Что такое делегирование и как правильно распределить полномочия. Объясняем простыми словами
Делегирование — процесс передачи части полномочий от руководителя к подчинённому. Делегирование задач помогает повысить эффективность работы организации, масштабировать и развивать бизнес, подготовить специалистов высокого уровня. Термин происходит от латинского слова delegare, которое означает «перекладывание».
Проще говоря, представьте, что вы начальник крупной компании, который готовится к важной встрече с инвесторами. От неё зависит, дадут вам денег на развитие проекта или нет. Чтобы убедить их в значимости проекта, вам необходимо подготовить презентацию.
Чтобы ускорить процесс, вы делите обязанности между сотрудниками: одному поручаете подготовить речь, другому разобраться с инфографикой, третьему уточнить цифры и провести анализ. Это и есть делегирование — передача ряда обязанностей сотрудникам от руководителя.
В чем цель и польза делегирования
Главная цель делегирования — снять часть нагрузки с руководителей. Освобождаясь от рутинных задач, управленец может позволить больше времени уделить по-настоящему важным бизнес-задачам, которые помогут развитию предприятия: планированию, детальному анализу отчётов, переговорам с перспективными партнёрами.
«В каждом своём бизнесе я выстраиваю систему, в которой при минимуме временных затрат я получаю максимум. Нанимаю сотрудников и отдаю им свои задачи. Другие задачи я отдаю на аутсорс. Оставшиеся стараюсь автоматизировать через специализированные сервисы или собственные разработки. Да, всё это стоит денег, но зато экономит моё время и силы, которые я могу потратить на развитие бизнеса или запуск нового дела», рассказывал «Секрету» предприниматель Иван Бормотов.
К тому же делегирование положительно влияет не только на руководителя: у сотрудника будет шанс проявить себя. Подчинённый учится самостоятельности и ответственности. В будущем эти навыки способствуют карьерному росту работника.
Руководитель должен сосредоточиться на задачах, которые может выполнить только он, а остальные передать сотрудникам.
Делегирование обязанностей положительно влияет на кадровый резерв. Сотрудники, которые осваивают новые компетенции и выполняют задачи руководства, в будущем могут стать хорошими управленцами. Поэтому, делегируя, начальник компании заранее может оценить потенциал каждого из членов коллектива и в случае необходимости передать ему бразды правления.
Также делеганты могут иметь совершенно свежий взгляд на привычные рабочие процессы, модернизировать их, усовершенствовать, тем самым повышая общую эффективность компании. Когда подчиненные чувствуют к себе доверие, то стараются безупречно выполнять все поручения, становятся более уверенными в себе и своем начальстве.
Как делегировать обязанности и задачи
Предположим, вы руководитель среднего производства и хотите поделиться обязанностями с подчиненными. Какой алгоритм действий?
1. Определитесь с задачами. Вы должны чётко понимать, какую задачу точно нужно делегировать. Это могут быть рутинные процессы или одна задача в том случае, если она стала отнимать всё ваше рабочее время.
2. Выберите сотрудника. Это самый важный и ответственный момент, от которого зависит результат делегирования. Нужно отдать работу тому сотруднику, который уже смог хоть немного зарекомендовать себя как успешного и ответственного исполнителя, а также показал желание расти и развиваться в компании.
Если вы понимаете, что пока среди ваших подчинённых нет такого человека, можно поискать работника на аутсорсе, ведь делегировать функционал можно не обязательно только штатному сотруднику. В случае с наёмным рабочим нужно заключить гражданско-правовой договор или договор подряда.
3. Подробно опишите задачу. Она должна быть понятной, с определённым сроком исполнения, с предполагаемым результатом и, главное, она должна быть реализуема. Чем подробнее и чётче вы опишете задачу, тем выше вероятность, что подчинённый ее выполнит правильно.
4. Определите дедлайн. Лучше оставить время для манёвра. Например, если задачу нужно выполнить за 7 дней, то подчинённому дайте 5 дней. Это время позволит что-то поправить и изменить при необходимости.
5. Установите промежуточные точки. Чтобы не оставлять подчинённого без присмотра, определите контрольные точки, когда он должен показать промежуточные результаты. Это позволит вовремя заметить, что что-то идёт не так.
6. Проверьте, точно ли вас поняли. Для этого можно попросить подчиненного своими словами объяснить, что он должен сделать, как и в какой срок. Если необходимо, дайте сотруднику необходимые ресурсы. Это может быть, что угодно: референсы фотографий, шаблоны презентаций, помощь других сотрудников — фотографа, копирайтера, аналитика и и т. д.
7. Оцените результаты. Обязательно нужно дать обратную связь о проделанной работе. Если вы молча примете работу, то у подчиненного могут возникать вопросы: «А точно ли я все сделал правильно?»
Если были допущены какие-то ошибки, о них важно сообщить и либо исправить вместе, либо дать возможность доделать задачу правильно.
Основные ошибки и проблемы в делегировании
Когда руководитель начинает передавать часть своих задач подчинённому, он может столкнуться с определёнными трудностями.
Рассмотрим главные ошибки при делегировании.
Недоверие и гиперконтроль
Пожалуй, главная проблема заключается в том, что многие руководители просто не умеют передавать работу и не доверяют сотрудникам.
Это что-то из разряда «хочешь сделать хорошо — сделай сам».
