Как правильно учесть новогодние подарки и не переплатить налоги

Подарки контрагентам

Кейс №1. Подарки собственного производства с логотипом компании неопределённому кругу лицу. Стоят дороже 100 рублей

Сеть супермаркетов решила перед Новым годом поздравить всех своих партнёров: поставщиков, арендодателей и постоянных посетителей. Дела весь год шли хорошо, и владельцы решили не экономить. Поставщикам подарили наборы за 4000 рублей, всем остальным закупили сувениры за 200 рублей. Все подарки брендированные, чтобы все знали, кто их подарил.

Компания оформила:

• договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием компании;
• приказ о раздаче подарков в рекламных целях поставщикам, покупателям, деловым партнёрам;
• договор дарения на подарки дороже 3000 рублей — всё в соответствии с ГК РФ.

Страховые взносы компания не платила, НДФЛ не считала. У сети супермаркетов, которая работает на общей системе налогообложения (ОСНО), получилось уменьшить налог на прибыль. Компания учла расходы на подарки и сократила свою налоговую нагрузку на максимально возможный 1%.

НДС супермаркет тоже посчитал. Компания дарила подарки собственного производства и НДС считала от себестоимости товара.

Что компания сделала не так?

Компания не оформила договоры дарения на подарки дешевле 3000 рублей. Да, делать это необязательно, но мы очень советуем. Если у налоговой возникнут к компании вопросы, эти договоры очень помогут объяснить происхождение трат.

Компания зря не посчитала НДФЛ. На подарки, которые стоят дороже 4000 рублей (причём лимит учитывается с начала года), нужно рассчитать НДФЛ и сообщить об этом в налоговую.

Что касается НДС, обычно этот налог считается от стоимости производства или приобретения подарков без НДС. Но так как у сети супермаркетов своя продукция, налог начисляется на себестоимость.

На подарки нужен счёт-фактура. Одного экземпляра будет достаточно. Лайфхак: хотите платить налог меньше — покупайте подарки у компаний, которые выбрали для себя ОСНО.

Если бы компания была на упрощённой системе налогообложения (УСН) «доходы минус расходы», то компания также могла бы уменьшить для себя налоговую нагрузку за счёт подарков, но не более чем на 1%.

Кейс №2. Подарки с логотипом компании неопределённому кругу лицу. Стоят дешевле 100 рублей

Кофейня перед Новым годом решила порадовать посетителей: за каждые три стакана кофе с собой покупателям дарят попсокеты. Стоит один такой держатель 60 рублей — дёшево и сердито.

Компания решила не думать о лишних документах и просто закупила 500 попсокетов. Кофейня на УСН «доходы минус расходы», так что собственники планировали сэкономить на налогах и учесть затраты на подарки.

Что компания сделала не так?

Кофейня должна была подготовить документы, которые помогут при общении с налоговой. Это договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием компании и приказ о раздаче подарков в рекламных целях. Без этих документов налоговая посчитает, что компания не доплатила налоги. Вдруг это на самом деле товар?

С налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами никаких проблем: их платить не надо. Как организация на УСН, компания поступила здраво: снизила налог, хоть и всего на 1% от выручки — это максимальная ставка.

Если бы руководители бизнеса выбрали ОСНО, принципиальных отличий бы не было. Налог на прибыль разрешается снизить за счёт учёта подарков в статье расходов. Об НДС можно не думать: на подарки стоимостью меньше 100 рублей он не начисляется.

Кейс №3. Подарки неопределённому кругу лиц без логотипа компании

Магазин одежды закупил шапочки для купания и решил дарить их перед Новым годом всем, кто заходит в торговый зал. Так владельцы магазина хотели повысить уровень доверия покупателей. Договоры компания не заключала, сложностей с налогами (компания на УСН) также не испытывала: закупила шапочки — и забыла.

Что компания сделала не так?

В целом довольно странно дарить подарки без логотипа неограниченному кругу лиц. Возможно, есть смысл сделать подарки более узкому кругу. Но раз уж магазин выбрал именно такой путь, нужно было оформить договоры дарения. Это необязательный пункт, но мы рекомендуем его придерживаться, чтобы не теряться, когда у налоговой возникнут вопросы. Такое бывает нечасто, и, конечно, можно не заморачиваться, понадеявшись на случай. Но все знают закон Мёрфи: если что-то может пойти не так, оно обязательно пойдёт не так.

НДФЛ был бы смысл считать, только если с начала года магазин одарил кого-то конкретного подарками общей стоимостью от 40000 рублей. Не нужно платить и страховые взносы. На упрощёнке оформить затраты на подарки в статье расходов не выйдет.

