Как открыть офис в Белоруссии и не облажаться

В 2012 году мы решили открыть второй отдел продаж и из соображений экономии выбрали для этого Минск. Мы надеялись увеличить продажи на российском рынке, но практически сразу всё пошло не так. Пришлось провести реструктуризацию и полностью изменить задачи новой бизнес-единицы, прежде чем она начала что-то зарабатывать. Сейчас этот офис продаёт «Мегаплан» белорусским компаниям, и мы довольны результатами. Если вы тоже подумываете о том, чтобы начать работать в Белоруссии, не буду вас отговаривать. Но советую прочитать этот текст, чтобы избежать наших ошибок.

Как зарегистрировать компанию

Чтобы пройти все юридические процедуры и не тратить на открытие офиса слишком много времени, лучше обратиться к местным специалистам.

Налоги и социальные взносы с фонда оплаты труда в Белоруссии выше, чем в России, поэтому в целях оптимизации довольно часто используют такую схему: каждый сотрудник получает статус индивидуального предпринимателя, а потом оформляет с вами договор подряда. Эту схему предложили и нам, но мы от неё сразу отказались, посчитав сомнительной и слишком рискованной для долгосрочного присутствия.

Вторым вариантом было открытие зарубежного филиала, но здесь тоже нашёлся изъян. Филиал не является самостоятельным юридическим лицом, и ответственность за его деятельность полностью лежит на головном офисе.

В итоге мы вышли на рынок через дочернюю компанию. К её названию добавилась непривычная нашему уху аббревиатура ИЧУП, что означает «Иностранное частное унитарное предприятие». Согласно белорусскому законодательству, статус зарубежной компании должен быть очевидным для окружающих. Мы платим больше налогов, но зато спокойны за будущее нашего представительства.

Аренда офиса в Минске и сопутствующие затраты

Арендные ставки почти у всех привязаны к доллару или евро, поэтому аренда офиса в Минске для российской компании — это всегда валютный риск. Кроме того, в последние годы цены на качественную офисную недвижимость в центре Минска почти сравнялись с московскими.

Есть ещё одна местная особенность — создание внутренней компьютерной сети в офисе должна инспектировать специализированная организация, сертифицированная «Белтелекомом», монополистом белорусского рынка связи. Логику этого требования мы, к сожалению, так и не поняли, но вынужденно смирились. Процедура достаточно дорогая — услуги такой компании для небольшого офиса обойдутся примерно в $1500. За самостоятельную прокладку сети белорусы оштрафуют.

Как настроить механизмы взаимодействия с дочерней компанией

Одной из самых важных проблем, которую нам предстояло решить, была проработка механизмов взаимодействия российского и белорусского офисов. Постепенно мы выстроили матричную организационную структуру.

Руководитель минского офиса выполняет административные функции: организует работу, следит за трудовой дисциплиной и хозяйственной частью. При этом все сотрудники встроены в структуру отделов, начальники которых сидят в Москве. Получается, выполнение задач контролируется сразу с двух сторон. Такой двухуровневый контроль позволяет лучше координировать работу и не допустить перекосов в управлении.

Как нанять на работу персонал и оформить его по всем правилам

Для поиска персонала мы наняли местного хантера. И это была ошибка. Не разобравшись в специфике компании и её продукте, местный специалист руководствовался формальными признаками. К примеру, на должность менеджера по продажам он приглашал людей с опытом работы в реализации сельхозпродукции. В результате на этапе испытательного срока многих продавцов пришлось отсеять и мы потеряли время и деньги.

Теперь каждого нового сотрудника, ответственного за наём персонала, мы сначала приглашаем в московский офис, и к работе он приступает лишь после двухнедельного знакомства с нашей спецификой.

Чтобы избежать проблем с белорусскими контролирующими органами, я рекомендую взять на аутсорс местную компанию, которая будет заниматься вопросами оформления персонала и кадровым делопроизводством. Трудовые договора, данные о воинском учёте, оформление отпусков и больничных — в Белоруссии всему этому придаётся больше значения, чем в России. За выявленные в результате проверок нарушения безжалостно штрафуют.

Какие зарплаты платить местным работникам

Мы рассчитывали, что в менее развитой (экономически) стране сможем сэкономить на зарплатах. Оказалось, это почти невозможно. Действительно, доходы населения в Белоруссии невысоки, зарплаты ниже, но и эффективность труда, к сожалению, тоже.