«Нам кажется, что если мы отдадим кусок ответственности, потом будет больше проблем. Но тут хорошо бы задать себе вопрос: а почему я решил, что человек не справится или справится хуже, чем я? Этот вопрос „почему я так думаю?“ помогает справиться со страхом делегирования. Конечно, нужно адекватно оценивать риски и иметь запасной план на случай, если человек действительно не справится, — но такой план в принципе иметь полезно», — считает психолог Анна Крючкова.
В процессе делегирования руководитель может постоянно «опекать» подчиненного и проверять промежуточные результаты. Ответственность за работу в таком случае остается у руководителя, который, по сути, не делегировал работу, а лишь превратил сотрудника в «дополнительные руки».
Неправильная постановка задачи
При делегировании важно точно и полно объяснить подчинённому задачу, дать инструкцию и обговорить необходимый результат. Без чётких указаний сотрудник не только не разгрузит руководителя, а, наоборот, создаст новые сложности. Чем конкретнее и понятнее начальник объяснит, чего он хочет, в какой срок и в каком виде, тем вероятнее, что сотрудник справится с задачей.
Ошибка в выборе делегата
Человек, который не хочет ответственности, будучи даже суперэкспертом, всё только испортит. Необходимо внимательно присмотреться к членам команды перед тем, как сделать выбор. Если ошибка все-таки произошла и работник не справляется, необходимо сменить делегата или помочь ему с выполнением.
Делегировать группе
Сотрудник должен понимать, за что именно и в какой срок он отвечает. Один человек должен выполнять всю задачу сразу, чтобы чётко понимать свою зону ответственности.
Ненаделение полномочиями
Подчинённые, которым делегируют обязанности, должны принимать решения в своей области, не привлекая начальника. Только так руководитель действительно сможет разгрузить себя.
Какие задачи можно делегировать
Не существует универсальной формулы, чтобы определить, какие задачи стоит делегировать, а какие точно стоит оставить за руководителем.
Можно ориентироваться на частоту выполнения дела, на срочность и на те задачи, которые требуют больших временных затрат.
Например, начальник может делегировать отдельную задачу — заполнить отчёт, проверить содержание презентации — или передать обязанности на целый проект, который подразумевает выполнение многих важных функций.
Главное, при делегировании соблюдать принцип: руководитель передаёт сотруднику не только обязанности, но и соответствующие полномочия.
Например, право давать указания коллегам или возможность предоставить клиенту дополнительную скидку.
Какие задачи точно не стоит делегировать
Руководителю лучше оставить за собой более глобальные задачи производства, которые могут иметь серьезные финансовые, имиджевые или структурные последствия. Например:
- Стратегическое планирование. Не стоит доверять делегату составлять графики плановых работ или разрабатывать планы компании.
- Финансовые вопросы. Только руководить может начислять премии, надбавки, бонусы.
- Слишком важные поручения. Например, на встречу с крупными партнёрами должен явиться управляющий, а не замещающий его работник.
- Контроль над результатами действий других сотрудников. Руководитель всегда должен самостоятельно отслеживать и проверять результат работы всей компании.
Ещё не стоит делегировать задачи, связанные с управление персоналом: это увольнение и приём на работу новых сотрудников.
СЕО Potok. io Александра Томашевская рассказала «Секрету» такую историю:
"Раньше в компании экономили на всём — в том числе и на найме. Тех же Ruby-разработчиков (Ruby — язык программирования. — Прим. «Секрета») искала команда, параллельно встречаясь с клиентами. Поэтому, когда появились стабильные инвестиционные деньги, первым делом решили делегировать наём сотрудников IT-рекрутёру. Проходит три дня поиска — кандидатов нет. Рекрутёр изучил рынок и не нашёл ни одного. Я стала смотреть, как человек общается с соискателями, а там: «Ввиду вышеизложенного просим вас рассмотреть следующее предложение». При этом мы позиционируем себя как «модный молодёжный» IT-стартап".
Как итог за несколько дней до запуска проекта команда не была укомплектована и чуть не сорвала все сроки.
Делегирование — это только про рабочие задачи?
Нет. Можно делегировать обязанности по дому, а не только рабочие процессы. Например, готовку, уборку, уход за ребёнком, поход в магазин.
«Всегда кажется, что делегировать могут только управленцы или очень богатые люди, но мы живём в такое время, когда, например, клининг или доставку продуктов могут позволить себе практически все, — считает директор «Оливии Групп» Наталья Рогачева. — Посчитайте, сколько времени у вас уходит на один поход в магазин или на уборку дома, затем переведите это время в деньги — сколько стоит час вашей работы? А затем подумайте, сколько вы успели бы сделать за это время для себя или семьи?
Мы все думаем, что основное время съедает работа, по факту — домашняя рутина не отстаёт. Делегировать бывает сложно, «ведь никто не сделает, как я». Но попробуйте ради эксперимента начать, и вы удивитесь, какое количество людей могут сделать лучше вас".
Как развивать навыки делегирования
Если у руководителя возникают сложности с передачей обязанностей — например, присутствует излишний перфекционизм, недоверие к сотрудникам, страх ошибки, гиперконтроль, — стоит проработать эту тревогу с психологом.
Если же кажется, что сотруднику не хватит времени, то есть смысл обратиться к принципам тайм-менеджмента.
И лучше начинать с малого. Поручите сотруднику что-то менее серьёзное и посмотрите на результат. Если он справился, то можно подключать к более сложным делам.
Эта статья — одна из тысяч в «Энциклопедии „Секрета фирмы“». В этом проекте мы простыми словами рассказываем о сложных терминах и явлениях. Посмотрите другие статьи "Энциклопедии", чтобы лучше понимать мир, в котором мы живём.