28 бизнес-хаков на каждый день

Игорь Манн, основатель издательства МИФ, и его коллега Ренат Шагабутдинов составили сборник различных секретов, которые помогают упростить жизнь предпринимателя, начиная с покупки авиабилетов и работы в Excel и заканчивая публичными выступлениями и продажами.

Мотивация

Четыре обеда

Найдите партнёра «на обед» — человека, который поддержит вас в развитии и при этом не даст отказаться от собственных обещаний. Здорово, если это будет коллега, и не важно, из какого отдела (даже хорошо, если это будет чужой отдел — очень ценный обмен опытом). Такой формат общения и мотивирует, и вдохновляет, и позволяет сплотиться, подружиться, лучше узнать о рутине, проблемах и процессах коллег из других отделов.

Договоритесь о четырёх обедах. Пусть во время обеда каждый рассказывает о прошедшей неделе и делится: — своими победами — что ему удалось на неделе, что хорошо получилось — уроками или ошибками, из которых он сделал выводы — планами и обещаниями — что хочется попробовать на грядущей неделе, что он будет делать по-другому

Don't break the chain

Суть метода в том, чтобы начать цепочку из дней, проведённых с полезной привычкой (или, наоборот, без вредной) и постараться не прерывать её как можно дольше. Например, вы принимаете решение не начинать день с проверки электронной почты и отмечаете на календаре дни, в которые соблюдали это ограничение. Или решаете не курить как можно дольше, если сейчас страдаете от этой привычки. Главное — продержаться первые дни, а дальше вас захватит азарт, и вам не захочется прерывать длинную успешную цепочку дней!

Развёрнутый экран

Разверните на полный экран свой документ в Word или каком-нибудь другом текстовом редакторе: это позволит вам сосредоточиться только на текущем документе, не отвлекаясь на другие элементы рабочего стола. Добавим, что в том же Word и других приложениях MS Office можно свернуть ленту инструментов, чтобы совсем минимизировать все отвлекающие элементы. Чтобы свернуть ленту, нажмите Ctrl + F1. Если для работы над документом хотя бы на ближайшие 10–15 минут не требуется интернет, то на ноутбуке можно вообще включить режим «в самолёте» и поработать спокойно.

Управление энергией

Физкультминутка

Во время коротких рабочих перерывов по возможности делайте короткие физические упражнения (планку, отжимания, приседания). Хорош и турник — знаю, что у некоторых он есть в офисе (на улице или в помещении). Если вы работаете дома, всё ещё проще: можно установить турник в дверном проёме или купить такой, который не крепится к стенам, а просто устанавливается на полу. Физкульт-минутка лучше пассивного перерыва, когда вы продолжаете оставаться за компьютером, но переключаетесь с работы на развлекательный контент.

Работайте стоя

Стоя люди работали издревле. Для этой цели был придуман даже специальный стол — конторка. Хемингуэй однажды заметил: «Возможно, писательство и путешествия расширяют кругозор, но однозначно можно получить и широкую задницу. Поэтому я пишу стоя».

Лайфхак: заведите себе стол для работы стоя. Купите конторку или стол-трансформер, у которого столешница поднимается и опускается. Можно обойтись и подручными средствами: водрузить на стол картонную коробку, а сверху поставить компьютер или положить тетрадь. Отрегулируйте высоту стола по росту, чтобы не уставать и не портить осанку. В процессе работы не стойте столбом, переминайтесь с ноги на ногу, покачивайтесь.

Любуйтесь природой даже в офисе

Исследование, результаты которого были опубликованы в научном журнале Environmental Psychology, показало, что люди, просто смотревшие на фотографии природы в течение 40 секунд, улучшали фокус и снижали уровень стресса. Им даже не пришлось выходить из помещения. Поставьте себе любимый вид растения в качестве обоев рабочего стола — и заводите таймер на 40–60 секунд, когда нужно расслабиться.

