7 ошибок в адаптации сотрудников и как их избежать. Чек-лист

О том, какие ошибки при адаптации сотрудников снижают вовлечённость и повышают текучесть кадров, рассказала HR-руководитель Presium & Presium Education Алёна Амелина.

Ошибка № 1: экономить время на разработку качественного онбординга

Качественный онбординг решает ряд бизнес-задач. В первую очередь это экономия ресурсов руководителя/наставника и других коллег. Время каждого из них можно пересчитать в стоимость для бизнеса. Если процесс онбординга выстроен — им не нужно тратить свой ресурс на введение нового человека в контекст каждый раз вручную.

Разработайте схему и инструменты онбординга на будущее: структурированный автоматизированный онбординг позволяет не тратить время сотрудников и экономит ресурсы компании при найме, особенно если говорить о приходе нескольких новичков сразу или масштабном расширении отдела.

Ошибка № 2: не знакомить сотрудника с корпоративной культурой

На этапе онбординга сотрудника практически ничего не связывает с командой, его лояльность ещё не сформировалась. Если он ощущает пробелы, неэффективность в работе компании, ему кажется логичным поискать другое место работы. Ведь если компания не потрудилась привести в порядок самое главное — работу с людьми — что ещё у них не так?

Ошибка № 3: пренебрегать первым впечатлением

Новые сотрудники стараются произвести хорошее впечатление, но не все компании, в свою очередь, задумываются о том, какое впечатление они производят на новых коллег. Это впечатление является самым сильным воспоминанием и закладывает основу мнения о компании.

Восприятие компании влияет не только на мотивацию сотрудника, но и на то, какой образ компании он транслирует друзьям, знакомым и подписчикам в соцсетях. А этот образ является одной из важнейших составляющих HR-бренда. Кроме того, рекомендации знакомым — хороший способ быстрее закрывать вакансии и привлекать более лояльных сотрудников.

Ошибка № 4: оторванность от команды и отсутствие обратной связи

Отсутствие обратной связи, расстановки приоритетов в задачах и непонимание общей ситуации в компании могут стать причиной увольнения. Тем более на испытательном сроке ничего не мешает сотруднику уволиться без последствий: у него ещё нет необходимого уровня лояльности и желания разбираться в проблемах; проще простого уйти туда, где всё понятно. При этом бизнес понесёт новые расходы на найм и использование ресурсов штата, чтобы продолжать закрывать задачи позиции во время поиска нужного кандидата.

Ошибка № 5: слишком общий онбординг

Онбординг на все позиции в компании может иметь общую базу, но её можно и нужно адаптировать под разные отделы с учётом их особенностей. Специфика работы в одном отделе может сильно отличаться от другого. Поэтому и материалы для обучения должны зависеть от конкретной роли и отдела.

Например, менеджеру по продажам нужно узнать о принятых этапах взаимодействия с клиентами, продукте компании, особенностях деловой коммуникации. Дизайнеру же в первую очередь требуется развивать владение программами. Общие знания новый сотрудник может получить в базе знаний, в которую можно поместить важные инструкции и FAQ. Основная же часть онбординга должна быть персонализирована под конкретный отдел и/или должность.

Ошибка № 6: отсутствие технической подготовки

Прежде чем переходить к обучению в рамках должности, нужно познакомить сотрудника с используемым софтом, рассказать о формате отчётности и дать ему материалы для самостоятельного изучения. Чтобы новая информация лучше усвоилась, можно привязывать ко всему теоретическому материалу практические задачи и добавлять небольшие тесты. Например, не просто показать, какой диспетчер задач используется в компании, но и поручить создать собственную доску и внести туда задачи на испытательный срок.

Ошибка № 7: отсутствие KPI по итогам онбординга

Ключевые показатели эффективности нужно фиксировать письменно, а лучше — визуализировать, например, в презентации. Готовясь к выходу нового сотрудника, непосредственный руководитель может подготовить персонализированную презентацию с чёткими задачами и KPI на испытательный срок.

Чек-лист качественного онбординга

• Масштабируемый: онбординг описан и оцифрован в документах, методичках, регламентах.

• Адаптируемый: разные части единого процесса можно при необходимости заменять и адаптировать под конкретную должность или отдел.

• Интерактивный: предполагает не просто получение информации, но и

самостоятельное выполнение задач в разных форматах.

• Эмпатичный: не исключает личного контакта с руководителем, HR и другими командами, не отстраняет сотрудника от принятых в компании коммуникаций и участия в мероприятиях: отчётах, разборах кейсов, корпоративных встречах и пр.

• Надёжный: в процессе онбординга за сотрудником закреплён наставник или ментор.

• Последовательный: предполагает логичное распределение информации с разделением по приоритетам и уровню сложности.

• Ограниченный во времени: у всех действий есть конкретные сроки выполнения, а информация поступает сотруднику порционно.

• С обратной связью: есть инструменты для отслеживания эффективности и прогресса выполнения задач, обсуждения сложностей и возможных корректировок KPI.

• Заботливый: для нового сотрудника подготовлено полноценное рабочее место, welcome-pack из мерча или важных для работы мелочей.

Современные инструменты онбординга

Качественный онбординг сегодня, в эпоху массовой удалённой работы, должен быть доступен в онлайн-формате. Перевести адаптацию сотрудников в онлайн можно с помощью различных инструментов. Вот несколько наиболее распространённых из них.

1. Самым базовым инструментом можно назвать email-рассылку. Вы создаёте приветственную цепочку из нескольких писем с самой важной информацией для нового сотрудника и отправляете её вручную или с помощью сервиса для рассылок, например MailChimp. По той же логике работают и онбординг-боты в Telegram.
2. Welcome-курсы — отличный вариант для крупных компаний, любящих автоматизацию и статистику. Подобный курс можно подготовить на любой из платформ для создания онлайн курсов, например GetCourse. Из минусов — необходимо работать со сторонней платформой или создавать собственную.
3. Для компаний, которые любят пакетные решения, отлично подойдут HRM-системы, например PeopleForce. В них можно не только создавать индивидуализированные онбординги, но и вести все остальные HR-процессы, от найма до опросов. Из минусов — для полноценной работы с системой необходимо внести в неё всех сотрудников, на что может уйти некоторое время.
4. Интерактивные справочники или welcome-буки — инструмент, который предпочитают компании с большим штатом и небольшими внутренними изменениями. Такие справочники могут сдержать справку об истории компании и её ценностях, небольшой словарик с объяснением использующихся в офисе аббревиатур и даже рекомендации, куда лучше сходить на обед.
5. Наиболее геймифицированным инструментом онбординга можно назвать мобильные приложения. Они содержат специальные задания, которые помогают новичку лучше разобраться в рабочих обязанностях и влиться в коллектив. За прогрессом сотрудника следит наставник, который в случае необходимости может прийти на помощь. А подогревает интерес к адаптации рейтинг лучших участников. Из минусов — сложность в самостоятельной разработке и дороговизна готовых решений.

Коллаж: «Секрет Фирмы», depositphotos.com