Как организовать работу распределённой команды

Если ваши сотрудники 95% рабочего времени проводят в наушниках, общаются в мессенджерах и по почте, а задачи ставят в трекерах, смело переводите их на удалёнку, а в офисе оставьте только двух-трёх ключевых.

Я создал студию дизайна интерфейсов Genue.ru пять лет назад, и с первого дня вся её команда работала удалённо. Мы отлично обходились таск-менеджером и мессенджерами, даже Skype не использовали. У нас был дизайнер из Минска, который три года работал в студии на полную ставку, а я за всё это время даже ни разу не слышал его голоса. В «Локалс» сейчас 12 человек, все — на удалёнке. Сам я сижу в коворкинге, чтобы иметь под боком переговорную для рабочих встреч.

Вот три причины, по которым я строю распределённые команды.

Экономия. Сотрудники из регионов стоят минимум в два раза дешевле столичных. Если бы мы держали команду из 12 человек в Москве, проект не стал бы рентабельным.

Эффективность. Я уверен, что удалённо сотрудники работают эффективнее. Офисный работник полтора часа тратит на дорогу, приезжает — и вроде как часть работы уже сделана. Он же был в офисе, его же все видели. Тем, кто работает дистанционно, кроме результатов своего труда предъявить нечего. Если приходится заниматься личными делами вместо работы, они просто предупреждают, что день выпадает.

Удобство. Мне правда проще решать задачи с помощью компьютера, а не собирать всех людей в одном месте. Когда нет возможности подойти пообщаться лично, можно спокойно обдумать задачу и внести её в трекер. Или не вносить.

Настраивая работу распределённой команды, нужно учесть несколько важных моментов.

Решите, как вы будете учитывать рабочее время. У нас, например, чётких рамок рабочего дня нет. Есть одно общее правило: два-три часа в день все должны быть на связи, чтобы решать оперативные вопросы. Программисты обязательно должны быть на связи после выхода обновлений. Остальное рабочее время сотрудник распределяет самостоятельно.

У разработчиков и других ключевых сотрудников должен быть план задач, которые нужно решить в определённый срок. Сколько на них было потрачено часов, я не контролирую. Операторы распределённого кол-центра отчитываются о количестве обработанных объявлений и проведённом в админке времени.

Выберите подходящий именно под ваши цели трекер задач. Мы используем два трекера. В Basecamp у нас склад идей и визуально ориентированные задачи по маркетингу и дизайну. В Trello ставим задачи программистам. Есть несколько направлений, по которым идёт работа: дизайн, вёрстка, программирование, тестирование и продакшен. У каждого можно менять статус.

В любой момент мне понятно, на каком этапе находится задача, куда её передвинуть, если нужна доработка. Мы пробовали использовать Jira, но эта программа больше подходит для проектов, над которым одновременно трудятся четыре-пять программистов. У нас же пока всего три разработчика.

Выберите мессенджер, который смогут легко освоить все члены команды. Нам нравится Telegram: он бесплатный, быстрый и всем понятен. Периодически думаю перейти на Slack, но пока в этом нет особой необходимости. К тому же пользователям придётся платить по $5, чтобы хранить историю. С разработчиками мы раз в неделю созваниваемся в Skype, обсуждаем актуальные задачи, планируем время.

Трансформируйте любое обсуждение в список задач. Мы не пишем длинные письма и протоколы совещаний. Любое обсуждение с программистами превращается в список задач в Trello — и все видят нашу повестку.

Присваивайте задачам приоритеты. В некоторых удалённых командах есть правило: то, что не записано, не существует. Я бы добавил: то, что записано, тоже может не существовать, если этому не поставить приоритет. Задач всегда больше, чем ресурсов.

Оценивайте результативность сотрудника в разрезе двух-четырёх недель. У меня есть сотрудник, который работает пять дней по восемь часов, другой — по пять часов, но семь дней. Результаты работы за месяц у них примерно одинаковые. Пусть каждый сам решает, как ему работать, если это не повлияет на эффективность.

Составляйте инструкции и тестовые задания из нескольких этапов. Разработчиков и маркетологов я нанимал либо по личному знакомству, либо по рекомендации. HR понадобился только при наборе операторов удалённого кол-центра. Но и здесь можно эффективно отбирать людей с помощью многоуровневого тестового задания: прочитать инструкцию, выполнить ряд простых действий, совершить несколько самостоятельных звонков.

Как показала практика, если в объявлении написать, что для работы нужен только компьютер и телефон и при этом компания готова платить некий «фикс», претендентов сразу набирается очень много. Даже в Москве и Санкт-Петербурге. Не говоря уже о регионах.

Набирайте сотрудников, которые готовы социализироваться вне работы. У меня был удалённый сотрудник, который в итоге не выдержал и пошёл в офис, чтобы иметь возможность общаться. Будем откровенны: удалёнка — это не для всех. Ищите людей, которые имеют круг общения вне работы. Или в принципе не особенно заинтересованы в его наличии.

Приготовьтесь всегда быть на связи. Вопросы возникают постоянно, и, если их не решать вовремя, это будет тормозить рабочий процесс. За последний год у меня не было полноценного отпуска, я всё время в потоке сообщений и каких-то новостей. К счастью, у нас в команде нет большой разницы в часовых поясах: сотрудники сидят в Москве, Санкт-Петербурге, Харькове, Минске и Чебоксарах. С людьми, например, из Хабаровска выполнить это условие мне было бы сложнее.