Переговоры

Никогда не опаздывайте

Чтобы стать пунктуальным, не опаздывать на внутренние и внешние встречи, можно делать так: пообещать всем, что если вы опоздаете, то заплатите за еду / напитки (если встреча внешняя, в кафе или ресторане) или за то время, что вас ждали (например, одна минута вашего опоздания делает каждого, кто вас ждал, богаче на 50 рублей). Такой подход очень стимулирует приходить вовремя или даже заранее. Помните: лучше прийти раньше на десять минут, чем опоздать на одну.

Сократите время совещаний

Бич многих компаний — длинные совещания, рабочие встречи, митинги. Попробуйте проводить их стоя — как проводил рабочие встречи со своим кабинетом Берлускони. Вряд ли такое совещание продлится больше получаса. И для экстремалов: в одной компании совещания проводят в положении «планка». Две-три минуты — и совещание заканчивается.

Шут или адвокат дьявола

В Средние века шуту позволялось осмеивать решения короля или вельмож — те, как правило, не могли открыто критиковать друг друга. Попробуйте и вы на совещаниях и мозговых штурмах назначать одного человека, который будет неприкосновенным. Пусть он критикует все идеи — так не возникнет ситуации, когда все побоялись покритиковать априори неудачную или бесперспективную идею руководства.

Электронная почта

Проверяйте письмо «на деньги»

Если у вас в почте накопилось очень много писем, начинайте с тех, где вопросы «стоят дороже всего» с точки зрения вашего бизнеса. Это могут быть письма: от крупных клиентов или связанные с большими потенциальными выгодами или потерями вашего бизнеса. Например, отмечайте письма о деньгах зелёными флажками, напоминающими доллары, как это делает Игорь Манн.

Избавьтесь от всех ненужных рассылок

Сервис Unroll.Me позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались. После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик. Кроме того, у вас появится возможность настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определённое вами время.

Командировки

Переведите вывески

Установите на смартфон одно из приложений, переводящих текст прямо с камеры, — и у вас не будет проблем с чтением вывесок и указателей на иностранных языках во время поездок. Увы, далеко не все надписи дублируются на английском — да и английский знают далеко не все. Например, для перевода текста при помощи камеры подойдёт приложение «Переводчик Google».

Не бросайте спорт

Вы едете в незнакомый город на несколько дней и хотите поддерживать себя в форме? Самый простой и доступный способ — это бег. Вам нужна лишь лёгкая беговая форма и кроссовки, которые пригодятся и для прогулок в свободное от работы время — в беговой обуви меньше устают ноги.

Пользуйтесь инструментом Strava HeatMap, чтобы узнать, где бегают местные любители активного отдыха. Это интерактивная карта, на которой отображается, по каким улицам больше всего бегают пользователи сервиса, и любимые у велосипедистов маршруты. HeatMap одинаково хорошо работает что в Кейптауне, что в Будапеште, что в любом другом городе — проверено.

Публичные выступления

Как выучить доклад

Чтобы сразить слушателей наповал, используйте диктофон в телефоне для подготовки к выступлению — проговорите и запишите свой доклад. Так вы убьёте сразу трёх шустрых зайцев, которые регулярно убегают от выступающих.

1. Отрепетируете свою речь: найдёте удачное вступление, отточите формулировки аргументов, избавитесь от сложных словесных конструкций, свяжете отдельные части доклада в единый текст.

2. Точно впишетесь в тайминг. Прочитав свой текст вслух от начала и до конца, вы поймёте, сколько времени вам нужно.

3. Выучите свой доклад наизусть. Запись в диктофоне позволит вам прослушать себя неограниченное количество раз — до тех пор, пока вы не начнёте рассказывать синхронно с записью. Потом эта диктофонная запись может стать учебным материалом, подкастом, презентационным роликом.

