Как провести конференцию TEDх в России

TED существует уже более 30 лет, долгие годы он был локально известной ежегодной конференцией, посвящённой технологиям, развлечениям и дизайну (отсюда название: TED — это technology, entertainment, design). На первой конференции в 1984 году Apple презентовала первый компьютер Macintosh. Правда, затраты на проведение мероприятия не отбились, и создатель TED, архитектор и графический дизайнер Ричард Сол Вурмен смог провести следующую конференцию только через шесть лет.

В 1990-х Вурмену удалось сделать TED известной и популярной историей: здесь стали выступать математики, философы, музыканты, благотворители. В 2000-м Вурмену исполнилось 65, и он начал искать преемника. Им стал владелец британской медиакомпании Future Крис Андерсон, который приобрёл TED в 2001 году. Конференция зарабатывает на продаже билетов, лицензий на трансляцию знаменитых TED Talks — 18-минутных выступлений известных спикеров, — продаже книг и других материалов.

Что такое TEDx

По сути, это ваша возможность провести TED за пределами Северо-Американского континента. Программа создана, чтобы помочь локальным сообществам, организациям и отдельным личностям присоединиться к миссии TED и генерировать идеи, достойные распространения. Мероприятия проводятся во всём мире по лицензии главной организации с соблюдением довольно строгих правил. Важно, что TEDx не может быть площадкой для политической или религиозной пропаганды, преследовать коммерческие цели и продвигать какой-либо товар, ивент не может быть частью фандрайзинговой кампании. Список требований и условий вы легко найдёте на официальном сайте.

В России TEDx проводится с 2009 года. Мы далеко не первые, кто этим занялся. Есть несколько команд, которые делают ивенты очень высокого уровня. Но прелесть концепции такова: если вы считаете, что можете сделать что-то полезное для сообщества, то останавливать вас никто не будет.

Получение лицензии

Проведение мероприятия TEDx возможно только по лицензии от головной организации, это обязательный шаг. Лицензия бесплатна, но необходимо убедить коллег в том, что вы способны провести мероприятие. Вам предстоит заполнить длинную анкету и рассказать о ваших идеях, источниках вдохновения, мотивации, опыте проведения мероприятий. У нас ушло на заполнение этой формы несколько часов. Ответ мы ждали четыре недели, он оказался положительным.

По всему миру проводится огромное количество TEDx. Чтобы избежать путаницы, каждому мероприятию необходимо подобрать название, имеющее отсылку к географии места проведения.

Почему мы вообще решили провести TEDxYakimanka? Прозвучит довольно пафосно, но у нас есть определённые взгляды на мир вокруг нас и мы стараемся их активно пропагандировать. Речь о том, что мир вокруг меняется настолько стремительно, что мы даже перестали это осознавать. И дело не в очередных модных приложениях и гаджетах, а в коренных изменениях в мышлении, ценностях новых поколений. Мы хотим рассказать, что процесс этих изменений многогранен и затрагивает все области нашей жизни, этим процессом необходимо управлять. На какой ещё площадке можно одновременно собрать хедхантера, предпринимателя, антрополога, искусствоведа, волонтёра и добиться определённого общественного резонанса?

Финансы

Сколько стоит провести TEDx? Однозначного ответа на этот вопрос нет — всё зависит от масштаба ивента, вашего чувства прекрасного и умения договариваться с людьми.

Площадка. По условиям лицензии на первое мероприятие вы не можете позвать более сотни гостей. Найти площадку в Москве несложно, предложение значительно превышает спрос. Нужна удобная локация, звуковое оборудование и акустические характеристики, техническая возможность подключить необходимое оборудование для записи видео. Мы обратились к друзьям и коллегам из tceh, вместе с которыми давно работаем, и договорились провести TEDx у них. Так мы бесплатно получили зал в центре Москвы.

Видео. На этом экономить точно не нужно — именно видео является наиболее значимым результатом проведения TEDx. Профессиональная запись с трёх камер, монтаж восьми выступлений и нескольких рекламных роликов обошлись нам в 100 000 рублей.

Оформление. Чтобы создать необходимый эмоциональный и визуальный фон, вам понадобятся элементы декора: стилизованные указатели, бейджи и, что невероятно важно, огромные буквы TEDx. По условиям лицензии вы обязаны изготовить буквы T, E, D, x + название вашего мероприятия большого размера и поставить их на сцену. Совокупные затраты по этой категории не превысили и 50 000 рублей, хотя буквы мы выбирали самые дорогие.

