Отдыхать выгодно. Как рассчитать отпускные и получить больше обычной зарплаты
Все сотрудники в России имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Во время отдыха хочется расслабиться и не переживать о финансах, но часто бывает так, что отпускные оказываются меньше, чем привычная сумма зарплаты. «Секрет» вместе с финансовыми экспертами разобрался, почему отпускные не равны зарплате, как их рассчитать и что сделать, чтобы получить больше.
Что такое отпускные
Все работники могут уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней. В первый год подать заявление на отпуск можно:
- спустя шесть месяцев непрерывной работы у одного работодателя по закону;
- раньше этого срока по соглашению сторон или в исключительных случаях, например, если сотруднику ещё нет 18 лет или он усыновил ребёнка младше трёх месяцев.
Кроме ежегодного оплачиваемого отпуска, сотрудник может уйти в отпуск за свой счёт, учебный отпуск, отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребёнком. Также некоторые работники могут оформить дополнительный отпуск] — например, если трудятся на вредных производствах или работают на Крайнем Севере.
При этом отпуск без сохранения зарплаты или учебный отпуск не оплачиваются.
Почему отпускные не равны зарплате
Отпускные и заработная плата — две выплаты с разными условия начисления, рассказала эксперт по учёту финансов и налогов в бизнесе Елена Анисимова.
По Трудовому кодексу РФ, отпускные полагаются работнику за время отдыха.
Заработная плата — вознаграждение за труд, которое устанавливает трудовой договор. Сумма зарплаты зависит от квалификации работника, сложности и условий работы, а также от количества и качества затраченного труда.
Несмотря на назначение отпускных сохранить сотруднику заработную плату на период отпуска, суммы отпускных и заработной платы за один и тот же период времени могут отличаться. Причём отличаться как в большую, так и в меньшую сторону.
Что влияет на размер отпускных:
- При отпускных учитывают квартальные и годовые премии. При выплате зарплаты за конкретный месяц этих выплат может и не быть.
- Отпускные начисляют за календарные дни, которые умножают на среднедневной заработок. А для расчёта зарплаты учитываются только фактически отработанные дни. Стоимость одного рабочего дня обычно выше, чем стоимость календарного дня отпуска.
Как рассчитать отпускные самому
Обычно сотрудникам, которые идут в отпуск, достаточно знать приблизительную сумму отпускных. Для такого расчёта есть общая формула.
Сумму заработной платы за месяц нужно разделить на 29,3 (среднее количество дней в месяце), а затем умножить на количество дней отпуска.
Для примера можно взять сильно упрощённую ситуацию, предлагает заместитель генерального директора «Работа.ру» Александр Ветерков. У сотрудника оклад составил 50 000 рублей, он не менялся на протяжении последних 12 месяцев. Все эти 12 месяцев он отработал полностью, без отклонений. Никаких дополнительных выплат в виде премий не было. То есть за каждый из прошлых 12 месяцев ему начислили по 50 000 рублей.
Если бы в период с 15 января 2023 года по 19 мая 2023 года сотрудник ушёл в пятидневный отпуск, он получил бы 8532,4 рубля. Для этого 50 000 рублей (сумма зарплаты за месяц) мы делим на 29,3 (среднее количество дней в месяце), а затем умножаем на 5 (количество дней в отпуске): 50 000/29,3*5=8532,40.
Как рассчитать отпускные с точностью до рубля
Чтобы вычислить сумму отпускных с точностью до рубля, нужно учесть различные нюансы. Например, что сумма отпускных должна превышать или равняться минимальному размеру оплаты труда (МРОТ), отметила Елена Анисимова.
«Если отпускные из расчёта МРОТ выше, чем отпускные, которые рассчитаны исходя из отработанного времени, то отпускные подлежат выплате из расчёта МРОТ», — пояснила он.
Также нужно знать точный размер дохода за расчётный период, количество отработанных дней. Они нужны, чтобы понять среднедневной заработок. Именно на основании последнего показателя рассчитываются отпускные.
Отпускные = среднедневной заработок количество дней отпуска.
Теперь рассказываем обо всём по порядку.
Что такое расчётный период
Расчётный период — это 12 календарных месяцев, предшествующие тому месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск, отметила юрист компании «Смартвэй» Анастасия Храмцова. Если сотрудник работает в организации меньше, то расчётный период у него составляет то количество месяцев, которые он отработал.
