Как оптимизировать закупки чего угодно

В каждой компании копится информация о закупках: цены, объёмы, поставщики. Правильная обработка этих данных позволяет экономить так, как многим и не снилось. Я расскажу, как этого добиться.

Следите за фактическими ценами

Если цены не менялись дольше квартала, с поставщиком, скорее всего, что-то не так. На редком рынке за это время ничего не происходит. Мог вырасти или упасть рубль, могло появиться новое сырьё или технологии производства. Следовательно, и стоимость закупок должна была измениться.

Пример: Курс доллара в России вырос, и поставщик повысил стоимость упаковочных материалов, а после укрепления рубля не снизил её обратно. Ежеквартальный анализ фактических цен поможет вовремя отследить застой и попросить скидку.

Также стоит обращать внимание на резкое изменение стоимости в течение недели или месяца. Особенно если одну и ту же продукцию несколько раз купили по цене, которая значительно превышает стандартную за анализируемый период.

Пример: В ресторане заканчивалась рыба, и у поставщика не оказалось нужного объёма. Закупщик заказал её у другого партнёра по более высокой цене. Компания потеряла деньги. Регулярный анализ фактических цен поможет избежать таких провалов.

Проводите независимый мониторинг рынка

Он поможет понять, насколько фактическая закупочная стоимость сырья соответствует реальной. Возможно, цены упали, но поставщик не торопится давать скидку, а закупщик — требовать.

Важно сравнивать именно динамику цен — точное сравнение может быть некорректным из-за других условий поставки и иных требований компании к качеству. Данные можно почерпнуть в отчётах отраслевых площадок.

Пример: В одном месяце стоимость продукции на рынке выросла, а фактическая цена — нет. Всё отлично. В другом — цена на рынке упала, а в компании поднялась или осталась прежней. Стоит разобраться в причинах.

Изучайте отчёты по поставщикам

Необходимо понять место поставщика в цепочке формирования стоимости. Кто он? Производитель, эксклюзивный представитель или один из десятков представителей? Чем дальше от изготовителя, тем выше закупочная цена.

Пример: Завод овощных концентратов еженедельно закупает 1 т огурцов в оптовой компании по 110 рублей за 1 кг. Фермерское хозяйство готово продавать их по 95 рублей за 1 кг. Смена поставщика поможет заводу сэкономить 60 000 рублей в месяц, 180 000 рублей в квартал.

Затем следует проанализировать весь закупаемый ассортимент и выделить поставщиков, которые по одной части позиций делают выгодные торговые предложения, а по другой выставляют неоправданно высокие цены.

Пример: Компания ежеквартально закупает на мелькомбинате 70 т муки по 15 рублей за 1 кг, а из-за наличия у него торгового дома — 5 т сахара по 40 рублей за 1 кг. Производитель же может поставлять сахар по 35 рублей за 1 кг. Смена поставщика позволит экономить 25 000 рублей в квартал.

Отдельно можно рассмотреть поставщиков с оборотами до 50 000 рублей в месяц и понять, есть ли смысл продолжать сотрудничество. Чем больше партнёров, тем больше времени закупщик и бухгалтерия тратят на документооборот. Компания несёт дополнительные издержки.

Пример: Сеть ресторанов еженедельно закупает куриную грудку: 1,8 т по 200 рублей за 1 кг у крупного поставщика и ещё 500 кг по 220 рублей за 1 кг у небольшого. Если передать весь объём одному поставщику, получится сократить затраты на документооборот и получить скидку.

Проверяйте отчёты по номенклатурам

Необходимо определить принцип распределения объёма между поставщиками одного товара. Оптимально, чтобы компания с лучшей ценой предоставляла 70% объёма, оставшиеся 30% поставляли ещё один-два партнёра.

Пример №1: Производитель мясной продукции ежемесячно закупает говяжью вырезку у трёх поставщиков. 700 кг заказывает у фермера по 650 рублей за 1 кг, 160 кг по 665 рублей за 1 кг — у оптовика, ещё 140 кг по 680 рублей за 1 кг — у другого. Отлично.

Пример №2: Компания ежемесячно закупает гофроящики у трёх производителей. 50 000 штук — по 12,9 рубля за единицу, 30 000 — по 14 рублей за единицу, ещё 20 000 — по 12 рублей за единицу. Нужно выявить причины такого странного распределения.

Настройте отчёты по отклонениям

Они позволят получать информацию об изменениях в закупках в режиме реального времени. Для этого нужно определить, какие отклонения по ценам или объёмам поставок считаются допустимыми, какие — нет. У каждой компании получится своя норма.

Пример: Производитель овощных консервов ежемесячно закупает 5 т томатов у двух поставщиков. Фермер предлагает низкую стоимость, поэтому поставляет 80% сырья. Оптовик продаёт дороже, его доля — 20%. Если в один месяц она увеличится на 5%, не страшно. Но если в последующем вырастет ещё на 20% без изменения цены, пора поговорить с закупщиком.

Регулярный анализ поставщиков, номенклатур и цен поможет директорам быть уверенными в прозрачности закупок, принимать правильные управленческие решения и по копейке сэкономить миллионы рублей.

Главные новости и лучшие лонгриды «Секрета» — в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь!

Фотография на обложке: Sean Gallup / Getty Images