Как провести вечеринку с пользой для бизнеса

В текущей экономической ситуации бизнес делает акцент на продажи, одновременно сокращая расходы на маркетинг. При таком подходе может быть выгодно запустить собственное мероприятие с использованием внешних источников финансирования: при меньших затратах можно получить новых клиентов или партнёров. Компания «Полилог» занимается продюсированием мероприятий, и за 15 лет работы мы поняли, что организация вечеринок, ярмарок и презентаций выгодна небольшим компаниям.

Зачем это нужно

Собственное мероприятие открывает прямой путь к целевой аудитории. Это отличный способ для продвижения бренда компании и её продуктов и услуг, получения новых клиентов и дополнительного дохода, в том числе от самого мероприятия.

Каждое мероприятие уникально, и формат может быть абсолютно любым. В сегменте B2C часто устраивают ярмарки и вечеринки (как платные, так и бесплатные), экологические инициативы, детские праздники или городские фестивали, если нужно подружиться с местным населением. На рынке B2B имеет смысл делать ставку на профессиональные форумы, выставки, сессии. Хотя и развлекательный формат тоже вполне возможен. Например, наши партнёры организуют проект Debate Night — это ночные дебаты для бизнес-элиты на актуальные темы вместе с фуршетом, музыкой и неформальным общением.

Кому по плечу мероприятия

Стоит браться за мероприятие, если вы намерены громко заявить о себе на рынке и вам есть что показать: интересные идеи, технические разработки, перспективные продукты и услуги. Не стоит думать, что раз компания маленькая, то мероприятие ей не по плечу. Нашим партнёром при организации форума Apps4all была компания «Эвотек», разработчик мобильных приложений из категории малого бизнеса. В 2012 году у ребят появилась идея провести отраслевой форум, за поиском средств они обратились к нам. На первый форум собралось 700 участников, а к 2014 году аудитория выросла в два раза. Форум проходил за счёт привлечения внешних финансовых средств — спонсоров, партнёров и посетителей, которые купили билеты. Партнёрами последнего форума выступили такие компании, как IBM, PayPal, Samsung и другие.

Масштаб компании или отсутствие бюджета — не помеха, главное — проявить инициативу. За последние пять лет мы организовали 37 мероприятий с привлечением внешнего финансирования. В 17 случаях на входе не было вообще никакого бюджета, и мы начинали с нуля. Если идея нетривиальная, в неё обязательно захочет вложиться кто-то ещё.

Ищем оригинальную идею

Хорошо, если ваше мероприятие будет таким, каких в стране ещё не было. Или оно будет крупнейшим по какому-то параметру. Или необычным с точки зрения проведения. Стоит присмотреться к новым трендам — в ваших силах сделать их массовыми. Это показал с успехом прошедший летом 2015 года первый национальный фестиваль видеоблогеров «Видфест». Мы организовали его совместно с группой молодых видеоблогеров и привлекли внешнее финансирование. Видеоблогинг в нашей стране набирает обороты как канал для связи бренда с потребителем и инструмент кампаний по продвижению товаров и услуг среди молодёжи. Мы выбрали формат, схожий с американским фестивалем VidCon. Смотрите за рубеж, там много интересных мероприятий, аналоги которых с удовольствием примут в России.

Если вы всё-таки считаете, что отдельное мероприятие вам не по плечу, подумайте, можете ли вы сделать мероприятие в мероприятии. Производитель и продавец настольных игр Hobby World организует игровые зоны во время крупных городских фестивалей в расчёте на то, что посетители, увлёкшись играми, придут в их магазины. Аналогичный подход используют издательства, рестораторы, производители напитков и пищевых продуктов. Этот подход работает как в B2B-, так и в B2C-сегментах.

Формулируем ценность

Прежде чем начинать раскрутку своего мероприятия, необходимо проанализировать интересы основных контрагентов. Почему они должны выделить вам часть своего внимания, времени или денег? Для ответа полезно определиться с аудиторией мероприятия: демографические характеристики (пол, возраст, уровень дохода, социальный статус), привычки, уровень образования, интересы. Важно не забыть о дополнительной аудитории: например, если мероприятие рассчитано на детей 8–12 лет, многие придут с родителями, бабушками и дедушками 26–60+ лет.

