Отметка для эмигрантов. Зачем россиянам апостиль и где его раздобыть
При отъезде из России люди сталкиваются со многими юридическими сложностями и тонкостями. Одна из них — необходимость сделать так, чтобы документы без пяти минут эмигранта признавали за рубежом. Для этого во многих случаях будет достаточно специальной отметки — апостиля. Зачем, как и где его получить — в нашей инструкции.
Апостиль — форма официального подтверждения различных документов для признания их юридической силы в странах — участницах Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.
До этой даты в международных правоотношениях существовала мутная дипломатическая процедура удостоверения документов. Она , которая не устраивала многие государства, рассказал вице-президент Ассоциации юристов по регистрации, ликвидации, банкротству и судебному представительству Владимир Кузнецов.
«В результате было принято решение установить единую процедуру и единый порядок заверения документов, который оказался гораздо проще и удобнее старых методов. Участниками Конвенции 1961 года на настоящий момент являются 140 государств», — отметил эксперт.
Для России Конвенция вступила в силу 31 мая 1992 года.
Важно. Если россиянам нужно будет предоставить документы в странах, которые не участвуют в Конвенции, то им придётся подтверждать бумаги через процедуру консульской легализации.
При этом в отдельных странах апостиль россиянам не понадобится. Это правило действует для государств, с которыми Москва заключила международные договоры о правовой помощи, и стран — участниц (это практически все бывшие советские республики).
Каким документам нужен апостиль
Эксперты привели в пример документы, которым может потребоваться апостиль:
- справки о наличии\отсутствии судимости;
- справки о наличии\отсутствии уголовного преследования;
- архивные документы министерства или органов внутренних дел;
- архивные документы о военной службе;
- документы от органов прокуратуры, которые направляются в иностранные государства в рамках международных договоров;
- справки и другие документы из архивов;
- документы — подтверждения фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и так далее);
- документы об образовании, квалификации, учёных степенях и званиях.
Апостиль точно не поставят на документах, где нет печатей, например, на письменном договоре между физическими лицами. А также на коммерческих и секретных документах.
Апостилировать можно не любой документ. В частности, под действие Конвенции не подпадают документы, имеющие отношение к коммерческой деятельности. Таким образом, если у вас возникнет необходимость легализовать, к примеру, контракт на поставку товара, сделать это в упрощённом режиме будет невозможно — придётся пройти консульскую легализацию, включающую в себя последовательное заверение в нескольких учреждениях.
Кроме того, апостилировать не удастся и официальные документы, не предназначенные для вывоза за пределы государства. Под эту категорию попадают, в частности, документы, содержащие государственную тайну.
Ситуаций, когда может понадобиться апостиль, огромное множество. К примеру, если российский студент отправится на работу в США, ему придётся проставить апостиль на своих документах об образовании — тогда их признают на американской территории.
Другой пример — замужество или женитьба российского гражданина за рубежом. В РФ ему нужно будет запросить документ об отсутствии заключённых браков (чтобы не допустить двоежёнства) и обязательно проставить на нём апостиль, чтобы его приняли в другой стране.
Где и как оформить апостиль
В России нет единого ведомства, которое было бы наделено правом апостилировать документы. Поэтому при выборе учреждения нужно учитывать, где был оформлен тот или иной документ, а также оригинал ли это или копия. В последнем случае нужно будет удостоверить копию у нотариуса, а затем уже обращаться в территориальный орган Минюста РФ.
Апостиль могут поставить сотрудники:
- МВД (судимость, уголовное преследование, реабилитация);
- Минобороны (военная служба);
- Генпрокуратуры (документы в иностранные государства);
- Федерального архивного агентства (архивные справки, копии и выписки из федеральных органов власти и госархивов);
- органов исполнительной власти российских регионов (также архивные справки, копии и выписки из региональных органов власти);
- уполномоченных органов исполнительной власти субъектов в области архивного дела (документы — подтверждения госрегистрации актов гражданского состояния или их отсутствия);
- органов государственной власти субъектов (документы об образовании, квалификации, учёных степенях и званиях);
- Минюста (судебные и прочие документы, на которых вышеперечисленные органы не могут проставить апостиль).