Если бы компания была на ОСНО, налог на прибыль за счёт расходов на подарки не уменьшился бы. Зато пришлось бы озадачиться НДС и посчитать его от стоимости покупки шапочки.

Кейс №4. Подарки контрагенту (как юрлицу) или госслужащему. Стоят дороже 3000 рублей

Бумажная фабрика к Новому году захотела порадовать своего главного партнёра — производителя целлюлозы. Владельцы фабрики решили установить во дворе производителя памятник дереву. Стоит он 10 000 рублей, но чего не сделаешь ради поддержания добрых отношений? Подарок оформили на юридическое лицо.

Что компания сделала не так?

Подарила подарок. Гражданский кодекс РФ запрещает дарить юридическим лицам подарки дороже 3000 рублей. Тот, кто получил подарок, должен всё вернуть — это называется «реституция». Такая же история с подарками для госслужащих, но в этом случае могут заподозрить во взятке.

Кейс №5. Подарок с логотипом компании контрагенту (как юрлицу) или конкретному сотруднику в рамках официального приёма. Стоит дешевле 3000 рублей

Строительная компания устроила вечер, на котором собрала застройщиков, подрядчиков, агентов недвижимости. Всем им фирма приготовила подарки. Презенты получились универсальными: наборы с канцелярией по 1500 рублей каждый.

Компания составила приказ о проведении мероприятия, смету расходов, договор на изготовление сувенирки (вместе с ним счёт-фактуру, накладную и акт) и акт об осуществлении представительских расходов. Поскольку компания на ОСНО, владельцы предложили бухгалтеру уменьшить налог на прибыль с помощью затрат на предприятие. Но бухгалтер сказала, что так делать нельзя, и наотрез отказалась что-то менять в привычной работе.

Что компания сделала не так?

Все документы оформлены верно, но важно не забыть после проведения приёма написать отчёт о мероприятии. Ещё раз расскажите о целях мероприятия и каких результатов удалось достичь с его помощью. Чаще всего эти формулировки пересекаются с тем, что написано в приказе. Если набор стоил бы дороже 3000 рублей, понадобился бы договор дарения.

С налогом на прибыль бухгалтер компании сильно ошиблась. Эти расходы можно записать в категорию представительских и тем самым уменьшить налог на прибыль. Сумма должна составлять не больше 4% от фонда оплаты труда.

Если бы фирма была на УСН, записать подарки в статью расходов не получилось бы.

Кейс №6. Подарок контрагенту (как юрлицу) или конкретному сотруднику не в рамках официального приёма и/или без логотипа

Фитнес-клуб решил подарить всем своим партнёрам смеси для приготовления протеиновых блинов. Владельцы закупили смеси по 700 рублей и отправили их курьером. Из документов у фитнес-клуба была только ведомость, по которой отправляли подарки. НДФЛ клуб не рассчитывал, страховые взносы не платил. Взносы в страховую клуб не делал, оплатил только НДС.

Что компания сделала не так?

Помимо ведомости, нужно было составить приказ о раздаче подарков в рекламных целях. Если бы подарок стоил дороже 3000 рублей, тогда ещё и договор дарения.

НДФЛ нужно считать, только если стоимость презентов больше 4000 рублей на человека (считайте подарки за весь год). Рассчитывайте НДФЛ и сообщайте об этом в налоговую.

При дарении юридическому лицу НДФЛ считать не нужно. Компания работает по ОСНО, но в этом случае учесть подарки в статье расходов нельзя. То же самое ждало бы клуб и на УСН.

Подарки сотрудникам и их детям

Кейс №7. Подарки дарятся в рамках трудовых отношений

Адвокатское бюро работает только первый год. Владельцы компании сразу решили, что хотят относиться к своим сотрудникам не как все. Так в трудовом договоре появилась строчка о вознаграждении сотрудников, а вместе с ней — трудовые отношения, обязывающие дарить подарки.

Бюро подготовило приказ о выдаче подарков. Там прописано всё: от причины вручения до списков сотрудников и стоимости подарков. Бюро не забыло и про ведомость, по которой раздало подарки.

От стоимости подарка компания даже посчитала НДФЛ и удержала его с каждого работника, так что прямо в следующую после Нового года зарплату всех ждал сюрприз: она была меньше (на 13% от стоимости подарка).

Страховые взносы адвокатское бюро рассчитало от стоимости всех подарков. Бюро находится на УСН, и у организации получилось уменьшить налог, когда стоимость подарков зачли в расходах.

Что компания сделала не так?