Приезжайте пораньше

Приезжайте на место выступления пораньше и пообщайтесь с участниками мероприятия. Вы сможете освоиться на месте и почувствовать себя по-хозяйски (большинство участников будут приходить к вам, а не вы к ним — это важный психологический момент), во-вторых, у вас в аудитории уже будут знакомые, к которым вы сможете обращаться во время выступления. Это тоже добавит уверенности

«У вас десять минут»

Бывает, придёшь на ранее согласованную встречу с клиентом, которая должна длиться час. А клиент вам неожиданно заявляет: «У вас десять минут». Что делать? Не комкайте свою получасовую презентацию — лучше подготовьте её заранее в формате печа-куча или Ignite! Печа-куча — это 20 слайдов, которые нужно показать за шесть минут и 40 секунд — на каждый слайд у вас всего 20 секунд. Ignite! — формат ещё динамичнее. В нём у вас всего 20 слайдов и 15 секунд на каждый. Готовить такие презентации непросто, но смотрят её не отрываясь.

HR

Платите за увольнение на испытательном сроке

Известная практика из жизни компании Zappos, славящейся своей корпоративной культурой: там сотруднику предлагают уйти после испытательного срока, получив за это существенную выплату. Для компании выгоднее на испытательном сроке отказаться от тех, кто ценит эту выплату выше, чем возможность работать в Zappos.

Увольняя — не нанимайте

Попробуйте не брать нового человека на место бывшего сотрудника. Если в отделе или департаменте работают несколько человек — задачи уволенного можно распределить среди них, немного увеличив каждому зарплату. Вполне возможно, что резервов продуктивности для этого хватит, а ваши сотрудники не будут против. Выиграют все — и коллеги, и компания.

Адаптируйте сотрудника

Если к вам пришёл новый сотрудник, предварительно составьте план его знакомства с вашей компанией. Начните с рассказа о ней и её достижениях, познакомьте с основными процессами и регламентами, в которые он будет вовлечён, составьте график встреч с ключевыми сотрудниками и с теми, кто участвует в его бизнес-процессах. Встретьте его маленьким подарком — букетом цветов, фирменной кружкой с его именем, коробкой конфет.

Корпоративный рост

Учитесь в рабочее время

Дайте сотрудникам возможность учиться прямо в офисе в рабочее время. Например, в «МИФ» каждый вторник с 12 до 13 все собираются на просмотр семинара или вебинара. Сначала мы просто закидываем идеи и темы в общий список, потом голосуем, какие из них интересуют большее количество людей, затем составляем план просмотра. Каждую пятницу первый час дня выделяется на чтение бизнес-литературы.

Ещё одной гордостью считаем нашу библиотеку. Два раза в год мы закупаем интересные профильные книги на основе пожеланий сотрудников, которые любой может взять для прочтения. А после прочтения устраиваем презентацию лучших книг и их обсуждение. Как правило, на таких обсуждениях рождается много новых идей по развитию компании. Попробуйте и уже через полгода ощутите серьёзный профессиональный рост специалистов и приток новых идей для развития.

Сделайте карточки роста

Для каждого сотрудника мы составляем карточку роста на год, где описываем, в какой точке он находится сейчас, в какой должен находиться через год и что для этого за год надо сделать. Это очень удобно руководству, поскольку оно заранее знает, как растёт каждый сотрудник и вся компания в целом. И удобно сотруднику — он не просто так просиживает штаны, но осознаёт, что у него есть цель. После того как мы внедрили такие карточки, рост в компании у нас пошёл намного интенсивнее.

Напишите благодарственное письмо родителям сотрудников

В одной из книг Игоря Манна есть история про благодарственное письмо родителям сотрудника. Очень необычный инструмент. Обращается к ценностям. Его использовал один из читателей издательства Виталий Говорухин: был wow-эффект.

Маркетинг

Покажите рекламу семи источникам

Проверьте рекламу или коммерческое предложение по системе «Семь из семи». Сначала покажите его вашим коллегам — пусть они покритикуют то, что вы сделали, после этого знакомому маркетеру из другой компании — попросите указать на замеченные недостатки. Теперь можно показать объявление клиентам компании, спросить их мнение. Следующие — потенциальные клиенты компании (их непросто опросить, но их обратная связь многое вам даст для улучшения вашей рекламы). Теперь родители и дети! Чего не поймут они — не поймут и ваши клиенты. Если рекламу делало для вас агентство А, то покажите продукт их труда конкурентам — агентству Б. Финальный аккорд — можно показывать объявление вашему руководителю.