Из всех ведомств выделяется Министерство юстиции РФ, которое вправе проставлять апостиль на остальных документах, если проставление апостиля на нём не относится к полномочиям других уполномоченных органов, а также на документах, оформляемых нотариусами РФ при совершении нотариальных действий или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия, и документах, выданных многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг.
Также можно проставить апостиль на документах через бюро переводов — они предоставляют комплексную услугу собственно перевода документа, его нотариального заверения и проставки апостиля, отметила адвокат, управляющий партнёр международной юридической компании Legal World Ирина Калинина.
Что касается сроков — они зависят от ведомства и могут варьироваться от пяти до 45 рабочих дней (последнее касается документов об образовании). Если возникнет необходимость дополнительной проверки иных документов, то срок могут продлить до 30 рабочих дней.
Размер пошлины составит 2500 рублей.
С 1 июля 2022 года у россиян появится возможность проставлять электронный апостиль. Соответствующий запрос, подписанный усиленной неквалифицированной электронной подписью, можно будет направить через портал госуслуг.
После этого ответственные сотрудники того или иного ведомства создадут электронную версию апостиля с двухмерным штрихкодом. При необходимости апостиль выдадут и в бумажном виде.
Как выглядит апостиль
Апостиль проставляют либо на самом документе (в конце текста, на свободном от него месте или на оборотной стороне), либо на отдельном листе, который затем скрепляют с первоначальным документом.
Разрешается составлять апостиль на официальном языке выдающего органа (в случае РФ это русский язык), а отдельные пункты могут быть изложены на втором языке (чаще это английский или французский).
Заголовок Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) обязательно должен быть написан на французском языке без изменений.
Также апостиль должен соответствовать образцу, который приложен к Конвенции. Согласно документу, апостиль имеет форму квадрата со стороной минимум 9 см.
В нём перечисляются следующие реквизиты:
- название государства, которое выдало апостиль;
- фамилия и должность лица, который подписал удостоверяемый апостилем документ;
- название учреждения, печатью или штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем;
- название города, где был проставлен апостиль;
- дата проставления апостиля;
- номер апостиля;
- название органа, где был проставлен апостиль;
- печать или штамп учреждения, где был проставлен апостиль;
- подпись должностного лица, которое проставило апостиль.
Когда в апостиле могут отказать
Согласно приказу Минюста, отказать в апостилировании документов могут на двух этапах, рассказал «Секрету» член Ассоциации юристов России Тимур Эшпулатов. Сначала такое решение могут вынести на этапе приёма документов.
И вот по каким причинам:
- документ должны предоставить в органы государства, которое не присоединилось к Конвенции;
- автором документа выступает орган, должностное лицо, нотариус или юридическое лицо иностранного государства;
- документ пришёл из органа, который сам может проставить апостиль;
- на документе нет подписи или оттиска печати или штампа;
- человек, подписавший документ, не согласовал исправления в тексте;
- подписи или оттиски на документе неотчётливые и не поддающиеся сравнению с образцами;
- листы документа не прошиты, не пронумерованы или не скреплены оттиском печати или штампа;
- документ заламинирован.
А бывает так, что ведомство принимает документы на рассмотрение, а затем отказывается проставлять на них апостиль. Это возможно, если:
- документ не предназначен для вывоза за пределы России;
- документ хотят вывезти в страну, с которой РФ договорилась об отмене легализации документов;
- у человека, подписавшего документ, не было соответствующих полномочий;
- подпись или оттиск на документе не соответствуют образцам или образца вовсе нет (в базе Минюста, например);
- документ подготовили в дипломатических представительствах или консульских учреждениях;
- документ напрямую связан с коммерческими или таможенными операциями;
- Минюст узнал о решении суда, которое отменило нотариальное действие или признало недействительным указанный документ.
Коллаж: «Секрет фирмы», Unsplash/Robin Ooode, Filipp Nekhaev