Тренер. Весь проект затевается ради качественного контента. Первоначальный выбор тем и спикеров зависит только от вас. После встаёт вопрос подготовки выбранных спикеров к самому мероприятию. В этот момент всплывает множество нюансов: разный опыт публичных выступлений, особенности артикуляции, жесты и движения и др. Многое можно отследить и исправить самому, но наличие профессионала не помешает.

Достаточно известный тренер по ораторскому искусству стоил нам около 60 000 рублей за серию занятий. Мы нашли специалиста, уже готовившего спикеров к выступлению в формате TED.

Промо. Вам понадобится лендинг и хотя бы минимальное промо мероприятия. Мы всё-таки крупное интернет-агентство и легко закрыли этот блок самостоятельно, но вилку затрат по этой части представить несложно — от нескольких тысяч рублей, если у вас в команде есть кто-то с руками, до нескольких десятков тысяч и более, в зависимости от выбранного подрядчика.

Прочее. На самом деле деталей очень много. Промоперсонал, парикмахер и визажист, звукорежиссёр, фотограф. Со звуком нам помог друг и коллега, остальные позиции в совокупности обошлись чуть менее чем в 20 000 рублей. Если что-то может пойти не так, будьте уверены, оно пойдёт, и на этот случай нужно иметь условный резервный фонд. За день до мероприятия нам пришлось срочно менять все экраны на площадке, и мы были готовы к этому как морально, так и финансово.

Можно ли заработать на проведении TEDx?

Скажу честно: мы не ставили себе такой цели, поэтому этот пункт носит исключительно умозрительный характер. Полученный ажиотаж и попытки людей купить билеты на ивент вплоть до самого дня проведения дают основание полагать, что при желании сделать это несложно. В следующий раз мы планируем значительно увеличить зрительскую аудиторию и часть билетов продать, что позволит нам вложиться в ещё более качественную подготовку контента. Но, на мой взгляд, речь может идти только о компенсации части затрат, не более того. Продавать билеты на TEDx по правилам можно, но их цена не должна превышать $100.

Спикеры и контент

Контент следует оценивать с двух позиций: с точки зрения важности и оригинальности идеи для публики и с точки зрения подачи материала. С подачей всё ясно: вам нужно запланировать и провести цикл репетиций, привлечь хорошего тренера по ораторскому мастерству. Сначала вы обсуждаете со спикером идею выступления, затем переходите к логике повествования, выстраиваете лекцию как театральную постановку и наводите финальный лоск — работаете с жестикуляцией, походкой, взглядом. Для качественного выступления необходимо от пяти до 15 репетиций — в зависимости от опыта спикера. Кстати, спикеры, выступившие на мероприятии сильнее всех, в начале выглядели аутсайдерами. Мотивация и упорные тренировки творят чудеса!

Громкая вывеска TEDx, безусловно, помогает и с подбором самих спикеров. Публично объявив о своей инициативе и тематике, мы сразу получили несколько десятков заявок на доклады. Воронка оказалась примерно следующей: 45 заявок на выступления, с 16 мы начали более плотную работу, отобрали восемь наиболее перспективных. Помимо этого, мы сами пригласили четырёх спикеров. Из 12 спикеров, с которыми мы начали работать, до финала мы допустили восьмерых.

Ещё мы выбрали два ролика, снятые на других мероприятиях TEDx, — таковы правила проведения мероприятия. Мы остановились на выступлениях антрополога из США и математика из Буэнос-Айреса. Так и сложилась наша программа — восемь живых выступлений и два видео.

В концепции TEDx главными звёздами являются спикеры, роль ведущего сведена к минимуму, однако подготовить вступительную речь, представить спикеров и сказать несколько слов в конце обязательно нужно.

Спонсоры и партнёры

Как вы уже поняли, проведение TEDx требует большого числа организационных и финансовых усилий. Многое можно организовать бесплатно или по бартеру, тут всё зависит от вашей коммуникабельности и целеустремлённости. Но так или иначе за что-то придётся платить, и будет нелишним найти для этого подходящих партнёров.

TEDx ограничивает прямые рекламные интеграции: залепить весь пресс-волл логотипами не получится, зато можно придумать интересные спонсорские форматы, полезные как для бренда, так и для посетителей вашего мероприятия. Сотрудничайте с компаниями, мыслящими стратегически и заботящимися о своём позиционировании в долгосрочной перспективе.

Постактивности

После проведения ивента ваша работа отнюдь не закончена. Вам предстоит собрать обратную связь от зрителей и участников, обеспечить монтаж видео, отправить его в головную организацию и, что самое важное и приятное, подумать над темой вашего следующего TEDx. Процесс обработки и одобрения видео по времени не регламентирован, в нашем случае он занял чуть больше трёх недель.

Фотографии: TED