Деньги не напечатаешь. Как бизнесу сэкономить на печати?

И сделать жизнь сотрудников лучше
28 августа в 09:00
Партнёрский материал

Лишние расходы компании могут быть неочевидными для предпринимателей. Например, затраты на печать в среднем составляют от 10% до 14% годовой выручки бизнесов. Мы поговорили с представителями разных компаний о том, на что идут эти деньги, как сократить расходы и, благодаря этому, увеличить эффективность своих сотрудников.

Во сколько компаниям обходится печать?

Компании тратят на печать и другую работу с бумагами от 5% до 14% выручки. При этом эксперты отмечают, что только на печать в США на каждого сотрудника в год уходит по $725.

В России расходы разнятся в зависимости от масштабов компаний и их нужд. Так, затраты производителя косметики Faberlic на печать составляют 3 млн рублей в год. Этой опцией в офисах пользуются около 2000 сотрудников. Больше всего печатают на складах — операторы, кладовщики, контролёры. В центральном офисе активнее других принтерами пользуются бухгалтеры и дизайнеры, рассказал руководитель отдела технической поддержки Faberlic Илья Родионов.

Unilever на обеспечение печати в российском, украинском и белорусском офисах тратит в шесть раз больше — около €215 000 (более 18,6 млн рублей), притом что в компании лишь вдвое больше сотрудников — 4000 человек. 70–80% всей печати приходится на транспортную логистику — отгрузочные и сопровождающие документы, поделился IT-менеджер пользовательских сервисов компании Максим Нестеренко.

Он также отметил, что относительно объёмов печати это небольшая сумма, если сравнивать с другими странами, где законодательство менее «бумажное», а цены на печать выше. У небольшого бизнеса затраты на печать могут быть и не такими значительными в абсолютных цифрах, но всё равно ощутимыми. Генеральный директор агентства PR Partner Инна Анисимова рассказала, что на команду из 40 человек хватает двух МФУ цветной печати и двух чёрно-белых лазерных принтеров. Они стоят компании около 90 000 рублей в год.

Инна Анисимова
генеральный директор агентства PR Partner
Количество печатной техники зависит не от численности персонала, а в первую очередь от потребностей. Кто-то печатает многостраничные отчёты и презентации, а кто-то — только договоры и акты с клиентами. Также не каждому офису нужен цветной принтер, например. Ведь в обращении они, конечно, дороже.

На что идут основные расходы?

Большая доля затрат приходится на бумагу и картриджи, объясняет Анисимова. Чуть меньше средств нужно на заправку и техническое обслуживание. Аналогичная ситуация и в Faberlic.

Илья Родионов
руководитель отдела технической поддержки Faberlic
Основные затраты на печать — это покупка расходников и бумаги. Иногда комплект картриджей может быть равен по стоимости или даже дороже самого аппарата. В печатающих устройствах много движущихся элементов, им необходимо регулярное обслуживание. В скрытые расходы, которые обычно не учитывают, входит регулярная замена дополнительных модулей (блок проявки, тонер и в некоторых случаях фотобарабан и система его очистки), которые имеют небольшой ресурс. В случае использования неоригинальных запасных частей дополнительные расходы пойдут на ремонт техники, который наступит раньше, чем если использовать оригинальные.

Как сократить траты?

Если основной объём расходов приходится на замену картриджей, то логично будет выбрать устройство, которому они не потребуются. Одна из таких моделей — HP Neverstop Laser. Это инновационный, первый в мире лазерный принтер без картриджей.

Как же он заправляется? Всё просто — при помощи специального заправочного устройства. На верхней поверхности принтера есть небольшое отверстие, в которое нужно вертикально вставить устройство. На каждом заправочном комплекте есть понятная схема с подсказками, как это сделать самостоятельно. Вставленное заправочное устройство нужно повернуть на 180° и опустить поршень. На заправку уходит несколько секунд. Всё просто, а главное — чисто: система разработана так, что испачкаться тонером практически невозможно.

Печатайте страницу за страницей, не беспокоясь о пополнении тонера. Когда это потребуется, на панели управления лазерного принтера HP Neverstop Laser появится соответствующее уведомление.

Приятный бонус: принтер подключается к интернету через Wi-Fi или c помощью сетевого кабеля (Ethernet-подключение), и им можно управлять со смартфона. Для этого нужно установить приложение HP Smart. С его помощью можно отправить документ на печать по электронной почте, посмотреть и отредактировать отсканированные материалы, а также настроить часто повторяющиеся задачи так, чтобы их можно было выполнить одним касанием (функция Smart Task).

