Что такое КСУП. Объясняем простыми словами
Корпоративная система управления проектами (КСУП) — набор инструментов и методов, с помощью которых управленческие процессы в компании или организации можно сделать эффективнее.
Проще говоря, КСУП — это автоматизированная система контроля сроков и ресурсов — как человеческих, так и денежных, пояснил «Секрету» CEO Extyl Олег Громов.
«Сегодня подходящая метафора для корпоративной системы управления проектами — маркетплейс. Менеджеры компании выбирают в нём доступные методики, ресурсы и инструменты для управления проектами. Выбор происходит в зависимости от решаемых менеджерами задач и корпоративной культуры компании. На маркетплейсе могут быть представлены конкурирующие друг с другом методики», — привёл пример партнёр OKS LABS Михаил Учуваткин.
По его словам, корпоративные системы управления проектами внедряются в первую очередь в крупных компаниях, проходящих цифровую трансформацию и этап масштабирования бизнеса (например, e-commerce, ИТ-разработчики).
Пример употребления на «Секрете»
«Иногда проектный офис путают с портфелем проектов или с корпоративной системой управления проектами (КСУП)».
(Из материала о проектных офисах.)
Практика
В идеальном представлении корпоративная система управления проектами — это хорошо отлаженный комплексный механизм, позволяющий организовать слаженную и прозрачную работу всех подразделений, автоматизировать отчётность, снизить влияние человеческого фактора и т. д. К КСУП прибегают, когда хотят увеличить число успешных проектов, повысить прозрачность выполнения процессов для руководителя и собственников. Оптимальный вариант — внедрять КСУП совместно с подрядчиком, при активном вовлечении всех департаментов и служб компании, считает руководитель отдела развития оператора-интегратора ОБИТ Олег Лебедев.
Особенно актуальной корпоративная система управления проектами стала с началом пандемии коронавируса. По словам Олега Лебедева, сейчас, когда большинство компаний сохраняют или расширяют гибридный режим, стали популярными облачные инструменты КСУП и платформы под них — телеком-инфраструктура, удалённые рабочие места, виртуальные серверы и т. д.
«Любой руководитель должен понимать, чем заняты его подчинённые. КСУП позволяет собирать данные быстрее, чем при личном общении с каждым. Открыв в программе проект, вы сразу получаете наглядное представление: кто над ним работает, когда в последний раз велась активность по нему и т. д. Система помогает быстро сформировать разные отчёты, например о том, какие проекты делаются дольше запланированного срока и какие менеджеры ими руководят. Из этого можно сделать вывод об эффективности сотрудника, основываясь на данных, а не на субъективных ощущениях», — объяснил Олег Громов.
Нюансы
Каждая корпоративная система управления проектами уникальна и должна разрабатываться с учётом специфики конкретной организации. Внедрение КСУП предполагает пересмотр существующей в компании системы определённых отношений между сотрудниками и адаптацию новой организационной структуры.
«В идеале руководитель хочет решить целый комплекс задач, но в любом случае какая-то будет приоритетной. Например, контроль персонала, эффективное расходование ресурсов, отчётность и прогнозирование, внедрение нового бизнес-процесса и т. п. Исходя из этого выбирается оптимальная система КСУП», — пояснил Лебедев.
Одновременно с этим возникает необходимость разработки единой методологии управления проектами — «правил игры», набора регламентно-нормативной документации, в которой должны описываться все нюансы проектной деятельности.
Факт
Внедрение корпоративной системы управления проектами — сложный и затратный процесс, который может занять не один месяц. Но и после этого её придётся регулярно пересматривать и актуализировать.
Проект по внедрению КСУП в компании включает несколько этапов:
- глубокий аудит компании с целью выявления текущего состояния управления проектами;
- разработка организационной структуры управления проектами в компании;
- определение должностных и функциональных обязанностей участников проекта по уровням ответственности;
- формирование единой нормативной документации, системы планирования и учёта платежей, сквозной системы контроля;
- разработка стандарта, регулирующего основные процессы управления проектами, роли персонала, шаблоны документов и т. п.;
- внедрение информационной системы управления проектами (ИСУП) — инструмента, предназначенного для автоматизации проектной деятельности и сбора данных о выполнении проектов на всех уровнях (например, Microsoft Project или Wrike).
Как правило, разрабатывать принципы управления проектами компании доверяют сторонним экспертам. Но без активного участия ответственных сотрудников компании вряд ли удастся добиться успеха на этом поприще.
Статью проверила:
Оксана Васильева, к. ю. н., доцент департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, генеральный директор «Мариокс центра»