Что такое проектный офис. Объясняем простыми словами

Проект — это любая затея, нацеленная на конкретный результат. Например, нужно запустить новую производственную линию или подготовить учеников за 2 года к ЕГЭ, или изобрести вакцину от коронавируса — всё это можно представить в виде проектов с конечными и промежуточными целями, финансовым обоснованием, кругом ответственных.

Проектный офис появляется в организации, которой нужно одновременно отслеживать множество проектов и поддерживать в них единые стандарты.

Основные задачи проектного офиса:

• разработка и внедрение единых стандартов управления проектами;
• помощь в планировании проектов;
• отслеживание их выполнения;
• оценка эффективности проектов, формирование отчётности.

То, насколько сильно проектный офис вовлечён непосредственно в управление проектами, зависит от потребностей конкретной организации.

Пример употребления на «Секрете»

«Потребность в стандартизации проектного управления возникла в нашей компании, когда масштабы и география бизнеса уже не позволяли каждому отдельному заводу или бизнес-подразделению подавать идеи в произвольной форме, а корпоративному центру — поддерживать их в индивидуальном порядке. Бизнес требовал единого подхода к анализу и ведению проектов, и мы нашли их в виде платформы специального проектного офиса».

(Управляющий партнёр «Технониколь» Сергей Колесников — о том, как стандартизировать управление проектами.)

Ошибки в употреблении

Иногда проектный офис путают с портфелем проектов или с корпоративной системой управления проектами (КСУП). Портфель проектов формируют для выполнения какой-то приоритетной для компании задачи. Например, торговая сеть хочет получать четверть всей прибыли от товаров, выпускаемых под собственным брендом. Отдельные проекты и группы проектов, которые послужат этой цели, можно объединить в портфель. Проектный офис служит в первую очередь для наведения порядка в проектах компании, стратегические цели могут его не волновать.

Корпоративная система управления проектами (КСУП) — это стандарты выполнения и мониторинга проектов на предприятии, а также информационная система по их учёту и контролю. Проектный офис — это часть корпоративной системы управления проектами, он следит за её работой и настройкой.

Нюансы

Стандарты проектного управления сформулировал американский Институт управления проектами (Project Management Institute, PMI). Эта некоммерческая организация выделяет несколько видов проектных офисов.

• Поддерживающий. Его основная функция — консультативная. Это подразделение предоставляет стандарты для работы, поддерживает корпоративную систему управления проектами и собирает статистику. Поддерживающий офис напрямую не контролирует выполнение проектов.
• Контролирующий. К экспертизе проектов и ведению статистики добавляется контроль. Офис участвует в принятии решений о продолжении проекта, обучает менеджеров проектов, контролирует соответствие проекта принятым на предприятии практикам.
• Управляющий. Занимается непосредственным управлением проектами: распределяет ресурсы, определяет приоритеты, назначает ответственных, отчитывается перед руководством за результат.

Факт

Стандарты, разработанные Институтом управления проектами, объединены в отдельный справочник — «Корпус знаний по управлению проектами» (Project Management Body of Knowledge, PMBOK). Международная организация по стандартизации (ISO) адаптировала их в стандарт ISO 10006 «Управление качеством в проектах». В России на его основе выпустили несколько ГОСТов по менеджменту проектной деятельности. Один из них посвящён стандартам проектного офиса.

Статью проверила:

Марина Минникова, Product Owner Web Portal в Sensorium, сертифицированный PMP, ex-UI/UX Designer в Sony Pictures Entertainment