Как найти бизнес-ассистента, который будет делать за вас 90% рутинной работы

Пару лет назад я был уверен, что бизнес-ассистент — это то же самое, что и личный помощник. Его задача — организовывать работу шефа, договариваться о встречах, заказывать билеты, бронировать гостиницы и приносить кофе. Но оказалось, всё намного круче. Грамотный ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.

Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно. Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — проектный или, как в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить.

Что делает мой бизнес-ассистент?

Маршрутизирует задачи

С появлением ассистента я уменьшил количество людей, с которыми необходимо коммуницировать. Теперь, если я не хочу тратить время на какую-то задачу, просто зову ассистента. Это может быть подготовка презентации или сбор данных о конкуренте — неважно. Он сам примет решение, как будет её выполнять: самостоятельно, наймёт подрядчиков или передаст другому сотруднику.

Трекает время

Благодаря ассистенту я контролирую каждую секунду своего времени. Наши телефоны синхронизированы, он видит, где я нахожусь и что делаю. Моё время трекается по блокам: проекты, планирование, регулярный менеджмент, SMM, образование, здоровье, рутина (в том числе отдых — эта категория приватная, ассистент видит только потраченное время без детализации), бизнес-рутина, встреча. Таким образом, у меня есть понимание, сколько времени я провожу на работе, сколько — на встречах, сколько сплю и т. д. Отчёты тоже анализирует ассистент. В конце недели он просто говорит мне: «Вот на это и это время было потрачено зря». А я уже принимаю решения.

Готовит меня ко встречам

На какую бы встречу я ни ехал, мой бизнес-ассистент уже знает всех участников. И на каждого из них уже готово личное дело: в нём около 20 составленных мною вопросов — от бизнес-показателей до имени мужа или жены. Есть даже люди, которые по поручению ассистента смотрят интервью и рейтингуют их, чтобы в такси перед встречей я мог быстро посмотреть самые важные моменты. Обычно на встречах я гораздо лучше осведомлён о человеке, нежели он обо мне. А когда располагаешь информацией о человеке, найти с ним контакт намного проще. На бизнес-конференциях то же самое — я всегда знаю всех спикеров и VIP-гостей.

Ещё пример. Недавно вместе с партнёром мы летали на конференцию в Китай, и нам было необходимо свежее исследование местного рынка образования. Это довольно сложно, одним запросом в Google не обойдёшься. Нужно отобрать компании, найти их финансовые отчёты, узнать инвесторов, сопоставить цифры. Очевидно, что значительная часть информации на китайском языке. Обычный секретарь с подобной задачей бы не справился, а просить аналитиков компании в данном случае неэффективно. Во-первых, у них уже есть утверждённый план работ, достаточно плотный, отрывать их от него слишком дорого для компании. Во-вторых, часто мне нужна какая-то детальная информация очень срочно, и никто, кроме моего ассистента, не сможет её подготовить. Конечно, ассистент не робот, а потому, если задача большая, он может самостоятельно нанять сторонних аналитиков или любых других специалистов для решения.

Организовывает публичные выступления

Раньше мне приходилось самому искать тренеров, дизайнеров и заниматься подготовкой выступлений. Эти люди часто менялись, поэтому надо было вводить в курс дела новых исполнителей. Это отнимает кучу времени. Всю эту работу забрал бизнес-ассистент. Он уже знает, как и о чём я хочу рассказать на конференции, понимает, каких исполнителей нужно привлечь и в какие сроки сделать. Я вообще не думаю о том, кто рисует презентацию или откуда появляется тренер. Для меня это происходит незаметно.

Повышает эффективность моей работы

Я давно хотел заставить себя выполнять чек-листы по каждой задаче и оценивать качество её выполнения. Но на это нужно время. Благодаря бизнес-ассистенту у меня теперь есть метрика регулярного менеджмента.

