Как внедрить в компании матричную модель управления

Руководитель любой успешной компании, будь то международная корпорация или многообещающий стартап, хотя бы раз задумывался, всё ли он делает правильно и можно ли управлять бизнесом более эффективно. Производственные показатели во многом определяются организационной структурой компании, именно поэтому поиск эффективного подхода к менеджменту является для руководителя одной из главных задач.

Структуры управления современных предприятий были построены на основе принципов, сформулированных в первой половине XX века. Сначала доминировали строго иерархические компании с чёткой системой взаимных связей и одним руководителем, потом, в конце 1920-х годов, в экономике произошли значительные изменения, которые привели к появлению многопрофильных компаний. Масштаб бизнесов начал увеличиваться, а технологические процессы — усложняться. Так возникла дивизионная структура — с чётким разделением управления отдельными функциями, отдельными направлениями и даже отдельными группами товаров.

Сегодня мир опять меняется. Чтобы сохранить конкурентоспособность, компаниям необходимо быть более гибкими, чем раньше. Ни иерархическая, ни дивизионная структуры уже не могут обеспечить максимальную эффективность. В новых условиях всё большую популярность набирает матричная модель управления — гибрид, построенный на двух основаниях: административном и функциональном подчинениях.

Почему матричная модель набирает популярность

Матричную структуру впервые начали использовать в 1950–1960-х в небольших аэрокосмических фирмах США, которые были слишком малы, чтобы эффективно применять дорогостоящую проектную структуру. В результате экспериментов, в рамках которых проектную структуру накладывали на характерную для этих фирм функциональную структуру, была выведена новая своеобразная схема: члены проектной группы подчинялись как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работали.

Матричная модель оказалась настолько эффективной, что быстро набрала популярность. По данным исследования Gallup, 84% опрошенных американцев ответили, что эта модель управления в той или иной степени используется в их компаниях. Это абсолютно закономерный результат — учитывая неоспоримые преимущества матричной модели.

Ключевой фактор успеха матричной модели — возможность вовлечения экспертов из разных областей. Согласно тому же опросу Gallup, более половины работников считают, что матричная система не только помогает им эффективнее работать с коллегами, но и даёт более широкие возможности для самореализации. Повышается творческая активность сотрудников, они становятся более мотивированными, а их личная ответственность за выполнение программы возрастает в несколько раз. Кроме того, система обеспечивает принятие качественных решений и гибкость бизнеса в быстро меняющихся условиях.

Ещё один важный фактор — возможность выработать общий подход к управлению. Матричная структура гарантирует универсальный и прозрачный подход к оценке и анализу процессов. Например, она позволяет выделить профессиональные функции в экспертные центры, чтобы адаптировать их к нуждам внутреннего заказчика. Таким образом, компаниям не требуется изобретать велосипед. Каждый занимается своим делом на очень глубоком уровне, а потом все пользуются единым знанием и процессами, успешными наработками и кейсами.

Наконец, третье преимущество матричной модели — в снижении операционных издержек за счёт централизации некоторых функций. Ряд международных компаний, в том числе наша, создают центры экспертиз, которые обслуживают несколько стран в регионе. Например, рекрутер базируется в Москве и занимается поиском сотрудников для подразделений компании в других странах региона. Это — матрица в действии.

Основные правила внедрения матричной системы

Матричная модель — это не панацея от всех проблем. Целесообразность её применения зависит от того, как устроен бизнес и какие задачи перед ним стоят. Адаптация к такой системе — очень сложный процесс. Это не просто внедрение новых элементов, а кардинальная перестройка всей организационной структуры. В каждой компании, безусловно, есть свои особенности, но существуют и универсальные правила.

Сформулируйте общую цель. Внутренняя информационная политика — важнейший элемент в любой компании. Руководителям и сотрудникам важно быть на одной волне, одинаково понимать стратегию компании, её цели и задачи. Для начала определитесь, почему существует компания и чего она хочет добиться. Ответив на эти вопросы, вы сможете определить приоритетные задачи и разработать функциональные цели для каждого подразделения. Унификация целей не просто позволяет избежать конфликтов, но и гарантирует максимальную сосредоточенность сотрудников на достижении единой цели.

Введите понятную систему отчётности. В матричной организации у каждого отделения есть минимум два руководителя. Значит, на первый план выходит задача обеспечения контроля работы подразделений. Чтобы матричная структура была эффективной, вам понадобится общая система отчётности. Например, в ежегодной оценке производительности каждого работника должны использоваться одни и те же принципы оценки, требования, рейтинги.

Сформируйте систему бонусов. Чтобы все сотрудники были заинтересованы в достижении единой цели, компании необходимо разработать гибкую систему поощрений. Например, у нас каждый сотрудник подчиняется двум менеджерам: один отвечает за ежедневное административное управление, другой — делится экспертизой. Оба руководителя заинтересованы в успехе подчинённого — система развития и оценки персонала позволяет им давать регулярную обратную связь и участвовать в его ежегодной аттестации.

Проводите тренинги. Матричная структура требует от сотрудников развития новых навыков. Работа в условиях многозадачности и «многокомандности» вынуждает их быть более гибкими в общении и планировании. Кроме того, от работников требуется стратегическое мышление, готовность быстро принимать решения, креативность и неконфликтность. Последний пункт особенно важен — учитывая двойное подчинение. Далеко не все сотрудники обладают этими навыками. Задача компании — помочь их освоить.

Как избежать конфликтов, если сотрудники — «слуги двух господ»

Как любая другая организационная структура, матричная модель имеет недостатки. Например, по данным опроса Gallup, о котором я говорила выше, около 60% американцев, работающих в компаниях с матричной структурой, не имеют чёткого представления о своих обязанностях и задачах. Кроме того, респонденты отмечают, что двойное подчинение часто приводит к конфликтам.

Конфликтов получится избежать, если все заинтересованные лица сядут за стол переговоров и выработают единую линию поведения. Похожим образом выстраиваются отношения в семье. Родители хотят оказывать на воспитание ребёнка равноценное влияние и время от времени спорят, какие методы работают лучше всего. Чтобы не вводить ребёнка в заблуждение (и избежать ссор), ответственная пара сделает всё, чтобы прийти к общему знаменателю, выработать единый взгляд на воспитание.

Соблюдая простые правила, менеджеры компании могут легко предотвратить конфликт. На первое место руководители должны ставить интересы бизнеса, а не личные амбиции. Любая компания — единый организм, у которой есть свои цели и задачи. Каждый сотрудник должен ощущать себя его частью.