Шанс оправдаться. Когда придётся писать объяснительную записку на работе и почему от этого лучше не отказываться
Все мы порой сталкиваемся с неприятными ситуациями на работе: то опоздаем не по своей воле, то из-за аврала откладываем текущие задачи, то забываем сообщить о больничном. Порой дело не ограничивается простой критикой и доходит до объяснительной записки — и многие боятся её писать. Что это за документ и почему он скорее сыграет на руку сотруднику, а не против него? «Секрет» выяснил, как писать объяснительную записку на работу, вместе с HR-экспертами.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник либо объясняет причины того или иного поступка, либо даёт пояснение ситуации, которой был свидетелем или участником.
Объяснительная помогает работодателю понять, что произошло и почему. А ещё без этого документа руководитель не сможет объявить сотруднику дисциплинарное взыскание.
Когда понадобится объяснительная записка
Чаще всего объяснительную записку оформляют в следующих случаях:
- сотрудник опоздал на работу или ушёл с неё раньше положенного;
- сотрудник вообще не пришёл на работу, хотя уважительной причины у него не было (например, болезни);
- сотрудник занимался личными делами в рабочее время, и это сказалось на его эффективности;
- сотрудник не выполнил свои прямые обязанности (например, не сдал вовремя отчёт или не подготовил презентацию);
- сотрудник нарушил технику безопасности;
- сотрудник причинил работодателю материальный ущерб.
Писать объяснительную — это право работника, а не обязанность. При этом надо помнить, что записка защищает в первую очередь интересы сотрудника, особенно если он уверен, что его вины нет и работодатель неправомерно объявил взыскание.
Как написать объяснительную записку: правила
Какого-то образца объяснительной записки нет, так что её можно написать в свободной форме. В ней обязательно нужно указать:
- наименование организации;
- Ф. И. О. и должность руководителя организации;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- название документа (собственно объяснительная записка);
- обстоятельства ситуации и причины проступка;
- дату написания записки;
- подпись сотрудника.
Содержание будет зависеть от того, по какой причине работодатель потребовал записку.
Например, если речь идёт о возможном нарушении работником трудовой дисциплины, имеет смысл раскрыть в объяснительной записке следующие вопросы: согласен ли работник с нарушением, в котором его обвиняют; были ли у него уважительные причины для такого нарушения; как работник относится к рассматриваемому событию.
Дополнительно в записке можно указать коллег, которые могут «свидетельствовать» в пользу сотрудника, а также привести доводы в свою защиту. Допустим, отметить, что раньше работник не сталкивался с дисциплинарными взысканиями и даже замечаниями.
Пример объяснительной записки
© «Секрет фирмы»
Ещё к записке можно прикрепить документы, например скриншоты из рабочих чатов или медицинские справки.
Подать объяснительную записку можно как в бумажном, так и в электронном виде (если такие документы в принципе используют в организации).
В какой срок нужно написать объяснительную записку
После того как работодатель уведомит сотрудника о необходимости предоставить объяснительную, а работник распишется в уведомлении, у последнего будет два полных рабочих дня, чтобы подготовить записку.
При этом работодатель может установить больший срок, если захочет.
Что будет после написания объяснительной записки
Если речь о дисциплинарном взыскании, то его либо наложат на сотрудника, либо нет. Это может быть:
- замечание;
- выговор;
- или даже увольнение за серьёзный проступок (например, прогул).
Для оформления взыскания нужно сформировать приказ, а затем ознакомить с ним работника в течение трёх рабочих дней. Работник либо соглашается с приказом, либо обжалует его (через трудовую инспекцию или суд).
Важный момент: наложить дисциплинарное взыскание работодатель может только в течение 1 месяца со дня обнаружения проступка. В этот период не включаются периоды отпуска или болезни сотрудника.
Что будет, если отказаться писать объяснительную записку
Пострадает в этом случае сам работник. Избежать дисциплинарного наказания не выйдет — только затянете и осложните весь процесс.
Если работник откажется ставить подпись в уведомлении о необходимости предоставления объяснительной, необходимо зачитать ему содержание уведомления в присутствии ещё двух работников, а после этого составить акт об отказе от ознакомления с уведомлением.
Так что эксперты не рекомендуют отказываться от возможности оправдать себя.
Может ли работодатель узнать об объяснительных записках на предыдущей работе
Вряд ли текущий работодатель узнает о том, что на предыдущих работах вам приходилось писать объяснительные записки. Даже несмотря на то, что они попадают в личное дело сотрудника и остаются там.
У текущего работодателя нет доступа к такой информации, и он не обязан её запрашивать и получать. А у прошлого работодателя нет права и обязанности предоставлять третьему лицу данную информацию.
Другое дело, если работника уволили за нарушение трудовой дисциплины. Ему будет достаточно изучить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Так что такое событие скрыть не получится.