Почему не нужно пытаться успевать делать всё
Я не верю в многозадачность. Мне кажется, люди, которые говорят, будто им комфортно делать одновременно сразу несколько вещей, обманывают или обманываются. Этой теме посвящена не одна научная работа. Почитайте, например, исследование профессора Стэнфордского университета Клиффорда Насса. Изучив когнитивные способности двух групп студентов (одни занимались несколькими делами одновременно, другие — чем-то одним), он обнаружил, что в режиме многозадачности человек работает так, будто он плохо выспался.
Многозадачность — это болезнь. И, как у всякой болезни, у неё есть симптомы.
Первый симптом — стресс. Работник, который пытается удержать в голове разные дела, постоянно смотрит на часы, вечно что-то записывает в блокноте, крутит в руках карандаш, ёрзает в кресле. Исследователи из Массачусетского института пишут, что эмоциональное истощение — неизбежное следствие игры в многозадачность.
Второй симптом — рассеянность. Когда на компьютере открыты три проекта, в электронном почтовом ящике висит письмо с пометкой «срочно», а на телефонной линии ждёт клиент, которому очень нужна консультация, как думаете, что получится? Вместо того чтобы уделить 100% своего внимания одному вопросу, сотрудник распыляется на несколько задач, теряя в качестве.
Третий симптом — усталость. Делая одновременно несколько дел, уже к обеду человек выбивается из сил. На эту тему тоже есть интересное исследование: в 2014 году психолог Глен Уилсон из Института психиатрии Лондонского университета на основе экспериментов установил, что многозадачность снижает IQ — почти на 10 пунктов.
Как излечиться от многозадачности?
Очевидный способ разгрузить сотрудников — расширить штат. Не у всех, конечно, есть на это деньги, но, даже если вам новые сотрудники по карману, всё равно не спешите. Сначала попробуйте систематизировать рабочие процессы и перераспределить нагрузку. Часто бывает достаточно очень простых решений.
Планирование
О том, что планирование полезно, нам говорит статистика. 18% дел, от которых сотрудник отвлекается, к концу рабочего дня так и остаются невыполненными, подсчитали исследователи из Калифорнийского университета. Учёные уверены: чтобы вернуться к выполнению брошенной задачи, разным сотрудникам требуется в среднем чуть больше 23 минут. Это снижает продуктивность на 40%.
Для планирования рабочего дня давно всё давно придумано. Руководителю нужно установить в компании программу учёта рабочего времени, а сотрудникам — всегда составлять план и пользоваться электронными планировщиками.
Ограничение каналов коммуникации
В среднем, согласно моему опыту, сотрудники, чей рабочий день проходит за компьютером, отвлекаются от выполнения важных задач раз в 10 минут. Чтобы получить картинку рабочего дня, мы тестируем работников с помощью тайм-трекеров. Всегда оказывается, что работающие над проектом восемь часов (испытуемые при этом часто бывают уверены, что ни на что не отвлекаются), два с половиной часа тратят на то, чтобы ответить на сообщения в социальных сетях, посмотреть ссылку, которую прислали друзья, и т.д. Что с этим делать? Отключить соцсети вовсе или штрафовать тех, кто заходит в них слишком часто.
Организация рабочего процесса
Бывает, сотрудники одного и того же отдела, работая с одинаковой нагрузкой, выдают разные результаты. Здесь стоит обратить внимание на личные качества и знания. Вероятно, отстающим не хватает опыта, и тогда их нужно переобучить, перераспределить нагрузку и пересмотреть планы. Если дело в прокрастинации, увольняйте или ищите новые методы мотивации.
Коллеги должны помогать друг другу
Самоуверенность и переоценка собственных возможностей — типичная ошибка новичков. Чтобы не упасть в грязь лицом, сотрудник берёт на себя больше, чем может сделать. Важно научиться вовремя обращаться за помощью. Адекватный руководитель за это должен быть только благодарен, так как проблема обозначится раньше, чем сорвётся сделка или провалится проект.
Нужно правильно отдыхать
Некоторые работники привыкают к сумасшедшему графику, и он им даже начинает нравиться. Есть люди, которые с удовольствием приходят в офис в выходные. До определённого времени это может работать на вас, но рано или поздно трудоголик выгорит или начнёт совершать ошибки. Нужно вовремя обратить внимание на проблему и не делать вид, что переработки и многозадачность — это фишка вашей команды. Законные выходные и перерывы на обед придумали не просто так.