Супергерои без плащей. Кто на деле удерживает бизнес на плаву

Без этих мелких ежедневных задач не получится добиться успеха ни в каком проекте. «Секрет» пообщался с людьми, которые отвечают за рутину в российских компаниях и осознают важность своей работы. Именно такими специалистами вдохновляются разработчики экосистемы продуктов для бизнеса Контур.

Наша компания поставляет иностранные расходные материалы и оборудование в российские лаборатории. Успех любой компании, да и любой профессии, состоит из каждодневных маленьких, порой скучных, но очень важных действий. В лабораторном бизнесе B2B цикл продаж может быть очень длинным — от одного месяца до полутора лет. Надо обладать огромным терпением и выдержкой, чтобы медленно, но верно вести клиента к покупке.

Каждый день я выполняю ряд задач:

• встречаюсь с клиентами (лично или в Zoom);
• согласовываю договоры, условия поставок оборудования и других вещей;
• формирую стратегию продаж и продвижение продукции компании;
• отслеживаю выполнение плана продаж;
• корректирую прайс-лист в зависимости от курса валют;
• мониторю конкурсы на закупку лабораторных товаров на тендерных площадках;
• общаюсь с трудными клиентами, обрабатываю претензии.

Работа доставляет мне удовольствие. Мне нравится работать с людьми, иметь большой круг общения. Мои задачи стратегически важны для всей компании. Так как мы являемся официальным дистрибьютором иностранного производителя пакетов для отбора проб, то ключевой фактор успеха для нас — это стабильные и планомерно растущие продажи. Каждый день от моих действий или бездействия зависит, удержит ли наша компания свою долю лабораторного рынка и сможет ли нарастить её.

При этом войти в лабораторный бизнес в сфере B2B не так-то просто. Необходимо не только иметь базовое образование в этой сфере, но и большую сеть личных контактов, чтобы продажи были стабильные и успешные. Лабораторное оборудование и расходные материалы приобретают только юридические лица, поэтому каналы продаж до сих пор остаются классическими: email-рассылка, личные контакты с коммерческими и государственными лабораториями и сарафанное радио. Социальные сети и другие современные способы продвижения товаров пока не дают ожидаемого эффекта, поэтому приходится постоянно поддерживать и развивать личные связи с клиентами.

Общение с потенциальными клиентами — важная часть каждого бизнеса, но оно занимает много времени, особенно в B2B-сфере, и не всегда окупается, так как не всех собеседников получается заинтересовать продуктами компании и не все сделки удаётся довести до конца. Сэкономить время на поиске потенциальных B2B-клиентов можно с помощью различных продуктов для бизнеса — в их числе Контур.Компас.

В сервисе найдётся вся информация для подготовки «холодной» клиентской базы: контакты компаний, сфера деятельности, лицензии, размещаемые вакансии, имущество в лизинге и залоге и другие сведения. По ним можно отобрать компании с высокой потребностью в продукте — это повышает конверсию в оплату, а значит, менеджеру придётся обзвонить меньше компаний, чтобы заключить нужное число сделок. Организации с признаками банкротства или ликвидации из поиска можно исключить.

Когда начинала свой бизнес, то не думала, что это будет какая-то рутина. Я предполагала, что будут горизонты шире, несколько проектов (обязательно интересных), сотрудники, деньги — то есть представляла себя PR-директором с нереально широкими перспективами. Почти так и оказалось, только добавилось много работы с документами и ответственности.

Важно подписать все документы, организовать процессы, договориться с людьми. Если не приехать на встречу, то не будет договора, если не отправить документы в налоговую — остановится движение денег. Отказаться от рутины невозможно, на ней строится бизнес. И чем крупнее компания, тем больше обязательных мелочей в ней становится, и в первую очередь — для руководителя.

У меня пока микробизнес, но это значит, что приходится самостоятельно контролировать налоги, договоры, взносы, зарплаты, планирование бюджета. Все счета оформляю сама, и это достаточно хлопотно. Особенно много времени отнимают зарубежные контракты — там другое оформление, валютный контроль и куча нюансов: одна неверная запятая ведёт к потере денег.

Сейчас я нахожусь на той стадии, что сама готовлю сотрудников, а хотелось бы, чтобы те, кого подготовила я, сами начинали передавать свой опыт новичкам. По мере укрупнения бизнеса, конечно, появятся какие-то другие руки, которые будут заниматься финансами. Любая рутина — это путь к организованности и ответственности.

Вести бухгалтерию без специальных знаний — трудоёмкое и рискованное занятие, ведь даже один неверный символ может привести к серьёзным убыткам. Облегчить процесс и снизить риск ошибки позволит Контур.Эльба — продукт, который поможет бизнесмену самостоятельно справиться с ведением учёта. Он подойдёт для ИП и компаний, которые работают на УСН или патенте.

Использовать Эльбу можно на компьютере или через мобильное приложение. Она автоматически рассчитает налог и позаботится, чтобы предприниматель не заплатил лишнего: в налог не будут входить страховые взносы и уже уплаченные суммы. Все платежки сформируются сами — останется только уплатить. Эльба поможет сформировать книги учёта доходов и расходов, декларацию по упрощённой системе налогообложения (УСН) и отчётность работодателя. Если настроить интеграцию с банками, Эльба будет автоматически учитывать все операции с расчётных счетов разных кредитных организаций, в том числе Сбербанка, «Альфа-банка» и «Тинькофф».