С точки зрения документооборота адвокатское бюро поступило абсолютно правильно. Единственное, к чему здесь возникают вопросы, — рвение руководства документально закрепить право сотрудников на подарки. Такая стратегия рискованна. Да, в этом году дела у бюро шли отлично и администрация компании сохранила благостное расположение духа. Но может быть и иначе — тогда от былой щедрости не останется и следа. Изменить локальные нормативные документы, которыми можно регулировать вознаграждения за трудовую деятельность, не получится без согласия сотрудников.

Кейс №8. Подарки дарятся не в рамках трудовых отношений

Салон красоты подготовил подарки своим мастерам. Решение это было спонтанное: в локальных документах компании нет ни слова про поощрение сотрудников. Руководство закупило десять подарков: четыре за 4000 рублей и шесть за 2000 рублей.

Владельцы решили, что подарки сотрудникам — это их внутреннее дело, и не стали оформлять их документально: купили, подарили и забыли. Правда, сообразили удержать НДФЛ со счастливчиков, которым достались подарки за 4000 рублей.

Что компания сделала не так?

Всё пошло не так с момента, когда в компании подумали, что подарки сотрудникам никого больше не касаются. Так можно думать до первых вопросов налоговой.

Нужно было подготовить приказ о выдаче подарков, там прописать причину, имена сотрудников и стоимость подарков. В качестве приложения к договору нужна ведомость с подписями работников, которые уже получили презент. А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что это жест доброй воли, не связанный с трудовыми отношениями, заключите договоры дарения. Особенно на часть подарков, которая стоит дороже 3000 рублей. Если заключать десять договоров дарения слишком энергозатратно, можно составить один договор, в котором будет список работников, и приложить ведомость к нему.

Салон работает по упрощёнке: учитывать стоимость подарков в качестве расходов нельзя. Если бы салон работал на ОСНО, налог на прибыль также снизить бы не получилось. Что касается НДС, то здесь стандартная схема: производите товар сами — начисляете налог на себестоимость, закупаете — начисляете на стоимость покупки без НДС.

Корпоратив

Кейс №9. На корпоративе будут представители других компаний

Офис крупной аптечной сети не готов отказываться от корпоратива, его же все так долго ждали. Более того, чтобы поднять настроение после непростого года, руководство компании решило устроить грандиозный приём и для коллег по рынку. Администрация сети решила заморочиться и провести корпоратив правильно, со всей документацией — всё-таки коллеги придут.

Оформили приказ, в котором указали цель мероприятия и список работников. Подготовили смету расходов. Подписали акт о фактических представительских расходах. И даже про постпраздничный отчёт не забыли и рассказали, каких целей достигли во время корпоратива. Деловых, конечно же.

Аптечная сеть посчитала НДФЛ каждому участнику корпоратива (работающему в компании), который был прописан в документах. По ОСНО, на которой работает аптечная сеть, получилось учесть расходы на корпоратив как представительские — правда, в рамках 4% от затрат на оплату труда, но тоже приятно.

Вычет по расходам компания заявила с части, которую можно учитывать при расчёте налога на прибыль по нормативу.

Что компания сделала не так?

Компания могла не удерживать НДФЛ. Можно было сделать иначе. Если бы в документах бухгалтер компании не указал расходы на человека, то необходимость в уплате налога на доходы физлиц пропала бы автоматически. Страховые взносы аптечная сеть не заплатила — и это правильно. К НДС и налогу на прибыль тоже никаких вопросов.

Если бы аптечная сеть работала на УСН, то не смогла бы учесть расходы в качестве представительских.

Кейс №10. Компания, которая не захотела в предновогоднем цейтноте готовить все документы

Типография хочет провести корпоратив, а тратить время на бюрократию не хочет. В итоге из документов типография подготовила только договор о проведении мероприятия, счёт на оплату и акт оказания услуг. При этом ни в одном из документов не было списка работников типографии, которые идут на корпоратив.

НДФЛ типография не считала, не удерживала, в налоговую о нём не заявляла. Налог на прибыль уменьшить не пыталась, НДС к вычету тоже не принимала.

Что компания сделала не так?

Типография сделала всё так, как надо! Всё-таки в предпраздничные дни нужно думать о более важных вещах, чем оформление корпоратива. Трёх документов для отчётности хватит. Если в них не указано количество и фамилии сотрудников, стоимость корпоратива на одного человека, то НДФЛ удерживать не нужно. По этой же причине не нужно делать страховые взносы.

Правда, поскольку типография на ОСНО, затраты на корпоратив в расходы не пойдут: недостаточно документации. НДС по расходам к вычету тоже не принимают.