9 проблем, которые предстоит решить фрилансерам при запуске своего стартапа

О проекте

В декабре 2019 года родилась идея создать агентство, которое будет помогать российским бизнесам «делать SMM». За время, которое прошло от идеи до старта проекта, я и двое моих партнёров-фрилансеров провели очень много часов в Zoom и Telegram, где обсуждали каждую мелочь. Мы прорабатывали регламенты и сценарии, продумывали концепцию, общались со специалистами из различных сфер, пересматривали кучу кейсов и портфолио. В этот романтический период нам очень помогал Евгений Давыдов, сооснователь и генеральный директор коммуникационного агентства Setters. Мы написали ему в Facebook, и он согласился давать нам советы и отвечать на наши вопросы.

В ходе работы над концепцией агентства мы пришли к мнению, что хотим работать со стартапами. Мы хотим помогать молодым бизнесам в самом начале их пути. Так, спустя полгода после «рождения идеи» и родился наш стартап для стартапов — агентство Summom.

Мы с партнёром Романом Куренковым выделили по четыре проблемы и факапа, с которыми столкнулись.

• Дезорганизация

Для меня большой проблемой стало отсутствие организации в режиме работы на начальном этапе. Мне удобней работать в первой половине дня, когда мозг свеж и чист, после обеда я лишь докручиваю рутину. Но некоторые члены команды включаются в работу только после обеда. Получается, что ты безуспешно пытаешься достучаться до человека с утра, чтобы согласовать рабочие вопросы, а он не может получить от тебя ответа вечером, когда тебе уже не до работы. Это лишь один случай дезорганизованности. Подобные проблемы усложняют процесс выполнения задачи, увеличивают сроки реализации, создают просадку в мотивации и могут привести к конфликту.

Решение: мы организовали регулярные планёрки и внедрили простую проектную систему на основе канбан-досок. Благодаря этому все видят дедлайн, приоритет задачи, на каком она этапе и что необходимо для её выполнения. А ещё каждый из нас поделился своим примерным планом дня, что помогло выбрать подходящие для коммуникации часы.

Важно проявлять уважение к членам команды и к делу, которым вы вместе занимаетесь. Предупреждайте о проблемах заранее, не беспокойте коллег в нерабочие часы. Старайтесь плавно выстраивать свой личный график дня подобно общему, ведь, если вы работаете по ночам, а весь день спите, вряд ли вашим коллегам будет удобно коммуницировать с вами, так как большинство людей всё же предпочитают работать в первой половине дня.

• Совмещение фриланса и агентства

Когда пришла пора искать специалистов в команду, мы с партнёрами взялись за головы. Как эффективно оценивать труд, как рассчитывать процент, а самое главное — чем платить сотрудникам, чтобы их удержать, если заказов не будет или их будет недостаточно?

Решение: при выборе «диджиталов» в наши ряды, мы были жестки в двух вещах: специалист должен влюблять своими работами и быть в любой ситуации «человеком». Плодить негатив и посредственность очень не хотелось, это абсолютно расходится с целями и культурой команды. Основная загвоздка в том, что некоторым фрилансерам сложно отказаться от проектов на стороне, к тому же мы не могли предложить достойной фиксированной платы, да и модель оплаты труда у нас совершенно иная.

Мы решили, что будем не против, если ребята будут работать на стороне, оттачивать свои навыки, практиковаться. Условие было одно –– как только появляется проект, сотрудник ставит его на первое место и полностью включается в работу.

• Дружба vs деньги

Говорят, что это очень частая проблема новых бизнесов. Нам удалось обойти её стороной. Получается, что это в нашем случае выдуманный факап. Согласен. Но я всё же решил поделиться мнением на этот счёт, так как считаю это очень важным вопросом. Да и избежали мы этой проблемы именно потому, что предвидели её.

Решение: деньги не должны быть мотивацией «номер один», особенно для фаундера. Они, конечно, важны, и бизнесы создают ради денег. Но у нас деньги не были впереди, и мы осознаем, что коммуникационное агентство –– это забег на длинную дистанцию. Некоторые финансовые моменты мы зафиксировали на берегу. Например, сколько денег зарабатывает тот или иной член команды при заданных условиях, сколько денег с проекта уходит в агентство; собрали финансовую модель с кучей формул. Короче говоря, подготовились основательно. Рекомендую всем продумать систему оплаты труда, особенно непроизводственных позиций, а также то, сколько денег будет возвращаться в бизнес для его развития.

• Коммуникация удалённой команды

В организации удалённой коммуникации действительно есть трудности. Особенно сложно было организовать креативную тусовку. Про эту задачу можно говорить долго, но, если вкратце, мы изучили большое количество сервисов для удалённой работы и потратили на это немало времени.

Решение:

Тестируя различные подходы, мы в итоге пришли к выводу, что, пока команда небольшая, сложных проектных систем не нужно, всё можно организовать, используя различные сервисы в связке. Так, мы используем для работы три пространства:

1. Telegram. В нём есть чат основателей, чат всей команды с шутками, беседами и образовательным контентом, проектные чаты.

2. Trello. Все задачи делятся на пять категорий: все, в процессе, на согласовании, выполнено, идеи. Очень удобно, попробуйте.

3. Pyrus. Совсем недавно открыли его для себя. Штука очень интересная, но мы пока осваиваем. Там тебе и чатики, и задачки с напоминаниями и пушами, и доски с задачами. Ребята над ним ещё работают, и уверен — их ждёт успех. Кстати, уже есть версии и для мобильных, и для десктопных устройств. Я вот на мак установил.