Мгновенный успех — это миф. Рутинные дела — это то, что постепенно двигает нас наверх. Без рутины не будет новых возможностей, главное — их распознать. Но тут очень важно понимать, для чего я делаю эту рутину, чтобы работа ради работы не съела. Я отвечаю за продвижение бизнеса в СМИ и социальных сетях (через личный блог и выступления) а также за привлечение новых крупных клиентов и управление бизнес-процессами компании.

Каждое утро начинается с обязательного разбора почты и соцсетей, потому что многие клиенты отвечают в нерабочее время — особенно в пандемию. Затем я поздравляю клиентов с днём рождения: мы ведём такой календарь, но помогают и напоминания в соцсетях. После этого проводим летучку, чтобы погрузиться в текущие дела.

Днём это больше работа с CRM — поиск новых клиентов. Это может быть работа в соцсетях, поездки на выставки или выступления на конференциях. Кроме того, в течение дня приходят новые поставщики, с которыми я прорабатываю вопросы коллаборации. Чем больше полезных для клиентов новинок, тем лучше и привлекательнее наше дело. Вечером пишу заметки и статьи для продвижения бизнеса.

Моя публичная деятельность важна для компании, так как мы экономим на отделе продаж. У нас очень развиты сарафанное радио и первично сформированные позитивные ожидания от внешнего позиционирования: открытости, доброты, вовлеченности и позитивной составляющей. Моя работа — это мой кайф, она просто обязана приносить удовольствие. Главное — один в поле не воин. Всё получится только благодаря совокупности команды единомышленников, бизнес-процессов и неравнодушия к своему делу. Если это есть — любая рутина приобретает смысл.

Удержать в голове информацию по каждой потенциальной сделке очень сложно, ведь за день один сотрудник может общаться с десятками возможных покупателей — и не по разу. Для успешной продажи клиент должен понимать, что компания относится к нему серьёзно и действительно хочет удовлетворить его запрос. Облегчить жизнь для отделов продаж позволит Контур.CRM. Интуитивно понятная CRM-система сохранит полную историю общения с каждым клиентом.

Продукт соберёт все заказы из разных источников в одном месте и позволит узнать, на каком этапе находится каждая конкретная сделка. Контур.CRM создаст новую сделку при входящем вызове, напомнит менеджерам о ближайших задачах, а также назначит повторный звонок, если клиент не ответил на первый. Сервис позволит проанализировать работу каждого менеджера и оценить, насколько качественно он справляется со своими обязанностями.

Я помогаю бизнесу, у которого есть потребность в перевозках сборных грузов, обеспечить оптимальную логистику — чтобы доставлять товары было удобно и выгодно. Сегодняшнее утро началось с того, что я должен был проконтролировать доставки клиентов в шести городах. Необходимо было учесть произошедшие изменения, пересогласовать время доставки, предусмотреть необходимость погрузочно-разгрузочных работ и другие необходимые допуслуги.

Затем занимался подготовкой допсоглашения для одного клиента, который начинает с нами работать. После этого приступил в конф-коллам — так мы называем наши онлайн-встречи с текущими и потенциальными клиентами, которые проводим по Webex или Zoom. В день у меня бывает по 5–7 таких встреч. На них мы с постоянными клиентами решаем операционные задачи, смотрим, в чём ещё мы могли бы повысить эффективность нашего взаимодействия, учитываем пожелания клиентов, даём пояснения. Далеко не всегда они знают все тонкости и нюансы сборных перевозок, поэтому приходится проговаривать детали.

Рутина — неотъемлемая часть нашей работы. Выставление счетов, согласование доставок, звонки, переговоры, встречи, урегулирование претензий — всё это составляющие нашей ежедневной работы. Без них наши клиенты не могли бы считать удобными и комфортными наши услуги по перевозке грузов. А наша задача — обеспечить им достойный уровень сервиса и превзойти ожидания.

Я очень люблю свою работу, нести клиентам хорошее настроение — это неотъемлемая составляющая нашей профессии, ведь удобная логистика улучшает жизнь клиентов. Приятно сознавать, что в доставке массы полезных грузов по стране (наша компания в год перевозит до одного миллиона тонн) есть и частичка твоего участия.

Чтобы организовать доставку различных грузов, клиенту и компании нужно подписать множество документов. Бумаги передают с помощью курьеров, но это отнимает драгоценное время — особенно в случае срочной доставки. И одна опечатка или подпись не в той графе могут привести к тому, что весь процесс придётся начинать сначала. Избежать проблем с печатными документами поможет Контур.Диадок. Система позволит компании обмениваться счетами-фактурами, актами, доверенностями, транспортными накладными и другими документами без дублирования на бумаге. Электронные копии юридически значимы — их примут в налоговой и в суде.

Отправлять, создавать и получать документы можно без установки специального программного обеспечения, достаточно открыть веб-версию продукта. Диадок гарантирует, что все документы будут оформлены в соответствии с форматами, утверждёнными ФНС, и без технических ошибок, а контрагент получит их за секунды. Любые ошибки в документах можно оперативно исправить, при этом срок доставки не сорвётся из-за опечаток. Еще один плюс: хранение в электронном виде и поиск по фильтрам.