Почему люди до сих пор работают в офисах

Каждый пятый сотрудник в России к 2020 году будет работать не из офиса — таковы данные исследования J’son & Partners Consulting и сервиса «Битрикс24». По всему миру растёт число компаний, работающих без офисов. Среди них — блог-платформа Wordpress, рекрутинговый проект Toptal, издательство «Манн, Иванов и Фербер» и многие стартапы. Но у офисов по-прежнему сильные позиции, даже в среде IT-компаний, которым технологии позволяют работать полностью удалённо. «Секрет» разобрался, почему люди всё ещё ходят на работу и настанет ли день, когда офисов не станет.

Без офисов

Предпринимателю Джейкобу Лауйкайтису 21 год, он путешествует по Азии. Каждое утро на мотобайке Джейкоб исследует место, где оказался, иногда занимается сёрфингом. Возвращаясь, Джейкоб садится за ноутбук и занимается своим бизнесом — купонным проектом ChameleonJohn.com.

Первое дело Лаукайтис открыл в 15 лет, а в 19 он начал путешествовать и посетил уже более 50 стран, ведя жизнь онлайн-кочевника. «Я понял, если у меня будет офис, мне придётся быть там физически. Я решил, что мне нужен очень прибыльный онлайн-бизнес, который позволит делать, что я хочу» — Лаукайтис вспоминает, как он начал совмещать путешествия с работой. По его словам, для онлайн-проектов нет никаких препятствий в том, чтобы обходиться без офисов. Единственное, что может этому помешать, — нежелание самих руководителей и сотрудников. У ChameleonJohn.com есть два офиса в Литве и в Индии для тех, кто хочет работать традиционно. Но в компании приветствуют желание сотрудников работать удалённо. Для работы и коммуникаций им нужен только компьютер и интернет.

Согласно исследованию компании по аренде рабочих мест Regus 50% топ-менеджеров и собственников бизнеса по всему миру работают удалённо более двух с половиной дней в неделю. Сторонники удалённой работы видят в ней только плюсы. Во-первых, она позволяет экономить на аренде и содержании офиса. Директор по развитию туроператора «Одигитрия» Светлана Бибикова отмечает, что для некоторых компаний необходимо ещё и задействовать уличное пространство для рекламы: «Помимо расходов на аренду необходимы дополнительные расходы на уличные вывески, указатели, лайтбоксы, это для небольшой компании просто невыгодно».

Во-вторых, удалённая работа повышает продуктивность сотрудников — 76% участников опроса Regus уверены, что гибкий график способствует большей эффективности. «Полтора года назад мы решили пойти на эксперимент и распустить сотрудников по домам. Основные опасения были в том, что не у всех хватит внутренней дисциплины, чтобы поддерживать рабочий ритм. Но практически ни у кого не возникло с этим проблем. Регулярные звонки по Skype, промежуточные дедлайны и сбор статистики по проделанной за день работе позволили быть в курсе, кто над какой задачей трудится и с каким результатом. Ребята перестали тратить много времени на дорогу, отвлекать друг друга в течение дня, и эффективность возросла», — говорит основатель дизайн-студии Aidem Андрей Степанчук. Через полгода эксперимента компания решила оставить часть сотрудников работать по домам, а в офисе собрать тех, кому необходимы мозговые штурмы, — например, дизайнеров-проектировщиков. Кроме того, компания больше не ограничена в поиске работников территориально и может искать лучших специалистов по всему миру.

Многие компании понимают преимущества безофисной жизни, когда случайно переходят на неё. «Когда начался кризис, нам стало нечем платить за хороший офис в Москве, а переезжать на окраину — ещё хуже», — вспоминает гендиректор компании-разработчика мобильных приложений Werbary Иван Труфанов. В Werbary решили отказаться от офиса временно, а через полтора года перешли на удалённый режим полностью. Труфанов говорит, что помимо экономии на решение повлияла возможность нанимать сотрудников из регионов и людей с ограниченными возможностями.

Противники удалёнки говорят, что её минусы в первую очередь скажутся на сотрудниках: они не смогут видеться друг с другом и с начальством, это затруднит коммуникации, а на обустройство рабочего места необходимо тратить свои деньги. У собственников бизнеса минусов от перехода в онлайн гораздо меньше. Кажется, что их останавливает только боязнь, что вырасти в крупного игрока рынка (или удержать позиции) из виртуального офиса не получится. Основатель онлайн-школы английского языка SkyEng Александр Ларьяновский опровергает это: «Плюс удалёнки — гибкость в масштабировании. Мы легко можем наращивать и уменьшать структурные подразделения. В последние три года мы оптимизировали наш кол-центр, сократив 30% штата — это примерно 10 человек. Обратный пример: мы нарастили с января разработку с 4 до 11 человек. Нынешний офис не позволил бы их рассадить». Сейчас в SkyEng работает более 100 штатных сотрудников и более 400 преподавателей, из них только 11 человек сидят в офисе.

В 1973 году, вспоминают исследователи MIT Карло Ратти и Мэттью Клодель, казалось, что мгновенная связь со всеми остальными на планете — даже с горы Эверест — приведёт к тому, что понятие офисов устареет. Но развитие пошло другим путём: «Технологии позволяют глобальную и мгновенную коммуникацию, но большинство из нас всё ещё ходит в офис каждый день. У работы из дома (оставьте в покое гору Эверест!) не так много поклонников, как казалось». По словам Ратти и Клодель, физическое пространство для работы сейчас становится всё более важным. И дело вовсе не в минусах удалённой работы, а в преимуществах самих офисов, которые перевешивают возможности технологий.

