«Симбиоз» или головная боль? Как объединить два бизнеса, чтобы выжить в кризис

В начале пандемии торговый центр, где находилось кафе растительной кухни «5+2», полностью закрылся. Кафе пришлось искать временную кухню, чтобы готовить на доставку. В это же время в кофейне Introvert Place всё встало на паузу: организовать доставку не получилось, часть работников уволилась.

В один прекрасный день команды двух проектов решили объединиться на площадке Introvert Place. Под формат «5+2» пришлось переобустроить кухню: переделать вытяжку, поставить дополнительное оборудование, холодильные столы, докупить полки, стеллажи и т. д.

Аренду и прочие расходы компании договорились платить пополам, а заработок делить: кухня — «5+2», кофе и напитки — Introvert Рlace. Первоначально договорённость о разделении трат была устная, а в последующем внесена в договор. Руководители кофеен оставили две отдельные кассовые системы, отдельные терминалы для оплаты и отдельный документооборот.

Всех новых сотрудников проектов оформили по договорам найма: бариста — Introvert Рlace, работников кухни — «5+2».

Управление, бухгалтерия, SMM двух проектов ведутся отдельно. «Общими» стали только администраторы. Организацией мероприятий занимается Introvert Place, маркетингом и пиаром — «5+2».

Объединение сократило расходы на аренду обоим проектам, рассказали «Секрету» представители компаний. В период карантина доходы уменьшились примерно в два с половиной раза относительно докарантинных времён. Но через несколько недель после открытия выручки превысили докризисные, средний оборот вырос в полтора раза.

Как юридически грамотно организовать такое сотрудничество и какие риски нужно учесть — об этом «Секрету» рассказали эксперты.

Что нужно предусмотреть на старте

Для начала нужно определить, что станет основой проекта — новая интегрированная бизнес-структура или две чётко взаимодействующие и относительно самостоятельные структуры. Юридическая форма должна как отражать специфику ведения бизнеса, так и соответствовать действующему законодательству.

При этом стоит понимать, что для контролирующих и проверяющих органов не существует таких понятий, как объединённый либо раздельный бизнес. Для них есть понятия юридических и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность на законных или незаконных основаниях.

Какие могут быть организационные сложности

Ключевая сложность — объединение под одной крышей в рамках одной структуры бизнес-процессов, которые осуществляются штатными сотрудниками разных компаний, определение ключевых показателей эффективности этих процессов. Речь о том, какие качественные и количественные показатели у услуги или продукта должна предоставлять одна компания другой и в каком порядке вторая компания должна эти услуги или продукты принимать.

Отдельным риском будет наличие как минимум двух руководителей — они должны координированно управлять новой структурой. Отсюда вытекают организационные и коммуникационные управленческие риски на уровне новой команды топ-менеджеров.

Можно отметить и разные корпоративные культуры, подходы компаний к выстраиванию отношений с персоналом.

Важно отстроить все бизнес-процессы внутри компании и принципы взаимодействия и ответственности, но не менее важно отразить всё это в документах и внутренних транзакциях с точки зрения учёта и отчётности. И конечно, предоставлять все эти сведения по запросу контролирующих органов.

Всё должно быть предельно чётко сформулировано, чтобы избежать налоговых доначислений за незаконное обогащение или списание каких-либо расходов.

Что нужно правильно документировать и какие есть риски

1. Аренда, коммунальные услуги

Если помещение использует по большей части одна из компаний, а вторая получает меньшую выручку, надо смотреть, как эти расходы разделяются (по выручке, возмещение расходов другой компании и т. д.).

2. Использование мебели, техники и т. п.

Например, одна из компаний закупила мебель, то есть произвела затраты, но эту мебель больше использует вторая компания. Это может поставить под сомнение реальность понесённых расходов первой компанией в глазах налоговой. Инспекторы постараются исключить эти расходы у одной компании и доначислить налог на прибыль. Но если налоговый орган укажет на безвозмездный НДС (когда предоставляется услуга, за которую компания не получает оплату), то расходы можно будет учесть. В этом случае будет доначислен НДС за использование имущества другой компанией.

Аналогичная ситуация с выручкой. Должен быть заключён договор аренды этой мебели. Если ни договора, ни оплаты нет, налоговый орган заявит о наличии безвозмездного НДС, так как оказывается безвозмездная услуга. Поэтому компания должна доначислить себе не выручку, а НДС.

3. Трудовые отношения

Например, есть риск доначисления НДФЛ, если официанты, трудоустроенные в одной компании, в основном оказывают услугу компании-партнёру. Тогда Федеральная налоговая служба укажет на то, что фактически они осуществляют трудовую деятельность во второй компании.

4. Программное обеспечение

Если ПО пользуются обе компании, а несёт расходы по ним только одна, то налоговый орган может у одной компании убрать расходы, а второй доначислить НДС. При этом надо учитывать ограничения, устанавливаемые лицензией на конкретное программное обеспечение.

Фото: depositphotos.com, «5+2» и Introvert Place