Подсчитайте стоимость клиента

В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» стоимость клиента на всю жизнь — 50 000 рублей. Если взять среднего покупателя, который в первый раз купил у нас одну книгу, то можно предположить, что он будет покупать у нас книги ещё пять лет. В среднем за год он купит 20 книг (это пессимистичный прогноз — мы выпускаем больше 250 новинок за год), средняя стоимость книги 500 рублей (с учётом электронных за 150 рублей). Итого: 5 × 20 × 500 = 50 000 рублей.

Посчитайте стоимость клиента на всю жизнь для вашего бизнеса. Ужаснитесь, сколько вы можете потерять. Начните брать с нас пример — и любить каждого вашего клиента. И пусть мотивацией для вас на первых порах будут деньги, которые он вам принесёт. А потом это станет хорошей привычкой, которая очень поможет вам в вашем бизнесе. Если вы любите в бизнесе деньги, то вам лучше побыстрее научиться любить ваших клиентов. И расчёт стоимости клиента на всю жизнь вам в этом поможет.

Платите доллар за каждую найденную ошибку

Один издательский дом перед тем, как передать рукопись книги в типографию, просит вычитать её авторов или переводчиков и профессиональных корректоров, а после этого отдаёт рукопись пяти студентам филологического факультета известного вуза и обещает, что за каждую найденную ошибку им заплатят по одному доллару. Выстраивая такую систему проверки, издательство поступает очень мудро. Выигрывают все. Читатель получает книгу без ляпов. Корректоры видят ошибки, которые они просмотрели. Студенты тренируются — и зарабатывают.

Почему бы менеджеру по маркетингу не взять эту идею на вооружение? Предложите вашим коллегам на тех же условиях вычитать подготовленные вами пресс-релиз, брошюру или план. Поступая так, вы сами намного тщательнее подготовите документ, более внимательно его проверите и создадите ещё один фильтр для проверки. Вне зависимости от того, сколько «заработают» ваши коллеги на проверке маркетинговых текстов, вы и компания окажетесь в выигрыше

IT

Только одна вкладка

Слишком много открытых вкладок ведёт к потере фокуса, а переключение между ними — типичная попытка существовать в многозадачном режиме, который у человека не работает. К тому же большое количество вкладок снижает не только вашу производительность, но и производительность компьютера, занимая много памяти. Установите для себя правило работать только в одной вкладке браузера — или загрузите одно из бесплатных расширений для браузера, например OneTab.

Никаких следов

Если вы пользовались компьютером в гостинице, интернет-кафе или другом публичном месте и зашли в несколько своих аккаунтов на разных сайтах, есть возможность одним действием выйти из всех них. Для этого зайдите на сайт SuperLogout.com. Сразу после перехода на него вы станете выходить из всех аккаунтов автоматически. Будьте осторожны: сервис действует без предупреждения и дополнительных подтверждений с вашей стороны — сразу после перехода на сайт.

Надёжный пароль

Сейчас, когда к почтовому ящику привязаны многие сервисы, иметь ненадёжный пароль в почте и других сервисах опасно. Надёжный пароль — это сочетание строчных и заглавных букв, цифр и символов. Например: siB81)$lbs#djf&23^Voq9. Если вам сложно сочинить разные пароли для разных сайтов, придумайте изменяемую часть — например, часть цифр может меняться от сервиса к сервису.

Ещё один вариант — использовать название сервиса / сайта в качестве части пароля. Выберите базовый пароль и вставляйте в него название домена или сервиса: — 77Base_Parol&8 — базовый вариант; — 77BaFace_PaBookrol&8 — для Facebook; — 77BaEver_PaNoterol&8 — для Evernote. Таким образом, у вас всегда будет достаточно сложный пароль и вам не придётся вспоминать новый на каждом сайте.