Следующий шаг — понять, какие возможности откроет партнёрам взаимодействие с этой аудиторией. Ответы на эти вопросы должны быть выражены конкретными цифрами. «О вас узнает много людей» — плохой бонус. «О вас узнает 9000 москвичей в возрасте от 18 до 26 лет, из которых половина присоединится к вашим социальным сетям, чтобы следить за новостями компании» — более приемлемый вариант.

После того как выявлены заинтересованные стороны и выгоды, которые они получат, нужно создать понятное и красивое предложение: сделанные наспех презентации серьёзные партнёры не воспринимают всерьёз. Здесь совет только один — не жалеть времени.

Приглашаем спонсоров и продаём билеты

Привлекая спонсоров, ориентируйтесь на тех, чья целевая аудитория совпадает с аудиторией мероприятия. Зачастую сфера деятельности компаний не принципиальна, бывает полезно искать игроков из неконкурентной среды. Среди спонсоров «Видфеста» есть производители молодёжной косметики, одежды, гаджетов, поставщики еды и подарков, журналы о красоте и электронных играх, интернет-магазины. Партнёрами Apps4All выступали банки, производители электроники, софтверные гиганты, операторы связи, а также вузы и общественные организации, органы власти.

Доход приносит и продажа билетов. Для первого «Видфеста» это направление оказалось даже более важным: за два дня подростки в возрасте от 13 до 16 лет купили порядка 10 000 билетов. Но чтобы спрос оказался максимальным, нужно чётко определиться с заинтересованной аудиторией. В 2013 году мы продавали билеты на международную конференцию по инвестициям в Центральную и Восточную Европу. Как показал обзвон финансовых и инвестиционных компаний, их директорам эта тема не очень интересна, а вот аналитики сразу заинтересовались.

Чтобы хорошо организованное деловое мероприятие окупилось, его должны посетить не менее 1000 человек, массовое — не менее 5000–7000 человек. Стоимость таких мероприятий составляет не менее 2–5 и 10–15 млн рублей соответственно. Деловое мероприятие можно реализовать с привлечением одного-трех партнёров. На массовое мероприятие надо будет привлечь как минимум пять крупных и несколько десятков мелких партнёров.

Привлекаем информационных партнёров

На мероприятии не обойтись без информационных партнёров — нужен хороший PR. Сейчас наиболее эффективны электронные СМИ и социальные сети. Многие блогеры охотно идут на контакт. Одним хочется получить эксклюзив на освещение событий, другие готовы публиковать интервью с ведущими экспертами, третьи надеются привлечь вашу аудиторию. Можно предложить инфопартнёрам разместить стойки с продукцией на площадке, положить в пакет посетителям журналы, газеты или подарки. Отличный вариант — предложить инфопартнёру интегрироваться в программу мероприятия с собственным контентом. Например, предоставить спикера для дискуссии или провести отдельную тематическую сессию.

Готовим площадку для мероприятия

Для проведения мероприятия нужна площадка и техническое оборудование: освещение, система звукоусиления, видеопроекторы и прочее. Также вам понадобятся декорации, полиграфия и сувениры. Возможно, нужно будет заказать питание для гостей. Ищите стимулы, которые побудят технических партнёров предоставить свои услуги бесплатно или по выгодной цене.

Стоит обратить особое внимание на молодые компании. В 2013 году один из новых конгресс-центров Москвы охотно предоставил свою площадку с существенной скидкой для проведения Debate Night, так как представители бизнес-сообщества могли стать его клиентами. А на одном из кардиологических конгрессов удалось обеспечить бесплатно прямую видеотрансляцию: оператор связи только выходил на рынок и стремился заявить о себе.

С уже известными на рынке техническими партнёрами можно договориться, если предложить им сотрудничество в несезон. Выясните, когда у них наименьшая загрузка — в такие месяцы, дни или часы стоимость может оказаться ниже, чем обычно.