Деловая активность в обществе невысока, а это означает и весьма размеренный образ жизни, завязанный в основном на семейные ценности. Здесь гораздо меньше людей с карьерными амбициями. С утра на работу наши белорусские сотрудники приходили позже, с работы уходили раньше, опоздать для них было нормально, а необходимость задержаться вызывала бурю негатива.

Хотите найти в Минске таких же активных и исполнительных сотрудников, как в Москве? Платите с премией, отбирая лучших. Сегодня уровень зарплат в белорусском и московском офисах по ряду позиций у нас практически сравнялся.

Как обучить персонал

Работая в Белоруссии, готовьтесь к тому, что на ваш тренерский состав ляжет немалая нагрузка.

Поскольку с самого начала мы разочаровались в результативности работы белорусских менеджеров по продажам, было решено сделать ставку на обучение персонала. Сейчас мы проводим тренинги раз в месяц и в минском, и в московском офисах. Но совмещать тренинги в двух разных государствах с помощью вебинаров и скайп-конференций не получается. Качество связи невысокое, а преподавателям трудно удерживать внимание двух аудиторий сразу.

Расходы на командировки для бизнес-тренеров и сотрудников обоих офисов — это дополнительные, но, увы, неизбежные затраты, о которых не стоит забывать ещё на этапе планирования проекта.

Как давать рекламу

Размещая рекламу в Белоруссии, не забудьте адаптировать её к местным реалиям.

Расскажу лишь одну историю. Первая же попытка дать рекламу в Минске привела к неудаче. На руках у нас был готовый макет наружного баннера, уже обкатанный в России. Изображение, на наш взгляд, было довольно нейтральным: охваченный огнём календарь и безобидный слоган: «Горят сроки? Тебе нужен "Мегаплан"!». Но всю наружную рекламу в Минске нужно согласовывать с местным горсоветом. Чиновникам макет не понравился: мол, огонь — это призыв к революции. Нам посоветовали перерисовать его в более весёлой, мультяшной стилистике. Мы так и сделали, добавив смеющуюся рожицу. В администрации ужаснулись: «Это у вас что — человек в огне? Какая-то пропаганда насилия». И даже после третьей переделки макет завернули. От идеи пришлось отказаться.

В рекламе на белорусском рынке вообще довольно много особенностей. Например, белорусы сидят не в «Яндексе», а в Google, так что контекстную рекламу лучше всего давать именно там. Реклама на радио на удивление дорогая — расценки здесь практически не отличаются от московских. При этом все цены зафиксированы в евро и постоянно индексируются.

Как работать с клиентами

Белорусский рынок IT-решений для бизнеса довольно специфичен. Хотя государство здесь и доминирует в экономике, продавая IT-продукт, не стоит ориентироваться на госсектор. За пять лет работы в Белоруссии нам удалось заключить лишь одну сделку с участием госкомпании. В целом по стране продаётся не очень много лицензий, но ведь и бизнес здесь некрупный.

Однако договориться о продаже мало, важно получить платёж. Мы продаём лицензии по подписке, которую нужно возобновлять каждый месяц. Часто клиенты просят бесплатно продлить сервис на короткий период. Если чек небольшой, мы идём навстречу — лояльный клиент ценится дороже. Но просили сначала неделю, потом месяц, потом — до полугода. В конце концов мы поняли, нас просто проверяют на прочность, прощупывают, позволим ли вить из себя верёвки.

Нужно чётко дать клиенту понять: или вы платите, или мы перестаём давать вам доступ к сервису. Только после отключений нескольких неплательщиков нас стали воспринимать всерьёз и расплачиваться по счетам вовремя.

Даже если что-то не клеится, действуйте

Процесс тщательного отбора людей, построение правильной коммуникации между московским и местным офисами и тщательное обучение персонала, безусловно, дадут результат. Рынок в Белоруссии не так насыщен, как в России. Продажи могут расти здесь на десятки процентов в год. Но как быстро бизнес перейдёт к росту? На построение эффективной структуры на местном рынке у нас ушло два года, но рост продаж на 50–70% в год, которого мы добились, того стоил.

Фотография на обложке: Vasily Fedosenko / Reuters