Пиши пропало. 10 правил этикета для переписки в 2021 году
Хорошие манеры в деловой среде — это то, что одновременно позволит вам создать о себе приятное впечатление, достигнуть взаимопонимания и поставленных целей. Бизнес-этикет — это не сухая вежливость, а ваш помощник при всех видах коммуникации компании с клиентами, сотрудниками или партнёрами.
Электронная почта остаётся одним из её основных инструментов и требует правильной лексики и лаконичности. Вот 10 советов, которые помогут вам улучшить свой повседневный этикет электронной почты.
1. Заведите правильный адрес
Адрес деловой электронной почты должен звучать профессионально. Это часть вашего делового имиджа, ваше электронное лицо, поэтому позаботьтесь об элегантности.
В идеале в адресе должны быть отражены ваши фамилия и имя. Не используйте в адресе электронной почты никаких прозвищ, цифр.
Компаниям стоит приобрести собственный домен и писать с него, а не с адреса gmail или ya.ru.
Если вдруг рабочая почта перестала работать, создайте личную по такому же принципу, правила те же.
Удачный пример адреса: ivan.petrov@yandex.ru
2. Заполните тему письма
Не пропускайте графу «Тема письма». Она значительно облегчит получателю работу и в некоторых случаях решает дальнейшую судьбу вашего письма — если имя отправителя получателю не знакомо.
Как правильно формулировать тему? Главное правило: кратко и содержательно, именно этой строчкой можно и нужно привлечь внимание к вашему письму.
Важно. «Rе» используют только для ответа и никогда — для нового письма.
3. Поздоровайтесь
Лучше, если это будет нейтральная форма приветствия плюс имя и отчество адресата. Когда пишете первое письмо, обязательно представьтесь, расскажите, чем вы занимаетесь и по каким вопросам к вам можно обращаться.
Если в течение короткого промежутка времени вы общаетесь с одним адресатом несколько раз, то приветствие можно сократить до «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
Важно. Не стоит начинать письмо с приветствия «Доброго времени суток!». Его стоит заменить на те же «Здравствуйте!» или «Доброго дня!»
Важно. E-mail предназначен для формализации устных договорённостей. Сначала вы о чём-то договариваетесь устно, а в письме уже обсуждаете детали.
4. Не отходите от темы
Уважайте чужое время. Лаконично излагайте свои мысли и отвечайте на все заданные вопросы, не забывая ставить в копию других участников беседы, если это требуется. Важно помнить, что в деловой переписке неуместна излишняя эмоциональность.
Не стоит злоупотреблять восклицательными знаками, использовать написание слов большими буквами и смайлы. Прежде чем отправить письмо, ещё раз проверьте его. Орфография и пунктуация в деловой переписке имеют важное значение.
5. Правильно попрощайтесь
В бизнес-коммуникации вместо прощания после основного текста принято использовать завершающую часть, выделенную отдельным абзацем. Чаще всего это одна фраза вроде: «Надеюсь на ваш ответ до конца рабочего дня» или «Буду признателен, если вы сообщите о вашем решении до вечера».
«С уважением, Денис» — «Денис».
_«Заранее спасибо» _— лучше не стоит благодарить заранее. Это выглядит как манипуляция: всё равно не откажешь.
6. Оставьте правильную подпись в конце
В самом конце письма обязательно должна быть подпись, содержащая информацию о том, кто вы, и ваши контактные данные (включая ссылку на сайт вашей компании). Идеальная в данном случае подпись — короткая (4-5 строк вполне достаточно) и информативная.
Структура такая:
- Формула вежливости: «Спасибо», «Хорошего дня».
- ФИО автора письма.
- Должность и место работы.
- Электронный адрес и номер телефона.
Если вы проигнорируете этот пункт, письмо как минимум выйдет оборванным.
- Правильно напомните о себе
Бывает, что письма остаются без ответа. В этом случае, согласно этикету, можно напомнить человеку об ответе три раза: за день до окончания обозначенного срока для ответа, на следующий день после окончания и через неделю. Далее рекомендуем позвонить, уточнить причину молчания. Если ответа также не будет, попробуйте просто дождаться ответа или решить вопрос другим способом.
Про напоминания есть два золотых правила:
- Не писать письмом ничего срочного. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождёт 1-2 дня. Если нужен срочный ответ, то лучше позвонить. О звонке сначала предупреждаем в мессенджере.
- Если человек не отвечает, не стоит писать ему на следующий день «Пишу вам повторно» или упрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно вежливо уточнить, не затерялось ли письмо и получил ли его адресат.
Важно. Если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не стоит заставлять его искать это письмо. Лучше приложите этот файл снова, чтобы не доставлять человеку неудобства.
8. Отвечайте оперативно
Один-два дня — крайний срок. Телефонный звонок — это тоже ответ, тем более если переписка заходит в тупик и коллега или партнёр начинает неверно трактовать то, что вы написали: звонок поможет исправить ситуацию.
9. Контролируйте, кому вы отвечаете
Отвечая на электронные письма, спросите себя, нужно ли отправлять информацию всем участникам цепочки или вы можете выделить избранных, которым она понадобится.
Поверьте, люди будут счастливы, что вы избавили их от лишней информации. При необходимости вы всегда можете воспользоваться функцией BCC (скрытая копия).
10. Используйте автоматические ответы во время отпуска
Если вы планируете отправиться в путешествие и не сможете ответить на письмо в течение нескольких часов, обязательно установите автоматический ответ с альтернативным вариантом связи. Помните, что ваши электронные письма — это отражение вас самих.
В зависимости от культуры вашей компании или потенциальной аудитории, вы можете составить профессиональное сообщение или использовать забавный, творческий подход. Как правило, сообщения вне офиса относятся к следующим категориям: деловое или смешное.
Пример делового сообщения:
«Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо. К сожалению, меня не будет в офисе до 3 января 2022 года. Пожалуйста, направляйте все срочные сообщения руководителю проекта Пете Иванову по адресу p.ivanov@yandex.ru. Я ценю ваше терпение и постараюсь ответить на ваше письмо не позднее 10 января 2022 года.
Спасибо,
Катя Шпет»
Пример смешного сообщения:
Дизайнер из Лос-Анджелеса Пол Вудс, автор книги «Как прекрасно выполнять свою работу, не будучи при этом засранцем» (How to Do Great Work Without Being An Asshole), предлагает свой вариант автоматического ответа:
«Уважаемый автор письма,
Как вы уже знаете, я в отпуске. Тем не менее вы, судя по всему, вопиющим образом игнорировали многочисленные имейлы, разговоры с глазу на глаз и месседжи, в которых я на протяжении прошлой недели сообщал об этом. Поэтому ниже вы найдёте подробный перечень того, что я не собираюсь делать, пока не вернусь…»
«Мир и так слишком серьёзен — людям нужна определенная доля легкомыслия, часто им это даже нравится», — говорит Вудс.
Коллаж: «Секрет фирмы», pngwing.com, www.freepik.com, Pexels, Pexels License