В некоторых случаях первоначальный расчётный период может оказаться нулевым, отметил эксперт сервиса «Контур.Зарплата» Вячеслав Шинкарев. Он пояснил, что при расчёте среднего заработка в нём может оказаться:
- либо нулевой числитель (сумма заработка за расчётный период),
- либо знаменатель (рабочее время, учитываемое для расчёта среднего заработка).
«Например, если сотрудница весь расчётный период была в отпуске по уходу за ребёнком. В таких ситуациях берётся период, предшествующий первоначальному. Если и во всех предыдущих месяцах получилась та же самая картина (нулевой заработок или нулевое время), то используется информация из месяца, в котором работник ушёл в отпуск. А если и там всё было "по нулям", то расчёт ведётся исходя из нормативного заработка сотрудника», — пояснил Вячеслав Шинкарев.
Как посчитать доход за расчётный период
При вычислении дохода учитывают оплату по ставке и за переработки, а также различные премии.
«Для расчёта отпускных используется только то, что является оплатой труда. Материальные помощи, больничные, премия к юбилейной дате — всё, что не является оплатой труда, в сумму дохода не входит», — пояснил Вячеслав Шинкарев.
Премии за показатели входят в расчёт не всегда и не полностью. Например, годовую премию за год перед отпуском включат полностью, а вот квартальную будут учитывать в зависимости от того, попадает ли квартал в расчётный период. Если попадает полностью, то учтут всю сумму. А если расчётный период начинается с середины квартала, то при расчёте отпускных будут считать премию только за тот срок, который вошёл в расчётный период.
Например, расчётный период начинается с марта, а премию вы получили за первый квартал. Значит, при расчёте отпускных будут учитывать только треть от общего размера премии — потому что именно такая сумма приходится на март.
На сумму отпускных влияет и повышение зарплаты. Если в организации повысили зарплату целому структурному подразделению, а не одному конкретному сотруднику, заработок посчитают с учётом коэффициента повышения зарплаты.
Например, вы решили уйти в отпуск в апреле. При этом с января вы начали получать по 70 000 рублей в месяц, а весь прошлый год получали по 65 000. Тогда с января по март при расчёте будут учитывать зарплату по 70 000 рублей, а с апреля по декабрь прошлого года 65 000 рублей умножат на коэффициент повышения зарплаты.
Рассчитать его просто: новый заработок поделить на старый: 70 000/65 000=1,07. В результате для учёта будут брать не 65 000 рублей, а 65 000×1,07 — получится 69 550 рублей, а значит, сумма отпускных будет больше.
Важно: чем выше официальный доход, тем больше будут отпускные. «Серая» зарплата при расчёте не учитывается.
Как узнать количество отработанных дней
Отработанные дни — это все дни, когда сотрудник работал, а также выходные, праздники и дни, в которые он брал отпуск за свой счёт, но только если их не больше 14.
Не учитывают при расчёте отпускных:
- время, когда вы были в отпуске (в том числе в связи с рождением ребёнка);
- время на больничных;
- период командировок;
- период, когда вы получали пособие по беременности и родам;
- дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- отсутствие на работе без уважительных причин.
При этом не важно, оплачивались эти дни или нет — в расчёт отпускных их всё равно не включат, отметил Александр Ветерков из «Работы.ру». А праздничные дни не относятся к исключениям, потому что их существование учтено при определении «магического числа» 29,3, пояснил эксперт сервиса «Контур.Зарплата» Вячеслав Шинкарев.
Чтобы узнать количество отработанных дней, необходимо перемножить 29,3 (среднее число дней в месяце) и количество полных трудовых месяцев, а затем прибавить количество дней в каждом не полностью отработанном месяце вне производственного календаря.
Например, сотрудник брал больничный на неделю в марте и ещё раз в августе. В первую очередь ему нужно подсчитать число дней в этих двух месяцах, отработанных не полностью.
Для этого из количества дней в месяце (в марте и августе по 31 дню) нужно вычесть число дней на больничном (7 дней), поделить это на количество дней в месяце и умножить на 29,3 (среднемесячное число календарных дней): (31-7)/31*29,3=22,68. Столько дней сотрудник работал в марте и в августе.
Тогда, чтобы узнать количество отработанных дней, понадобится умножить число полностью отработанных месяцев — 10 — на 29,3, а затем прибавить количество дней, которые сотрудник отработал в марте и августе. Получается, что число отработанных дней составит 338: 10*29,3+22,68+22,68=338 дней.