Я сторонник теории опережающих показателей: мы оцифровываем каждый бизнес-процесс и придумываем на него определённое количество метрик, которые показывают, что он эффективен. Даже регулярные встречи, которые я провожу с сотрудниками, можно оцифровать: часто ли приходится их отменять, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли мы заранее планом встречи или резюме после и т. д. За каждый выполненный пункт я начисляю себе баллы, за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент считает все мои баллы, а я вижу, что сделал хорошо, а что — не очень. И это очень помогает улучшать качество собственной работы в долгосрочной перспективе.

Как я искал ассистента

Мой бизнес-ассистент — Лера, ей 27 лет. У неё хороший опыт работы в проектном менеджменте: Лера была помощницей руководителя в небольших компаниях, а потому ей приходилось решать много задач, таких как закупки, логистика или даже открытие франшизы. В среднем бизнес-ассистенты на рынке получают от 80 000 до 150 000 в зависимости от опыта и от компании, в которой они работают.

Поиск подходящего человека был долгим и сложным. Я понимал, что вместе с бизнес-ассистентом нам предстоит проводить гораздо больше времени, чем с кем бы то ни было из компании. Так что, кроме рационального, в этом были моменты и личной симпатии. Что мне было важно?

Умение искать и упаковывать информацию

Для этого в тестовом задании я просил составить список конференций (как российских, так и зарубежных), которые могут быть мне интересны. На выходе мне нужно было два списка: что посетить и где выступить. Причём в идеале данные нужно было расположить по дате, чтобы мне не пришлось сортировать их самостоятельно. Но этих условий я в задаче не ставил — ждал, что кандидат сам догадается.

Умение выходить на нужных людей

Здесь я просил связаться с моим партнёром и узнать у него имена пяти лучших продуктовых менеджеров страны. Надо понимать, что дописаться ему очень сложно даже для сотрудников Skyeng. А уж кому-то со стороны — это вообще нонсенс. Я был уверен, что задание никто не выполнит, но хотел понять, на каком моменте люди сольются. Была одна девушка, которая сказала: «Я не обязана искать его номер телефона». Мой нынешний ассистент это задание выполнил.

Умение планировать

Мне важно, насколько человек организован. Я просил всех на собеседовании открыть ноутбук или смартфон и показать свой Google-календарь. А дальше детально изучал записи. На этом этапе сливались 60–70% соискателей.

Умение анализировать

Важно понимать, как человек мыслит, может ли увидеть потребность клиента (в данном случае — мою) и решить её. Проще всего проверить это вопросом: «А что бы ты сам делал на моём месте?» Обычно, если человек об этом думал, он достаточно быстро начинает говорить. А если нет, либо ответит какую-нибудь ерунду, либо начнёт анализировать вслух. Все три варианта для меня показательны.

Знание компании

Если человек устраивается на работу бизнес-ассистентом, но не знает компанию, с ним явно что-то не так. Он будет плотно работать с руководителем, поэтому в некотором смысле от него зависит вектор развития бизнеса на ближайшие несколько лет. Так что он просто обязан послушать все интервью своего будущего начальника и почитать информацию о компании перед тем, как идти на собеседование.

Profit

У меня в подчинении есть команда высокопрофессиональных топ-менеджеров, которым я не могу делегировать свои мелкие задачи. Поэтому раньше мне приходилось выполнять их самому: к примеру, готовить презентации, составлять планы и резюме встреч, заниматься документооборотом. Я считаю, что это не моя работа как генерального директора: моя задача — принимать стратегические решения, собирать крутую команду и обеспечивать её необходимыми ресурсами.

Бизнес-ассистент снял с меня всю мелкую работу, поэтому теперь я могу сфокусироваться на основных задачах. Если приводить конкретный пример, то с приходом бизнес-ассистента у меня на 40% сократилось количество отменённых встреч, что очень важно для наших бизнес-процессов. До 100% дошла оцифровка моего времени: я анализирую каждую прошедшую неделю и понимаю, какие процессы идут медленно, как можно их менять, чтобы развитие компании было ещё эффективнее.

Подписывайтесь на «Секрет фирмы» в «Яндекс.Дзене».

Фотография на обложке: Oliver Burston / Alamy