Как получить электронную подпись в 2024 году? Эксперт объяснил разницу для физлиц и юрлиц
Эксперт «СберКоруса» раскрыл особенности получения электронных подписей в 2024 году. Электронные подписи (ЭЦП) оказались очень удобны для удалёнщиков: они позволяют не ездить к работодателю или в банк за каждым чихом и вести документооборот полностью в цифровом виде. В то же время до сих пор многие сомневаются, нужно ли им заводить ЭЦП. Алексей Апкаликов, директор удостоверяющего центра цифровой платформы для электронного документооборота «СберКорус», рассказал «Секрету» об основных нюансах и отличиях электронной подписи для разных целей и какие нововведения в связи с этим появились в 2024 году.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это цифровые данные, которые позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ. Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как собственноручная подпись на бумажном документе.
Электронные подписи могут быть простыми и усиленными, а те, в свою очередь, могут быть неквалифицированными и квалифицированными. Последние чаще нужны для юрлиц и ИП, но вообще используется в любых юридически значимых электронных действиях и сделках, за исключением случаев, когда документы должны быть подписаны только на бумаге.
Усиленные квалифицированные ЭЦП применяют для обмена юридически значимыми документами с контрагентами и госорганами, в том числе для сдачи обязательной отчётности, участия в коммерческих и государственных торгах, оформления тендерной документации, регистрации электронных сделок с недвижимостью, обращений в суды и пользования государственными услугами.
Чем отличаются сертификаты ЭЦП юрлица и физлица
Сертификат ЭЦП физического лица содержит только личные данные: фамилию, имя и отчество (при наличии), СНИЛС и ИНН.
В сертификате электронной подписи руководителя юридического лица содержатся:
- ИНН юрлица;
- наименование компании;
- место нахождения;
- основной государственный регистрационный номер юрлица (ОГРН ЮЛ);
- ИНН, СНИЛС, Ф.И.О., должность ответственного физлица.
Отличается ли ЭЦП индивидуального предпринимателя от ЭЦП физлица
Индивидуальный предприниматель (ИП) для использования в правоотношениях предпринимательской деятельности выпускает квалифицированный сертификат электронной подписи физического лица. Но, в отличие от такой же подписи для физлица, в его сертификате ЭЦП должны быть указаны не только его персональные данные, но и основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП). Это обязательно для любых форм электронных взаимодействий ИП.
Где получить электронную подпись физлицу и юрлицу
Физическим лицам услуги по выдаче квалифицированных сертификатов электронных подписей оказывают аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ) — можно обратиться в любой ближайший.
Список аккредитованных удостоверяющих центров доступен на сайте Минцифры.
Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели получают сертификат электронной подписи в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Ознакомиться со списком можно на сайте ФНС.
Существуют и коммерческие УЦ, но их аккредитацию также нужно проверять на сайте Минцифры. В коммерческих УЦ можно приобрести токен и лицензию, которые потребуются для получения и работы с сертификатом от УЦ ФНС.
Произошли изменения в реквизитах юридического лица. Что делать с электронным сертификатом?
Квалифицированный сертификат юридического лица создаётся на основании актуальных и проверенных в государственных сервисах сведений. Если какие-либо из этих данных меняются, информация в сертификате ЭЦП становится недостоверной. По решению суда юридическую значимость подписанных таким сертификатом электронных документов могут отменить.
Поэтому при смене реквизитов сертификата, в том числе для физлиц, необходимо выпустить новый квалифицированный сертификат ЭП, обратившись в удостоверяющий центр.
Может ли сотрудник по доверенности получить сертификат электронной подписи руководителя в ФНС?
Нет, даже по нотариальной доверенности никто не сможет получить сертификат электронной подписи руководителя в ФНС или у его доверенных лиц. Руководителю необходимо лично посетить налоговую или доверенное лицо, предоставить заявление на выпуск сертификата.
Это же касается и получения сертификата физического лица.
Как подписывать документы компании сотруднику юрлица в 2024 году
Чтобы подписывать цифровые документы в 2024 году, сотруднику компании необходимо выпустить электронную подпись физического лица, в которой будут указаны только его персональные данные, без сведений о юридическом лице. Чтобы сотрудник мог подписывать документы компании с использованием своей ЭЦП, необходимо выпустить машиночитаемую доверенность (МЧД) подписанную сертификатом ЭЦП руководителя.
МЧД не требуется сотруднику, если его сертификат был получен до 31 августа 2023 года. Но после этой даты коммерческие удостоверяющие центры создают только сертификаты на физических лиц.
Как оформить машиночитаемую доверенность для сотрудника
Машиночитаемую доверенность можно оформить на сайте ФНС России, через нотариуса или госуслуги. Также такую услугу предоставляют операторы электронного документооборота.
Может ли уволившийся сотрудник использовать в другой компании сертификат ЭЦП, которой подписывал документы прошлой компании?
С 1 сентября 2023 года сотрудники компании получают сертификаты как физические лица, без привязки к работодателю. Если сотрудник увольняется, то компания отзывает машиночитаемую доверенность и она становится недействительной.
При этом сертификат электронной подписи остаётся у сотрудника, и он её может использовать в личных целях. А новому работодателю придётся выпустить МЧД, чтобы новый сотрудник мог подписывать документы компании с использованием уже имеющегося сертификата.