Для чего ходить на работу

В компании Toggl (таймтрекер для небольших команд) признают, что их двухэтажный офис слишком большой для 34 сотрудников, половина из которых работает из дома. Чёткого графика там нет, поэтому большую часть времени пространство пустует, но тем не менее в компании не хотят от него отказываться. «Иметь офис — это не затраты. Для нас это инвестиция в способность команды работать вместе», — пишет ведущий блога компании Март Виркус. Как и во многих других компаниях, в Toggl верят, что креативные идеи приходят в процессе личного взаимодействия, которого сложно достичь при удалённой работе. Встречи команды в кафе специально для мозгового штурма не будут иметь такого эффекта: лучшие идеи часто приходят в неожиданных местах, например в очереди в кафетерий на обеде.

«Сначала я придавала мало значения окружающей обстановке. Но за два года, пройдя путь от офиса в квартире до коворкинга и отдельного офиса, я убедилась, что рабочее пространство — очень важный фактор успеха и скорости его достижения», — говорит основатель Elementaree Ольга Зиновьева. Она считает, что офис нужен не только как место для генерации идей, но и для создания атмосферы компании. В офисе Elementaree сотрудники ходят в носках или в тапочках — это помогает расслабиться и поднять настроение. По мнению Зиновьевой, особенно полезна работа в офисе, когда команда разрастается, потому что для сотрудников становится важно делиться достижениями и общаться.

Доверие — ещё один элемент, которого проще достичь в офисе, чем обмениваясь сообщениями в Skype или Slack. Когда люди работают друг у друга на виду, они больше контактируют и видят, кто чем занимается. Это работает не только по горизонтали, но и по вертикали: начальники в офисе чувствуют контроль над ситуацией.

Главное преимущество офисов, от которого не готовы отказаться и начальники, и сотрудники, — возможность переключаться между работой и личным временем. «Пространство, специально предназначенное для работы, способствует появлению нужного настроя у сотрудников. Приход в офис можно воспринимать как некий ритуал, настраивающий человека на рабочий лад, и важность этого ритуала не стоит недооценивать», — считает гендиректор «Помогатель.ру» Михаил Сорокин. В его компании всего 10 человек, некоторые работают удалённо, но отказываться от офиса Сорокин не собирается: по его мнению, в офисе должны быть сконцентрированы функции, которые требуют наибольших интеллектуальных усилий и критически важны для успеха фирмы.

Но иногда компании удерживают сотрудников в четырёх стенах не из-за плюсов слаженной работы, а в силу неповоротливости. Устоявшемуся бизнесу перейти на удалённую работу гораздо сложнее, чем стартапу сразу начать работу в облаках. CEO компании по поиску работы с гибким графиком FlexJobs Сара Фелл указывает, что удалённая работа может стать эффективным способом ведения бизнеса только при наличии чётко сформулированной и стратегической программы. «Это требует определённых усилий: нужно очень жёстко и чётко прописывать должностные инструкции и прорабатывать мотивационную схему, — соглашается Александр Ларьяновский. — У нас нет шпионского ПО и веб-камер, вместо этого мы выстраиваем системы, где сотрудник делает нужное количество работы в час, и отслеживаем соблюдение графиков сделанного». Уделять этому достаточно времени готовы не все компании.

Трансформация офисов

Согласно прогнозу разработчика программного обеспечения Citrix к 2020 году 89% компаний будут предлагать сотрудникам работать удалённо. Однако это не значит, что офисы исчезнут. Вероятнее всего, компании будущего будут совмещать удалённую работу и походы в офис несколько раз в неделю. В поисках лучших пространств для такой схемы бизнес может прийти к неожиданным вариантам. Например, компания DriverPack Solution (один из лидеров российского рынка в области автоматической установки драйверов на компьютер) отказалась от классического офиса в пользу четырёхкомнатной квартиры в центре Москвы. Обычный офис, режим которого имеет временные ограничения, команду не устраивал: иногда приходилось работать до утра. Коворкинг не подходил, так как для команды, в которой больше 10 человек, он становится слишком дорогим. Также сотрудникам хотелось иметь своё рабочее место. Но помещение было нужно — у DriverPack Solution 40 млн пользователей по всему миру, и, хотя почти вся информация хранится на серверах в Англии и Германии, есть ещё тестовая лаборатория из десятков компьютеров, которым тоже нужно место.

«Вариант с квартирой позволил нам обустроить рабочие места точно так, как хочет каждый из наших сотрудников. Время работы теперь ничем не ограничено, а ребята, которые живут в Подмосковье, всегда могут остаться на ночь. Дополнительными плюсами стала просторная кухня с холодильником, где можно готовить или хранить продукты, и ванная комната для тех, кто добирается на работу на велосипеде и самокате», — говорит представитель DriverPack Solution Александр Бликштейн.

Убьёт ли удалённая работа офисы — уже неактуальный вопрос. Главное — как возможность работать удалённо изменит офисы и их главное назначение. «Трансформация нашей рабочей среды только начинается, но уже оказывает огромное влияние на архитекторов, разработчиков, корпорации и в будущем — на всё общество, — пишут Карло Ратти и Мэттью Клодель из MIT. — Офисы далеко не устареют, как предсказывали диджитал-пионеры в 1990-х годах, напротив, технологии оживят их и превратят во что-то новое».

Фотография на обложке: tokyoform / Flickr / CC BY-SA 3.0