$ 63.3067.21$53.89
30 июня 2015 года в 09:00

Алексей Овчинников. Как провести фестиваль на 67 000 человек и не сойти с ума

Круг ада для ивент-мейкеров

Алексей Овчинников. Как провести фестиваль на 67 000 человек и не сойти с ума

12 июня мы провели в Москве фестиваль красок HoliDay. Ждали 8 000 человек, пришло 67 000. Планировали продать тонну красок, продали десять. Отправили приглашение выступить 20 артистам, надеясь на ответ хотя бы половины, а согласились все. Организация масштабного мероприятия в России, особенно в Москве, — это история хождений по кабинетам, взлётов, падений, разочарований, огорчений, стресса и радости.

От толстовок — к краскам

В 2011 году мы с товарищами создали компанию Univer Club — производство и продажа толстовок. Завезли материал из Турции, в Москве открыли небольшой цех, набрали людей и начали работу. Сейчас у нас цех и магазин на Малой Ордынке, объём производства — 5 000–15 000 толстовок в месяц в зависимости от сезона.
В 2013 году мы увидели, что фестивали красок начали приобретать в России всё большую популярность. Решили сыграть на этом и на деньги, вырученные от продажи толстовок, наладили экспорт красок холи из Индии — так появилась компания HoliStore.

Два года мы поставляли краски на фестивали по всей стране. В 2013 году поставили 8 тонн на 14 фестивалей в 10 городах, в 2014-м — уже 58 тонн на 87 фестивалей в 69 городах. Цена за тонну красок для партнёров составляет 300 000–700 000 рублей в зависимости от города и объёмов продаж. В 2015 году мы решили сами провести фестиваль в Москве, причём сыграть по-крупному, поставить несколько тонн, пригласить артистов и провести всё это дело на стадионе «Открытие Арена».

Всё начинается со спонсоров

Подготовка к фестивалю начинается с поиска спонсоров — без них всё теряет смысл. Найти сегодня спонсора в России не так-то и просто, если же речь идёт о массовом мероприятии, таком как фестиваль красок, явлении для нашей страны ещё малоизвестном, то сложность возрастает в разы. Мы отправили сотни приглашений, но в ответ приходили лишь вежливые «Спасибо, мы подумаем». Когда мы уже отчаялись и думали махнуть рукой, согласились выступить спонсорами Fresh Bar и Love Radio.

После того как спонсоры найдены, надо выбрать площадку и согласовать вопрос с ними. Мы выбрали «Открытие Арену» как самый большой стадион с наиболее удобным расположением. Заключили договор, нашли стороннего подрядчика, который занимается предоставлением сцены и оборудования, заплатили ему за всё оборудование 1 млн рублей, после чего отправились за разрешениями. У нас на всё про всё был 1 месяц.

Хождение по кабинетам

Если аудитория фестиваля превышает 5 000 человек, то за разрешением необходимо обращаться в правительство города, если же нет — то в органы власти на местах. По нашим прогнозам, на фестиваль должно было прийти не менее 8 000 человек, поэтому с пакетом документов мы отправились в Департамент культуры города Москвы.

Пакет документов включает в себя уведомление, план, сценарий, концепцию мероприятия. Здесь же должен быть документ о том, что МЧС уведомлено о фестивале, а также то, что на мероприятии будут кареты скорой помощи. После того как Департамент культуры сообщил, что не против проведения фестиваля, мы отправились в Департамент региональной безопасности и противодействия коррупции, оттуда — в префектуру ЗАО Москвы, главное управление МВД, а потом и в МВД ЗАО.

Главная сложность организации массового мероприятия в Москве — это отсутствие чёткой последовательности получения разрешений. Культура проведения фестивалей в России ещё не сформировалась, потому никто не знает, в какой последовательности подавать документы и получать разрешения. Когда речь идёт о массовом мероприятии, то запускается очень сложный бюрократический процесс, для преодоления которого надо много побегать. Для итогового соглашения необходимо собрать за одним столом представителей всех ведомств с подписанными бумагами.

Все эти процедуры вполне можно назвать хождением по мукам, ибо это самая сложная часть организационного процесса. Между разными отделами и департаментами практически нет никакой связи. В одном ведомстве нам выдали разрешение, на основе которого должны были выдать разрешение в другом. Когда же мы пришли, то оказалось, что требуется совсем другой документ и надо всё переделывать. Много бумаг, отсутствие чёткой схемы и последовательности, разрешение на получение разрешения для получения разрешения — всё это осложняет организацию праздника.

Так как 12 июня был День России, то большинство сотрудников МВД обеспечивали безопасность на других мероприятиях, и мы рисковали остаться без охраны. Пока решался вопрос выделения нам сотрудников, мы решили подстраховаться и заключили договор с ЧОП. В итоге уже накануне фестиваля МВД выделило нам 200 человек. Так как мы планировали организовать точки продаж на фестивале, то отправили соответствующие уведомления в Роспотребнадзор и Департамент торговли города Москвы. В итоге получилась целая папка бумаг, полученная ценой многочисленных бесед, встреч и пробежек по департаментам.

Праздник не для всех

Даже после того как были собраны все разрешения от всех инстанций и совсем не осталось сил, приходилось улаживать вопросы по организации фудкорта, этакого фестиваля внутри фестиваля. Нужно было установить несколько вагончиков-трейлеров с едой. Тут уже вопросы по обеспечению трейлеров электричеством, санэпидемнадзор, обеспечение туалетными кабинками. Одним словом, в Москве легче организовать производство, чем фестиваль, потому что в первом случае всё зависит от тебя и ты точно знаешь, в какой последовательности работать, тогда как фестиваль — это тёмный лес.

Нам повезло, что артисты совсем не капризничали и с радостью согласились выступить, зажигали и развлекали аудиторию как могли. Сами мы, правда, шоу почти не видели — всё время приходилось что-то улаживать.

Вся эта беготня по кабинетам, согласование каждого документа, малейшего изменения в сценарии или плане, поиск спонсоров, поиск площадки, поиск подрядчиков, рекламная кампания фестиваля, набор волонтёров, поиск артистов, согласование действий сотрудников МВД и ЧОПа, перекрытие трассы сотрудниками ГИБДД, потраченные нервы и бессонные ночи, всё это того стоит. На наше мероприятие пришло в 6 раз больше людей, чем мы ожидали, а продали мы в 10 раз больше краски, чем планировали. Мы уже сейчас начали готовиться к фестивалю на следующий год, когда постараемся привлечь 100 000 людей. В Москве фестивали любят и с удовольствием на них ходят, вот только что стоит за этим, не все знают.

Фотография на обложке: bettorodrigues/Depositphotos

Обсудить ()

Читать по теме

Новости партнеров