Теперь к главному — экономике. Простая арифметика:

HP Neverstop Laser 1200a без картриджей оказался выгоднее популярного картриджного принтера более чем на 60%. По расчётам самой компании, по сравнению с другими моделями этого же бренда экономия может достигать 80%.

Это такой уровень экономии, когда она заметна даже при небольшом масштабе предприятия. Большинство представителей малого бизнеса вернут инвестиции в новые технологии печати в течение года, а в дальнейшем смогут сэкономить десятки и сотни тысяч рублей ежегодно.

Освободившиеся средства можно будет распределить на другие нужды компании, например сделать работу сотрудников более комфортной. По словам руководителя отдела по работе с персоналом QBF Светланы Белодед, чем удобнее сотрудникам будет в офисе, тем лояльнее они будут к своему работодателю.

Мы попросили представителей различных компаний рассказать, что делает работу в офисе более приятной.

Комфортная температура и свет

Слишком высокая температура негативно влияет на эффективность, рассказал генеральный директор архитектурного бюро UNK Corporate Interiors Николай Миловидов.

Николай Миловидов
генеральный директор архитектурного бюро UNK Corporate Interiors
Здесь вступает в силу банальная физиология человека — отсутствие кислорода замедляет мозговую деятельность. Также влияет на работника недостаток дневного света. Если у компании есть возможность вложиться в биодинамический свет, то можно искусственно поддерживать тонус сотрудника на рабочем месте в течение дня. Такой свет позволяет создать комфортную среду, «подыгрывая» биологическим часам человека в соответствии с движением солнца. Правильно меняющийся свет в течение дня может продлить работоспособность на несколько часов.

Иногда простым, но эффективным решением может быть смена жалюзи, как в Data Driven Marketing Agency E-Promo.

Анастасия Мазеро
HR-директор Data Driven Marketing Agency E-Promo
Один вариант жалюзи пропускал слишком много света: кому-то от этого было жарко, у кого-то бликовали экраны. Казалось бы, мелочь, но в общем это вело к снижению эффективности и просто плохому настроению. Мы купили более плотные жалюзи, и всем стало легче жить.

Она также посоветовала выделять настольные лампы на каждого сотрудника, а также развозить их тем, кто работает удалённо.

Свежий воздух

По словам коммуникационного директора разработчика приложений Finch Александра Норовяткина, одна из первых вещей, о которых стоит позаботиться, — система вентиляции и датчики углекислого газа.

Александр Норовяткин
коммуникационный директор разработчика приложений Finch
Если не контролировать уровень газа в офисе, сотрудники будут постоянно засыпать, жаловаться на головные боли и дискомфорт. Когда речь идёт о небольшой комнате, где сидят три-четыре человека, то можно просто регулярно проветривать помещение, но если в одном отделе сидит больше шести человек, то хороший вариант — система вентиляции с прокачкой в 5500 кубов в час.

Растения

Учёные из японского университета Хиого провели исследование, которое подтвердило, что комнатные растения на рабочем месте сотрудника помогают ему лучше справляться со стрессом. Важный момент: растение не должно быть крупным (такие, наоборот, снижают производительность труда), и расположить его нужно обязательно на рабочем столе, а не на подоконнике или на полу.

Комнаты спокойствия

Ольга Ким
директор по персоналу «Авито»
Для опенспейсов хорошей практикой является создание отдельных пространств для уединения. Некоторые задачи требуют от людей полной концентрации, и хорошо, когда у сотрудника есть возможность поработать над ними в тишине, без отвлекающих факторов. Ещё одна важная и успешная практика — когда сотрудники могут заказывать для себя индивидуально необходимую мебель и технику. Например, бухгалтеру может быть нужна дополнительная тумба для хранения документов, а программисту — второй монитор. Возможность обустроить комфортное рабочее пространство для себя лично имеет огромное значение.
Екатерина Мироненко
руководительница департамента по административной деятельности Lamoda
В офисе есть комната релакса с массажными креслами, тренажёрный зал с кардиозоной и йога-студия, где проходят бесплатные занятия для сотрудников, смузи-бар, капсула сна и много другого для того, чтобы сделать пребывание на рабочем месте максимально комфортным.

Всё зависит от средств, которые компания готова выделить на заботу о своих сотрудниках. Их можно найти, просто начав контролировать расходы на печать в офисах.

Поделитесь историей своего бизнеса или расскажите читателям о вашем стартапе