Этика удалёнки. Как вести себя с коллегами и партнёрами, чтобы не бесить их

Возросшая интенсивность удалённого общения заставила бизнес интуитивно сформулировать обновлённые нормы делового этикета, позволяющие соблюдать личные границы и комфортно общаться с коллегами и партнёрами. Большинство новых правил родились из неудобных и неловких рабочих ситуаций, порой комичных, но мешающих делу.

Не звонить без предупреждения

Времена меняются. До повсеместного внедрения телефонов достаточно было вежливо постучать, прежде чем зайти в кабинет коллеги. Потом социальной нормой стало звонить и предупреждать о своём намерении нанести визит. С появлением мессенджеров норма снова изменилась: хорошим тоном сегодня считается предварять звонок сообщением с описанием предмета беседы и просьбой указать удобное для общения по телефону время.

Звонок без предупреждения оправдан только в экстренных случаях. Поэтому, чтобы не добавлять стресса в рабочие будни, стоит сначала написать в мессенджер, а потом позвонить в согласованное время. Если время звонка было согласовано за несколько дней, то в день Х за час нужно напомнить о нём сообщением и уточнить, не изменились ли планы. Об изменении планов, переносе или отмене разговора тоже следует предупреждать заранее.

Если абонент не может ответить на звонок, правила вежливости требуют прислать сообщение с просьбой перезвонить позднее или обещанием сделать это самому. Инициатор разговора будет знать, что его не проигнорировали, а значит, набирать номер повторно не нужно.

Такие меры позволяют структурировать рабочее время и избежать выгорания, ведь шквал незапланированных, даже очень коротких, звонков может смешать все планы на день.

Правило: сначала написать сообщение в мессенджер с просьбой обозначить удобное для звонка время, потом звонить.

Спрашивать, можно ли записать голосовое сообщение

Одно из грубейших нарушений современного делового этикета — это голосовые сообщения в мессенджере. Допустимы они только в экстренных случаях, с обязательными извинениями за невозможность напечатать сообщение. Даже если отправитель находится за рулём, лучше воспользоваться функцией расшифровки голосового сообщения и, проверив текст, отправить его собеседнику.

Голосовые сообщения почти всегда неудобно слушать. Кроме того, в письменной форме мысли выглядят более стройными. Поэтому признак уважения к коллегам — это письменные сообщения, составленные по всем правилам орфографии и пунктуации. Использование эмоджи допустимо только в личных сообщениях хорошо знакомым собеседникам. В деловой переписке они недопустимы.

Правило: в деловом общении голосовые сообщения и использование эмоджи — недопустимы.

Не выключать видео во время рабочих онлайн-встреч

Совещания и планерки по видеосвязи тоже получили некий регламент. И первое правило онлайн-встреч — включенная камера и выключенный микрофон.

Включенная видеотрансляция показывает участникам онлайн-собрания, что их коллега готов к коммуникации, не отвлекается на другие дела и полностью погружен в обсуждение конкретного вопроса. Это проявление уважения к коллегам.

Не стоит и говорить, что онлайн-планёрка не должна совмещаться с приёмом пищи или бытовыми делами, хотя надо признать, что в первое время на самоизоляции многие ухитрялись во время онлайн-встреч обедать или, например, гладить бельё.

Если участник онлайн-планёрки прямо сейчас не собирается что-либо говорить, то микрофон следует отключить и включать его только мере необходимости. Иначе в общем эфире появляются дополнительные шумы, которые мешают коммуникации. В идеале удалённые сотрудники должны быть обеспечены специальной гарнитурой: дело в том, что обычные бытовые наушники пропускают шум, а микрофон у них часто довольно слабый.

Правило: на онлайн-собрания следует выходить с включенной камерой, если нет предварительных договорённостей не включать видеосвязь. Когда говорит один спикер, остальные выключают микрофон. Прервать спикера можно, подняв руку.

Домашняя одежда и растрепанный внешний вид во время деловых видеосозвонов недопустима

Новые правила digital-этикета регламентируют и внешний вид удалённых сотрудников. Носить галстуки и деловые костюмы, работая из дома, не обязательно. Стиль кежуал или пятничный дресс-код вполне уместны. Совершенно недопустимо появляться онлайн в пижаме, халате или неопрятной одежде, которую «не жалко дома носить». Также неприемлемо сидеть перед веб-камерой в непричёсанном виде, у дам приветствуется лёгкий макияж.

Пандемия заставила всех серьёзно отнестись к формированию домашней капсулы одежды, и выглядеть дома стильно стало нормой жизни.

Тут важно отметить, что достойно нужно выглядеть не только до пояса. Пижамные штаны и офисная рубашка — опасная полумера. Домашние брюки с веселыми котиками, случайно попавшие в кадр, могут серьёзно испортить впечатление. Особенно если в таком нелепом виде «попался» человек в ранге руководителя.

Перефразируя Чехова, можно сказать, что в человеке всё должно быть прекрасно: и лицо, и рубашка, и брюки (юбка).

Правило: на онлайн-собраниях следует соблюдать принятый в компании дресс-код.

Никаких отвлекающих фонов

Онлайн-планёрки должны быть выдержаны в обычной деловой атмосфере, поэтому одинаково не приветствуются и виды кухни на заднем плане, и весёленькие задники с морскими пейзажами, пальмами и космическими далями. Рабочее место должно оставаться рабочим. Если нет возможности выходить в онлайн-конференции из кабинета, то следует подобрать нейтральный фон с офисными видами. Многие компании специально для этой цели разработали фоны с логотипами. Ничего не должно отвлекать ваших коллег от предмета встречи.

Однако в условиях домашней работы отвлекающие моменты время от времени случаются. В кадре часто появляются дети, родственники, домашние животные. По правилам этикета, в таком случае нужно отключить видеосвязь, извиниться перед коллегами и попросить родственника выйти из кадра. Надо признать, что уговорить, например, кота слезть с колен сложнее. Если планерка проводится среди хорошо знакомых коллег, котик не помешает. Но, когда переговоры предполагают максимальную степень серьёзности, домашних животных нужно заранее убрать из помещения.

Правило: если нет возможности организовать для работы уединенное пространство и на онлайн-собрании в кадр попали лишние персонажи, следует извиниться, выключить камеру, попросить посторонних выйти из помещения (или кадра) и только потом вернуть камеру в рабочее состояние.

Digital-эмпатия — важное условие комфортной и продуктивной коммуникации в деловой среде. И пока правила нового этикета не прописаны в учебниках, ответственные работодатели сами пишут памятки для своих сотрудников. И это показатель уважения бизнеса ко всем его участникам.

Фото: depositphotos.com