• Финансовый учёт

Первая и очень важная проблема, с которой я столкнулся, — организация финансовой модели.

Всё казалось простым: нашёл готовую финансовую модель, скачал, посмотрел обучающее видео которое к ней прилагалось, немного видоизменил и ввёл свои формулы. Мы так и сделали.

Модель считала очень много показателей — на одном листе их было около 25. Также были вкладки по срокам. Когда впервые мы попытались просчитать не сколько и куда потрачено, а сколько от общего бюджета осталось, мы получили цифры с расхождением от реального на 50–110%. Остаток на счёте никак не сходился с тем, что было высчитано в экселе.

Спасло нас то, что проект был небольшим и общее количество переводов по нему не превышало 20.

Причиной всей неразберихи оказался двойной учёт одних и тех же денег, а также то, что выводили их не сразу.

Таким образом, из-за описки, неопытности и путаницы в сотнях формул можно получить двойной вычет.

Решение: самое главное — не усложнять. Если какие-то показатели и KPI не нужны прямо сейчас — их нужно удалить. Лишние справочные данные тоже ни к чему.

По сути, нужны только общий бюджет, общие расходы, себестоимость работы каждого сотрудника, величина наценки и стоимость услуг подрядчиков. 

• Сложности партнёрства

Какое-то время мы пытались найти партнёров. Такое предприятие, которому мы могли бы передавать клиентов или часть работы с ними, если это выходило за пределы нашего профиля, и наоборот. То есть стремились к прозрачному, взаимовыгодному сотрудничеству, где мы с партнёром на равных долях, но в разных сферах. Оказалось, что всё не так просто.

За время поисков нас дважды пытались вовлечь в финансовую пирамиду и открыться по чужой франшизе. При внимательном пересчёте и ближайшем рассмотрении даже без обмана становилось ясно, что это невыгодно для нас, а вкладываемые средства не только приумножить, но и «отбить» невероятно трудно.

Решение: изучите финансовые пирамиды как явление. Их довольно много, и рано или поздно вам неминуемо поступит предложение стать её частью. Если научиться отличать их с первого взгляда, можно сберечь не только средства, но и довольно много времени. Но «пирамида» — не единственный вариант. Существует много «паразитических» видов партнёрства, где из ваших вложений извлекает выгоду кто-то другой.

• Мы затянули

Не первая по счёту, но первая по важности проблема — мы запускались слишком долго.

За время запуска мы пришли к неприятной ситуации (о ней — ниже), дважды сделали дизайн профиля, собрали все документы для открытия ООО, в общем, делали всё, кроме того, что действительно нужно было делать.

Помимо того, мы почти ничего не зарабатывали все это время и мотивация была на нуле.

Решение: выверять каждый шаг, но не на этапе запуска проекта. Лучше запуститься с простым MVP, докручивать коммуникацию по ходу работы и брать первые проекты. Во-первых, всё можно будет испытать в деле, во-вторых, появятся деньги, которые можно вложить в развитие, в-третьих — появится мотивация сотрудников.

• Компетентность в смежных сферах

Изначально в нашем новорождённом агентстве я встал на должность CEO. Это означало, помимо прочего, и контроль выполнения работы сотрудниками и партнёрами. 

Мои знания позволяли мне выполнять работу на занимаемой должности, но я столкнулся с тем, что ничего не знаю о работе своих коллег. А это делало роль «контрольного органа» невыполнимой. 

Если вы работаете (или планируете работать) с подрядчиками, это обостряет ситуацию ещё сильнее. Будем честны: не все исполнители относятся к категории «добросовестных». Многие просто хотят вытянуть из вас максимум прибыли за услуги, которые вам не нужны или будут оказаны спустя рукава. 

Важно иметь хотя бы поверхностное представление — «на троечку» — об услуге, которую вы заказываете. Неважно, у своего коллеги или совершенно пока незнакомого подрядчика.

Решение: мы купили объёмный курс от именитых спикеров, который затрагивал почти все сферы интернет-маркетинга, каждый сотрудник прошёл его «от и до». Так мы сформировали более чёткое представление о работе друг друга, стали конкретнее формулировать задачи и прекратили требовать друг от друга невозможного.

И проблема «на десерт».

• Первые потери

Итак, мы плавно подошли к финальному факапу. Если вы обратили внимание, вначале упоминалось три партнёра-фрилансера. К сожалению, так, сложилось, что третье звено в нашей команде выпало. Наш партнёр и «копирайтер из Москвы» Катя решила выйти из проекта по личным причинам. Конечно, это тряхнуло команду. У нас не было ссор, споров и прочих конфликтов. Просто так сложились обстоятельства. Такое может произойти с абсолютно любой командой, и причин для этого масса — ведь это жизнь.

Проблема, которая появляется после ухода одного из партнёров участвующих в процессе, заключается в том, что эти процессы придётся перестраивать. Но если идентичность вашего бренда строится на личностях основателей, то у меня для вас плохие новости — придётся всё менять.

Как мы решили проблему? В тот же день мы провели большой созвон, обсудили все вопросы, касающиеся изменений, перераспределили процессы и задачи, которые теперь повисли в воздухе, подкорректировали планы с учётом загруженности. Скорость и решительность очень важна в стрессовых ситуациях. Промедление чревато усложнением последствий.

Фото: depositphotos.com