Как рассчитать среднедневной заработок
Для этого необходимо доход за 12 месяцев разделить на количество отработанных дней.
Среднедневной заработок = доход за расчётный период / количество отработанных дней.
Для примера возьмём такую историю: работник идёт в отпуск с 24 июля 2023 года по 13 августа 2023 года на 21 календарный день. За последние 12 месяцев у работника был оклад 40 000 рублей, в декабре 2022 года была премия 10 000 рублей, а в феврале 2023 года — больничный на пять дней, за который работодатель заплатил 1740,21 рубля, рассказывает управляющий владелец группы компаний «Ваш бухгалтер» Ирина Смирнова.
В таком случае период для расчёта среднедневного заработка будет с 1 июля 2022 года по 31 июня 2023 года. Сумма дохода за год составляет 488 259,79 рубля: 40 000*12 (месяцев) + 10 000 (премия) — 1740,21 (больничный) = 488 259,79 рубля.
Чтобы рассчитать число отработанных дней, нужно количество отработанных полностью месяцев умножить на 29,3 и прибавить число дней, которые сотрудник отработал в феврале. Рассчитать их просто: (28-5)/2829,3=24,07 дня. Таким образом, сотрудник отработал 346,37 дня за расчётный период: 1129,3+24,07=346,37 дня.
Осталось только рассчитать среднедневной заработок. Для этого сумму дохода за год делим на число отработанных дней: 488 259,79/346,37=1409,65 рубля.
Таким образом, размер отпускных составит 29602,65 рубля — среднедневной заработок умноженный на число дней в отпуске: 1409,65*21=29602,65.
Если сотрудник хочет самостоятельно рассчитать отпускные с точностью до рубля, он может посмотреть суммы выплат работнику в расчётных листках, которые работодатель должен выдавать ежемесячно, отметила Ирина Смирнова. В таких листках есть расшифровка всех начислений и учитываемых при этом дней.
Нужно ли платить НДФЛ с отпускных
Эти выплаты не равны зарплате, но по своему смыслу от неё ничем не отличаются, так что да.
Отпускные предназначены для сохранения заработной платы на период отпуска. Поэтому сумма отпускных — это такой же доход, как и заработная плата, он облагается НДФЛ.
Размер НДФЛ работодатель удерживает из выплаты и перечисляет в бюджет. Также он уплачивает страховые взносы с отпускных, добавила юрист компании «Смартвэй» Анастасия Храмцова.
Как сделать так, чтобы отпускные были больше
Чтобы увеличить размер отпускных, лучше уходить в отпуск в месяцы с наибольшим количеством рабочих дней. В 2024 году, согласно производственному календарю, наиболее выгодными для отдыха будут июль, август и октябрь. В эти месяцы сотрудники, работающие по графику 5/2, имеют больше всего рабочих дней: по 23 в июле и октябре и 22 в августе.
А самыми невыгодными для отпуска будут январь, в котором всего 17 рабочих дней, и июнь с 19 рабочими днями. Чуть больше, 20 рабочих дней, будет в феврале, марте и мае, но для получения больших отпускных их тоже выбирать не стоит.
«Также один из способов — брать отпуск, начиная не с понедельника, а с субботы. Так как для расчёта выплаты учитываются календарные дни, выходные позволят получить отпускные больше на два дня», — подчеркнул заместитель генерального директора «Работа.ру» Александр Ветерков.
Как оплачивают неизрасходованный отпуск
За неизрасходованный отпуск в некоторых случаях можно получить компенсацию, например, при увольнении. Компенсация за неизрасходованные дни рассчитывается так же, как и отпускные, отметил Александр Ветерков.
Важно иметь в виду, что если сотрудник, не «заработав» свои дни отпуска, отгулял их авансом (например, взял отпуск на две недели, не отработав полгода), часть отпускных придётся вернуть при увольнении.
Кроме того, сотрудник может получить компенсацию за неизрасходованные дни отпуска, если он трудится по профессии, где ежегодный оплачиваемый отпуск длится более 28 дней. Например, работает учителем или служит в органах внутренних дел.
Чтобы получить компенсацию за такие дни, нужно написать заявление руководителю. В нём надо указать количество отпускных дней, за которые сотрудник хочет получить выплату.
«Но важно помнить, что такое возмещение — право, а не обязанность работодателя», — подчеркнула Анастасия Храмцова.
Также получить выплату можно, если ежегодные отпуска суммировали или переносили один из них на следующий рабочий год. Так отдых конвертируется в деньги.