менеджменте. Трансляция достигнутых результатов, намеченных планов и задач в регулярном и общедоступном формате — ключевая история в корпоративном контексте. Ещё можно проанализировать то, как ведёт себя руководство компании: если сотрудники видят, что руководство мало заинтересовано в деятельности, в результатах этой деятельности, то ожидать от сотрудников трудоголизма и вовлечённости — вряд ли стоит.
Когда сотрудник имитирует свою работу, это значит, что ему неинтересно и скучно выполнять свои должностные задачи. С другой стороны, случаи имитации работы встречаются среди сотрудников, которые работают в компании в течение многих лет и в какой-то момент начинают работать в более расслабленном режиме.
Работодателю стоит ежегодно проводить оценку компетенций сотрудников с точки зрения соответствия их (компетенций) должностным обязанностям и оценивать уровень персонала вовлечённости в рабочие процессы. Следует также искать зоны роста сотрудников и поручать ему задачи, стимулирующие его развитие внутри компании.
Но есть и другая, очень опасная для компании, сторона: сотрудник имитирует деятельность, в то время как занимается работой на стороне.
О такой ситуации рассказал совладелец московской компании Free Lines Company: сотрудник делал вид, что периодически покидает офис по поручениям руководства.
Однако на самом деле в эти моменты встречался с личными клиентами, хотя обещал начальству, что не будет этого делать в рабочее время. После предупреждения и просьбы со стороны руководства прекратить подобное сотрудник продолжил нарушать обещание. В итоге его уволили.
Как заставить сотрудников работать
Первое, с чего стоит начать, — разобраться в причинах.
- Если вопрос в нехватке мотивации, стоит обговорить с человеком, что его будет стимулировать: премия за перевыполнение плана, бонусы или новые интересные для него самого задачи.
- Если вопрос в непонимании задач, значит, нужно заполнить эти пробелы.
Если сотрудник начал «имитировать бурную деятельность», то в большинстве случаев это говорит о неудовлетворённости текущим местом работы. Возможно, он чувствует в себе потенциал, но не видит перспектив карьерного роста. Может быть, считает несправедливой систему оплаты труда и поэтому не хочет стараться. Имитация работы — это симптом, указывающий на несовершенство системы мотивации, и разбираться нужно с ней, а не с отдельными случаями «ложной производительности». Поможет сбор обратной связи от сотрудников, честный разговор и стремление найти компромисс. Главное помнить, что каждый сотрудник — это не робот, он не может быть на пике производительности постоянно. Важен итог работы за конкретный отчётный период. Если начальнику кажется, что у сотрудника избыток свободного времени, но при этом все задачи выполнены, то нет никакой «имитации».
Чтобы превратить имитацию деятельности в реальный труд, можно потребовать от сотрудника гарантий результата в чётко обозначенные сроки. Если человек должен будет постоянно отчитываться, он уже не сможет подменить работу чем-то иным.
Но стоит продумать, что делать, если сотрудник на словах гарантирует результат, а по факту не сделает обещанного. Или как убедиться, что работу сделал он сам, а не кто-то, на кого он её переложил.
Программное обеспечение решит проблему только, если персонал трудится в удалённом формате или занят процессными задачами. Для мониторинга работы за компьютером используют CRM-систему с активностью в течение трудодня, сканеры рабочего монитора или выборочное подключение к удалённому рабочему столу. Важно презентовать персоналу, что элементы контроля выгодны и компании и сотруднику, для того чтобы отслеживать выполнение показателей или перевыполнению плана для премирования. Если показатели контролируются, значит, выстроена система, которой можно обучать новичков, быстро исправлять ошибки, мониторить производительность труда.
Заставить работать персонал можно, но цель менеджмента не только организация труда и контроль, но и мотивация — то есть прозрачная и чёткая оценка достижения целей. Решение чаще не в контроле, а в ответах на вопросы: как и что делать, какой результат ожидаем и как это будет вознаграждаться.
Усиление контроля над деятельностью сотрудников — фото рабочего стола, отчёты в течение дня, проверки через CRM-системы — может быть эффективно в отношении людей с низким уровнем ответственности. Это помогает увидеть реальную занятость, соотнести заслуги специалиста с объёмом его задач.
Но здесь важно не перегнуть палку и не создать у работников ощущение тотальной слежки.
Метод тотального контроля при отсутствии должной мотивации эффективно работать не будет, особенно среди молодых специалистов — миллениалов и зумеров. Для этого поколения работников крайне важно разделять общие цели компании, видеть перспективу повышения эффективности, в частности, возможность получить монетарное вознаграждение за готовность быть дисциплинированным и проактивным. В противном случае вы столкнётесь с текучкой кадров.
Менеджер, управляющий должен выставлять чёткие задачи на день и в конце дня их контролировать, потому что если в начале дня у человека нет ясных задач, то с него ничего и не спросишь. Также необходимо обозначить должностные инструкции и обязанности, чтобы при возникновении имитации деятельности можно было поймать человека на том, что он ничего не делает, и показать: вот, смотри, ты сегодня, допустим, совершил всего 3 звонка вместо 50. Или, если он имитирует звонки, то в CRM-системе это можно отследить. В современных методах управления проектами есть множество онлайн-инструментов, программ, трекеров, где можно отслеживать не только звонки или учёт рабочего времени по пропускам, но и как ведутся проекты на каждой стадии.
При подборе команды в нашем агентстве чётко распределяются роли и каждый сотрудник знает свою зону ответственности. При этом жёсткой иерархии и рамок нет — акцент сделан на повышение вовлечённости и самоосознанности каждого члена коллектива, снижении стресса. На мой взгляд, это продуктивнее, чем железная дисциплина: чем больше руководитель будет закручивать гайки, тем выше вероятность, что сотрудник вместо работы начнёт искать лазейку, чтобы расслабиться, потеряет мотивацию. Хорошим подспорьем может стать система поощрения.
Если имитация деятельности идёт от того, что сотруднику скучно, можно попробовать расширить зону его ответственности — дать задачи сверх имеющихся, предложить новый проект, который ему будет интересен.
Это также полезно, если речь идёт о человеке, который демонстрирует бурную деятельность, чтобы повысить свою значимость в глазах коллектива. Но к подобной идее стоит прибегать с осторожностью, потому что, если причина имитации неправильно определена, в итоге можно не увидеть результатов ни по основным задачам, ни по дополнительным.
Также можно найти эксперта, который будет проверять имитатора. Так руководитель не будет тратить своё время и ресурсы, необходимые для более важных задач. Специалист не совершит ошибок, которые может допустить неопытный человек.
Если никакие способы контролировать сотрудника и повышать его продуктивность не дают эффекта, то с человеком нужно без угрызений совести прощаться. Причём опрошенные «Секретом» эксперты советуют не затягивать с принятием мер, если речь идёт о систематической имитации деятельности. Ведь он может плохо влиять на команду и намеренно или нет заставлять других работников тоже имитировать активную занятость.
Коллаж: «Секрет фирмы», depositphotos.com, pngwing.com, Unsplash, [Unsplash License] (https://unsplash.com/license)